X
تبلیغات
وبلاگ شخصی - نگارش نامه
نامه نگاری اداری سه شنبه 11 مهر1391 10:58 قبل از ظهر
مقدمه
سازمانهای اداری باقتضای هدفی که دارند و وظایفی که ملزم بانجام آن هستند بذل مجاهدت و ابراز فعالیت می نمایند. حاصل کوشش و فعالیت آنها بصورت اوراق و اسنادی در می آید که مجموعه آن پرونده و سابقه موضوع مربوط را تشکیل می دهد، این مکاتبات و اسناد که بطور مستمر و متوالی بوجود می آیند چگونگی اقدامات و نحوه انجام عمل هر مورد و موضوع را شامل بوده و در اینصورت اسناد ذی قیمت و ارزنده ای هستند که با صرف وقت و پرداخت هزینه های مادی و کوشش های انسانی به دست آمده اند و ضرورت دارد که با علاقمندی و برمبنای علمی آنها را طبقه بندی و تنظیم و بالاخره حفظ و نگهداری نمود. واحدهای سازمانی هریک قسمتی از وظایف و خط مشی کلی سازمان را به عهده دارند و در رشته مربوط به خود دارای اختیارات لازم بوده و با انجام وظائف خود بصیر و مطلع می باشند، بنابراین منشاء ایجاد تولید نامه های صادره فعالیت و عملیات کارکنان سازمان است که منفرداً و مجتمعاً تبدیل باسناد و اوراق و نامه هایی می گردد و نامه های صادره را بوجود می آورد. نامه های صادره منعکس کننده فعالیتهای صورت گرفته است که اگر بدرستی تنظیم و ارسال نگردد روند اجرایی امور را دچار اخلال می کند. بدین لحاظ و بمنظور یکسان سازی چارچوب نامه های صادره از سوی دانشگاه این مجموعه گردآوری و تقدیم می گردد.

هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد.

ویژگیها و مشخصاتی که نامه های اداری را از سایر نامه ها متمایز می سازد عبارتند از : شماره – تاریخ- عنوان واحد گیرنده- عنوان واحد فرستنده- موضوع- نام و عنوان امضاء کننده نامه- امضای نامه بوسیله شخص صلاحیتدار- تهیه و نگارش نامه روی کاغذهای اداری – رعایت ضوابط نامه نگاری.

برای سرعت بخشیدن به جریان برخی از کارها از یادداشت اداری استفاده می شود. یادداشت اداری از تمامی ویژگیهای نامه اداری برخوردار نمی باشد. اما چون در برخی از موارد به عنوان سند و مدرک می تواند ملاک عمل قرار گیرد، باید به وسیله مقام صلاحیتدار امضاء شود و برای انجام یافتن امور اداری یا مالی در دفتر اندیکاتور ثبت گردد.

هر نامه اداری از پنج جزء مذکور در ذیل تشکیل میشود:
الف- سرلوحه. ب – عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع. ج- متن نامه. د- مشخصات امضاء کننده. هـ - گیرندگان رونوشت.

نامه های اداری به آن قسمت از نامه اطلاق می گردد که معمولاً در بالای کاغذهای اداری چاپ شده است. در وزارتخانه ها و موسسات دولتی آرم جمهوری اسلامی ایران، نام وزارتخانه، نام موسسه یا سازمان، شماره، تاریخ، و پیوست می باشد، برخی از سازمانهای وابسته به دولت، آرم اختصاصی خود را در بالای نامه چاپ می کند.

عنوان گیرنده نامه : منظور از گیرنده یا مخاطب نامه عبارت از شخص، مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه به آن خطاب می شود.
عنوان گیرنده نامه با کلمه «به» مشخص می شود.
عنوان فرستنده نامه: منظور از فرستنده نامه عبارت از شخص یا مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه از طرف او نوشته می شود. بیان کننده عنوان فرستنده نامه کلمه «از» می باشد.
موضوع نامه : منظور از موضوع نامه عبارت کوتاه و گویایی است که مبین محتوای نامه باشد موضوع نامه با کلمه «موضوع» مشخص می گردد.

_تلخیص موضوع نامه و ذکر آن در بالای نامه صادره ضروری است و انجام این امر باید از طرف تهیه کننده پیش نویس صورت پذیرد. زیرا نامبرده بهتر از سایر مقامات اداری که در جریان مطالعه نامه قرار می گیرند صلاحیت خلاصه نمودن موضوع را دارد.
تعیین خلاصه مطالب مندرج در نامه و ذکر آن در بالای نامه موجبات سهولت و سرعت گردش و مکاتبات را فراهم
می سازد و برای متصدیان ثبت و کنترل و سایر پرسنلی که نامه را از نظر کلی ملاحظه نموده و یا مورد بررسی و اقدام قرار می دهند مفید و ضروری است.

متن نامه مطالب و شرحی است که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می شود و در حقیقت هدف نامه است و چیزی است که انگیزه تهیه نامه می باشد و ممکن است کوتاه و در یک یا چند سطر باشد و یا در یک یا چند صفحه تهیه و تنظیم گردد.

مسئولیت نهایی هر نامه با یک فرد یا مقام سازمانی است که نامه بوسیله وی امضاء می شود. در این جا منظور از مشخصات امضاء کننده، مشخصات اداری و فردی شخصی است که نامه را امضاء می کند.

منظور از گیرندگان رونوشت، واحدهای سازمانی یا اشخاصی هستند که می باید رونوشت نامه به عنوان آنان صادر گردد و غیر از گیرنده اصلی است. گیرندگان رونوشت معمولاً با عبارت «رونوشت به» مشخص می گردد.
شماره:
تاریخ:
پیوست:
وزارت:
سرلوحه جناب آقای/سرکار خانم ....................
«مشخصات فردی و اداری گیرنده»
(عناوین )
رئیس/مدیر/سرپرست/محترم .............
موضوع:
متن:
مشخصات فردی و اداری فرستنده
امضاء
رونوشت به:
گیرندگان رونوشت
نامه های اداری از دیدگاه ماهیت کار: نامه های خبری- نامه های بازدارنده- نامه های دستور و درخواستی – نامه های هماهنگی.

به وسیله این گونه نامه ها، نتیجه کار به سازمان یا شخص ذیربط اطلاع داده می شود. یا ممکن است آغاز یا پایان یک کار را به اطلاع گیرنده نامه و یا ارباب رجوع برساند.

به نامه هایی اطلاق میشود که از انجام یا متن کار و یا بروز حادثه ای جلوگیری بعمل آورد. اینگونه نامه ها اقداماتی را که توسط سازمان یا افراد شروع شده و یا در حال شکل گرفتن است، بطور موقت و یا دائم متوقف می کند.

این نامه ها که بیش تر نامه های اداری را تشکیل می دهند دستور یا درخواست انجام گرفتن کاری است که ممکن است از سازمان یا فردی خواسته شود یا نتیجه کار از آنها سئوال گردد.

این گونه نامه ها برای هم آهنگی بین واحدهای مختلف سازمان تهیه میشود و یا ممکن است در موردی بین دو یا چند موسسه یا وزارتخانه ایجاد هم آهنگی کند مانند بخشنامه ها .

مراحلی که برای تهیه و تنظیم یک نامه اداری معمولا لازم است از این قرار است:

پیش از آنکه نامه ای نوشته شود و یا دستور نوشتن آن صادر گردد، لازم است با طرح چند سوال ضرورت نوشتن نامه محرز شود. بررسی قبل از نوشتن باعث خواهد شد که از مکاتبات اضافی و بیهوده جلوگیری شود و نامه بدون دلیل تهیه نگردد، بدین ترتیب در هزینه ها و وقت صرفه جویی بعمل خواهد آمد.

تهیه پیش نویس پایه و اساس نامه و در حقیقت طی کامل مراحل نگارش آن از ابتدا تا پایان کار می باشد. تهیه پیش نویس نیاز به فراهم آوردن مقدماتی دارد که برای سهولت مطالعه، آنرا در دو قسمت آماده سازی مقدمات و تدوین مورد بررسی قرار میدهیم.

مقدماتی که برای تهیه نامه اداری و یا اصولاً هر نوع نوشته علمی دیگر باید فراهم شوند عبارتند از تعیین و تحصیل منابع مورد نیاز و سپس تعیین چارچوب و تنظیم فهرست مطالبی که باید در نامه قید شود.

برای تهیه یک نامه خوب و موثر که مطالب و محتوای آن، مستند و مستدل ومتکی بر قواعد باشد گرچه نویسنده نامه بیش از هر چیز در هنگام نوشتن از حافظه و اطلاعات خود یاری می جوید، ولی در اغلب موارد از مراجعه به منابع مختلف به ویژه پرونده جهت مطالعه بیشتر بی نیاز نمی باشد.

این مرحله به تهیه و تنظیم فهرست مطالب اختصاص دارد که در حقیقت طرح و چارچوب ذهنی کار در این مرحله آماد ه می شود. در این مرحله نویسنده باید هنگام نوشتن نامه، مطالب و مسائل را که پیرامون نامه به ذهن او می رسد یادداشت کند. مطالب یادداشت شده را دوباره مورد تجزیه و تحلیل قرار دهد و براساس اهمیت تنظیم کند. ممکن است مطالبی از آن حذف و یا مواردی به آن اضافه شود. فهرست نهایی تقریباً چارچوب اصلی ما در ساختمان نامه است.

که شامل نحوه تنظیم عناوین و نیز تنظیم متن نامه است



نامه های اداری معمولاً مقدمه ای دارند، این مقدمه ممکن است کوتاه و در چند کلمه خلاصه شود یا چندین سطر را به خود اختصاص دهد. هر مقدمه ای با توجه به موضوع آن صورت مختلفی خواهد داشت. چنانچه نامه تهیه شده در پاسخ یا پیرو نامه ای باشد، در این حالت ذکر شماره و تاریخ و عنوان مختصر موضوع نامه قبلی مقدمه نامه جدید محسوب میشود، ولی اگر نامه بدون سابقه و جدید باشد لازمست که برای روشن شدن ذهن مخاطب و هم چنین برای آماده کردن مسیر فکر او برای پذیرش و دریافت پیام توضیح قبل از پرداختن به اصل موضوع داده شود که همین یک یا دو سطر بعنوان مقدمه تلقی میگردد.
اصل موضوع- از آنجا که نامه یکی از مهم ترین وسایل ایجاد ارتباط در سازمانها و ادارات شناخته شده است. شایسته است که به بهترین وجهی به رشته تحریر درآید. در این مورد ساده نویسی توصیه میشود. زیرا ساده و بی تکلف نوشتن تفهیم و امکان پذیر ساخته و نیاز به توضیح اضافه را کم میکند. نامه های اداری باید آن چنان تهیه شوند که براحتی منظور و هدف پیام دهنده را بازگو کند و خواننده پس از مطالعه، آن چه را که مراد نویسنده بوده است بطور کامل دریابد.
اختتام و نتیجه گیری- نامه های اداری ممکن است به گونه های مختلف پایان پذیرند. ولی آنچه در پایان نامه بیشتر به چشم می خورد، نشان دهنده اهمیت آن و ترغیب اقدام کننده در سرعت بخشیدن به انجام گرفتن درخواست و ارسال پاسخ است. از طرفی بهتر است در نامه های جوابیه، نتیجه مثبت و یا منفی کاملاً مشخص شود.

پس از آنکه پیش نویس تهیه گردید، لازمست قبل از ماشین شدن مورد بررسی قرار گیرد. این بررسی برای حصول اطمینان از کفایت و کارآیی و تاثیر مطالب طرح شده است. در مورد پاسخ نامه ها می توان نامه واصله را با پیش نویس نامه جوابیه تهیه شده مقایسه کرد تا اطمینان حاصل شود که پیش نویس تهیه شده کامل و بدون نقض بوده و به تمام سئوالات یا درخواستهای فرستنده نامه پاسخ گفته شده است. در سایر موارد برای بازبینی پیش نویس می توان از فهرست بررسی (چک لیست) استفاده کرد و براساس آن نسبت به بررسی مجدد پیش نویس اقدام نمود. در فهرست بررسی پیش نویس، سئوالاتی مطرح می گردد که بررسی پاسخ آنها نمایشگر کفایت یا کافی نبودن پیش نویس است.
سایر اقدامات – پس از آنکه پیش نویس تهیه شده از هر جهت مورد تایید تهیه کننده آن قرار گرفت ذیل آنرا امضاء و برای مقامی که باید امضاء نهایی نماید می فرستد. مقام مزبور پس از مطالعه، چک و اصلاح لازم را بعمل میآورد و عنداللزوم با افزودن و یا کم کردن مطالبی به آن، پیش نویس را بطور مقدماتی امضاء می کند و برای ماشین نمودن به واحد مربوطه می فرستد.
- رعایت شان سلسله مراتب مقامات اداری در مکاتباتمعمولاً مخاطب و دریافت کننده نامه نسبت به نویسنده و فرستنده با توجه به سلسله مراتب اداری یکی از حالات زیر را دارد:
الف- مقام مافوق و ارشد است.
ب- همردیف میباشد.
ج- مادون و زیر دست فرستنده نامه است.
در هریک از حالات فوق نزاکت و ادب اداری متناسب به مقام گیرنده نامه باید در نظر گرفته شود بدین کیفیت که خارج از اصل مطلب و موضوع مورد مکاتبه که باید با کمال سادگی و وضوح نگاشته شود توجه باین نکات هم ضروری است.
الف- ممکن است نامه ابتداء بساکن یعنی اولین نامه ای باشد که در موضوع مورد مکاتبه نوشته می شود بنابراین بعد از ذکر عنوان گیرنده و درج موضوع کلی بلافاصله باصل مطلب پرداخته میشود و ضمن نامه اصطلاحات اداری بشرح زیر عنوان میگردد:
بمقام مافوق:
« خاطر عالی مستحضر است که... » «باستحضار میرساند»...
«توجه آن مقام را باین موضوع معطوف می دارد که ...»
و جملات و عبارات مشابه. بمقام همردیف:
«باطلاع میرساند...»
«اشعار می دارد...» «بطوری که اطلاع دارید..» و جملات مشابه.

بمقام مادون و زیردست:
«تذکر می دهد»
«لازم است یادآوری نماید که»
محتاج تذکر است» و جملات مشابه .
هرگاه ضمن نامه تقاضای انجام کاری شده باشد بهتر است از این کلمات و اصطلاحات اداری استفاده شود:
مقامات مافوق: «متمنی است دستور فرمائید» یا «تمنا دارد مقرر فرمائید»مقامات همردیف: «خواهشمند است دستور فرمائید» یا «تقاضا دارد که دستور فرمائید».مقامات مادون: «مقتضی است..» یا «لازم است دستور دهید...» و موارد مشابه.
- ایجاد ارتباط در مکاتبات
نامه ای که از سازمان صادر می گردد ممکن است که در سازمان گیرنده سابقه داشته باشد و یا در پاسخ نامه طرف مکاتبه فرستاده شود در اینصورت از نظر امکان کنترل گردش نامه و بدست آوردن سوابق آن ضرورت دارد بشماره های مکاتبات و نامه های طرف گیرنده اشاره شود در این صورت:
الف- اگر نامه در پاسخ نامه طرف مکاتبه صادر گردد بعد از ذکر عنوان شماره و تاریخ نامه گیرنده باین شرح قید
می گردد:
«در پاسخ نامه شماره ......... مورخ»
«عطف به نامه شماره ..........مورخ»
ب- هرگاه نامه در دنباله مکاتبات گذشته فرستنده نامه باشد و بعد از آخرین مکاتبه نامه ای از گیرنده دریافت نشده است بعد از عنوان باین شرح انشاء می گردد:
«در تعقیب نامه شماره ....... مورخ .......... »
«پیرو نامه شماره ...... مورخ............»
ذکر شماره نامه بمتصدیان کنترل گردش نامه و بایگانیها امکان می دهد که بسرعت و به سهولت به پرونده و سوابق مربوطه دسترسی پیدا کنند.
گردآوری وتنظیم:
دبیرخانه کل دانشگاه شهید چمران اهواز 1 تعریف نامه اداری 2 مشخصات نامه اداری 3 یادداشت اداری 4 اجزای نامه های اداری 4.1 سرلوحه 4.2 عنوان های گیرنده، فرستنده و موضوع نامه 4.3 متن نامه 4.4 مشخصات امضاء کننده 4.5 گیرندگان رونوشت 5 نامه های خبری 6 نامه های بازدارنده 3- نامه های دستوری یا درخواستی: 7 نامه های هماهنگی 8 مراحل تهیه نامه های اداری 8.1 مرحله اول - بررسی قبل از نگارش 8.2 مرحله دوم- تهیه پیش نویس 8.2.1 آماده سازی مقدمات 1- تعیین و تحصیل منابع مورد نیاز 2- تعیین چارچوب کار و تنظیم فهرست مطالب 8.2.2 تدوین نامه1 -نحوه تنظیم عناوین نامه- تنظیم عناین نامه در مکاتبات اداری بستگی به مخاطب، فرستنده و موضوع نامه دارد. انتخاب عنوان صحیح، آغازگری منطقی و اثری مطلوب درگیرنده نامه خواهد داشت. عنوان مناسب مخاطب را وادار می کند نامه را به دقت مورد مطالعه قرار داده و جوابی منطقی و مناسب به آن بدهد. 2- تنظیم متن نامه – بطور کلی متن هر نامه ای از سه بخش تشکیل می شود . مقدمه – اصل موضوع و نتیجه گیری و اختتام مطلب. 8.3 مقدمه 8.4 مرحله سوم- بررسی پیش نویس

 

منبع :

http://forum.p30world.com/showthread.php?t=243497


برچسب‌ها: نامه نگاری اداری, نامه اداری, نگارش نامه
نوشته شده توسط محسن جان  | لینک ثابت |

هرچند اصول نامه نگاری را در دوره های مختلف تحصیلی یاد گرفته ایم، بیشتر ما در مکاتبه با مشکل مواجه می شویم. یا لحن مناسب استفاده نمی کنیم و یا منظورمان را واضح و روشن بیان نمی کنیم. گاهی هم بی تجربگی خود را با استفاده از قالب نادرست لو می دهیم. شاید فکر کنید که در عصر اینترنت صحبت از شیوه نامه نگاری بی مورد باشد ولی حتی ایمیل های کاری شما هم کمابیش باید از اصول سنتی نامه نگاری پیروی کنند.

از زبان و سبک نوشتار رسمی استفاده کنید: اگر در نوشتن های شخصی خودتان به املای جدید و یا اصلاح شده کلمات ارجحیت می دهید، سعی کنید که در نامه تان از املای سنتی کلمات استفاده کنید. برای نمونه ممکن است سرسختانه باور داشته باشید که کلمات تنوین دار فارسی باید به شیوه اصلاح شده نوشته شوند ولی لازم نیست که مخاطب نامه را هم متقاعد کنید. احتمال بدهید که مخاطب از چنین اصلاحاتی بی خبر باشد و آن را به حساب کم سوادی یا کم دقتی شما بگذارد. بدیهی است که عامیانه نویسی در نامه های اداری جایی ندارد.
تعارف را کنار بگذارید ولی احترام را حفظ کنید: نامه را با لحن محترمانه شروع کنید. در ایران مرسوم است که از «جناب آقای ...» یا «سرکار خانم ...» استفاده شود. اگر اسم گیرنده را نمی دانید یا به یک گروه می نویسید از عنوان و منصب استفاده کنید (مثال: مدیریت محترم شرکت ...). استفاده از القاب و عبارات پرطمطراق و آغشته به تعارف را کنار بگذارید. در عین حال فروتنانه بنویسید و نشان دهید برای موقعیت فرد یا سازمان موردنظرتان احترام و ارزش قائلید.
مختصر و صریح بنویسید: مقصودتان از نوشتن نامه را در جمله های اول آشکار کنید و حاشیه ‍پردازی نکنید. خودتان را به جای خواننده نامه بگذارید و تصور کنید که چقدر حوصله برای خواندن هر نامه به خرج می دهد. اگر انتظار دارید تقاضا یا سوال شما به درستی پاسخ داده شود آن را شفاف بیان کنید و دوپهلو ننویسید.
نامه را مودبانه تمام کنید: ختم نامه، عبارتی که قبل از اسم و امضا یتان می نویسید، هم باید مثل خطاب، متناسب با صمیمیت شما با گیرنده باشد. با تشکر، با سپاس، با احترام، و ارادتمند از معمول ترین عبارات به شمار می روند.
ظاهر نامه در واکنش گیرنده موثر است: این روزها نامه هایی که به منظور کار اداری نوشته می شوند تایپ شده هستند. ولی اگر چاره ای جز دست نویس کردن نامه ندارید خوانا و مرتب بنویسید. در استاندارد نامه نگاری فارسی، تاریخ در بالای صفحه چپ-چین می شود و خطاب و متن نامه راست-چین. شروع هر پاراگراف با انتهای پاراگراف قبلی یک خط فاصله دارد. ختم نامه به اضافه ی اسم و امضای شما باید چپ چین شوند.

برچسب‌ها: نگارش, نگارش نامه, نگلرش نامه اداری
نوشته شده توسط محسن جان  | لینک ثابت |

چگونه یک نامه اداری بنویسیم سه شنبه 11 مهر1391 10:53 قبل از ظهر
چگونه یک نامه اداری بنویسیم(۱)   ( مقالات )
نویسنده : محمود رنجبر

نامه های اداری نقش اساسی در بیان مفاهیم بهره وری در هر سازمانی را به عهده دارند . در واقع با تحلیل محتوایی نامه های یک اداره می توان نقش آموزش ، سازماندهی ، هدف گذاری و .... را بازیابی کرد. بی شک کسانی که در طول روز با سازمانها در ارتباط هستند ، نامه های متعددی را دیده اند ، بخش قابل توجهی از این مکاتبات اداری فاقد طرح مناسب و حتی در بسیاری مواقع پیچده و نامفهوم است .

برای نامه نگاری پیش از آنکه به نوشتن اقدام شود باید به چند نکته توجه داشت :
- ابتدا یکبار آنچه را که می خواهیم ، در ذهن مرور کنیم .
- دایره لغات مورد استفاده را گسترش دهیم
و ایجاز در سخن را فراموش نکنیم ( کم گوی و گزیده گوی چون در )

ساختار  نامه  :
نامه نگاری پیش از آنکه ساختار تعریف
شده ای داشته باشد ، حاصل ذوق و دانش پس زمینه نویسنده است . به جز نامه های معمولی که تکراری و حاوی موضوع مشخصی است ، نامه های اداری دیگر بنا به سنت یا تمایل مجموعه اداری از ساختار ویژه ای استفاده می کند . در این مقاله سعی شده تا به شیوه های رایج و پر کاربرد ساختار نامه نویسی اشاره شود .

الف) عنوان نامه
عنوان نامه یا مخاطب نامه می تواند شخصیت حقیقی یا حقیقی باشد ، برای طرح مخاطب نامه  باید به چند نکته توجه داشت :
1- در نگارش مخاطب نامه بهتر است ابتدا شخصیت حقیقی فرد، سپس شخصیت دقیق حقوقی وی ذکر شود به عنوان مثال :
جناب آقای دکتر ...
رئیس محترم ...
2- چنانچه به هر دلیل از ذکر شخصیت حقیقی افراد خودداری می کنیم به
شیوه های زیر از شخصیت های حقوقی نام
می بریم :
- رئیس محترم سازمان  ،  بهتر است بنویسیم   ریاست محترم سازمان
-  مدیر کل محترم  ،  بهتر است بنویسیم  مدیریت کل محترم
 - مدیر محترم   ،  بهتر است بنویسیم   مدیریت محترم

3- در نگارش مخاطب نامه بهتر است بین عنوان پست سازمانی مسئول و سازمان مربوطه تناسب برقرار شود . به عنوان مثال
برای سازمان  بهتر است بنویسیم   ریاست نه اینکه مدیر محترم سازمان
برای اداره کل  بهتر است بنویسیم   مدیر کل نه اینکه رئیس اداره کل
برای اداره   بهتر است بنویسیم  رئیس اداره نه اینکه رئیس محترم اداره

نکته : در برخی اداره ها ، به ویژه مراکز نظامی ، ابتدای نامه را به صورت زیر
می آورند :

از :
به :
موضوع :
این روش گرچه مزایایی مثل صرفه جویی در وقت را به همراه دارد ، اما از لحنی دستوری پیروی می کند به ویژه اینکه اگر موضوع در خواستی یا اطلاع رسانی شما با توضیحات همراه باشد باید بنویسید ((در زیر آمده است )). این روش همانگونه که گفته شد ،  در اماکن و اداره های خاصی کاربرد دارد .

حاشیه نامه
تمامی نامه های اداری یک سند محسوب می شود . لذا همانگونه که در بسیاری از اسناد قدیمی ملاحظه می شود لبه ها به دلیل تماس زیاد دست یا برخورد با کاغذ های دیگر دچار خوردگی می شود .  به همین دلیل معمولی ترین فاصله برای تمامی مکاتبه ، حتی پیش نویس ، رعایت
می گردد . بهتر است فاصله حاشیه نامه به به صورت زیر باشد  .
1- فاصله از بالا    4 سانتیمتر
2- فاصله از پایین 3  سانتیمتر
3- فاصله از راست 4  سانتیمتر
4- فاصله از چپ 2  سانتیمتر
نکته :
اولین خط نامه با کمی فاصله نوشته
می شود یعنی اگر فاصله خط از راست صفحه کاغذ 4 سانتیمتر باشد ، فاصله نخستین خط نامه 4/5سانتیمتر خواهد بود .

( ادامه دارد )

 

============

 

چگونه یک نامه اداری بنویسیم(۲)   ( مقالات )
اشاره:
نگارش نامه پیش از آنکه حاصل مهارتهای الگوبردار باشد، نتیجه ذوق و ممارست در نوشتن است، آنچه که پیش روی شماست بخش دوم مقاله ای است که توسط همکارمان آقای محمود رنجبر مدیر محترم فرهنگی و فوق برنامه و کارشناس ارشد زبان و ادبیات فارسی تهیه شده است. تقسیم بندی های این مقاله بر اساس تجارب نویسنده و برخی منابع نظیر «شیوه نامه نویسی» است. نویسنده در این مقاله سعی دارد پس از بررسی نامه نویسی، به شیوه های گزارش نویسی و بخشنامه نویسی بپردازد. در این راه نیز امیدوار است خوانندگان محترم با طرح نظرها و پیشنهادهای خود وی را یاری دهند.

قراردادهای عمومی:

 امروزه به همت وجود برنامه های نرم افزاری تایپ نامه از ساختار و انسجام بسیار خوبی برخوردار است. اما با همه توجهی که در برنامه نویسی رایانه ای به ویژه در نرم افزار Word لحاظ شده است برخی موارد به بسط ارتباط با مخاطب کمک خواهد کرد به ویژه آنکه ساختار نامه های اداری را نیز یکدست              می نماید. لذا پیشنهاد می شود موارد زیر در نامه نگاری رعایت شود:

1ـ کلیه نامه های اداری ـ‌ حتی آنها که به ظاهر مهم نیستند ـ یک رونوشت داشته باشد و بایگانی شود.

2ـ کلیه نامه های اداری بر روی سربرگ اداره مربوطه نوشته شود، نوشتن مطالب و درخواست های اداری در کاغذهای بدون سربرگ غیر عرف است.

3ـ در نامه هایی که ادامه دار باشد، صفحات دوم و سوم شماره گذاری می شود. در آخرین خط صفحه نخست نیز برای اطلاع مخاطب از ادامه نامه باید علامت % را به کار برد.

4ـ حروف چین (تایپیست) در پایان نامه علامت رمز (بهتر است یک شماره و حرف اول نام خانوادگی) خود را در پایان نامه ذکر کند. این کار دسترسی بعدی به فایل نامه و حرف چین را آسان می کند.

5ـ بهتر است در پایان نامه، نویسنده ابتدا نام حقیقی خود و پس از آن نام حقوقی را بیاورد و امضاء نماید. به عنوان مثال:   محمد رضا آرمان
    مدیر دبستان حقیقت

6ـ در حاشیه سمت راست می توان پیامهایی نظیر تبلیغ برنامه ای خاص یا حدیث از بزرگان دین متناسب با زمان نگارش نامه را نگاشت.
7ـ در حروف چینی توجه شود که چنانچه نامه ای نیاز به حاشیه نویسی (پاراف) داشت، جای مناسب برای آن وجود داشته باشد. بنابراین نویسنده باید توجه کند نامه هایی که تقریباً طولانی است در کاغذ A4 نگاشته شود.

8ـ در تمامی سربرگ ها علاوه بر آرم سازمان مربوط، نشانی دقیق پستی، پایگاه اینترنتی، شماره تلفن و ایمیل اداره مربوطه ذکر شود، چنانچه سربرگ فاقد نشانی پستی بود، حروف چین می تواند آن را در انتهای نامه به فاصله نیم سانت از پایین کاغذ با قلم متفاوت از متن نامه تایپ کند.

9ـ اگر نامه های اداری با مضامین محرمانه باشد باید در فایل رایانه ای با کد رمز محفوظ باشد، در گوشه سمت چپ با قلم زیر خط دار و خط ایتالیک درشت تر از خط متن نوشته شود «محرمانه»، چنانچه قصد دارد که نامه مذکور بدون هیچ واسطه ای به دست مخاطب برسد، نوشته شود          «محرمانه مستقیم». این عمل بر روی پاکت نامه نیز انجام گیرد.

10ـ رونوشت نامه ها به دو منظور ارسال می شود: 1ـ جهت اطلاع؛ 2ـ اقدام. بنابراین در نگارش           نامه ها، اگر برای درخواست باشد عمدتاً «جهت اطلاع (استحضار)» به افراد رونوشت می شود، اگر چنانچه جنبه امری داشته باشد «جهت اقدام» رونوشت می شود.

محتوا:
نامه های اداری عمدتاً به دو گونه درخواستی و امری تقسیم می شود:

الف) نامه های درخواستی:

1ـ سرآغاز نامه های درخواستی به شکل زیر پسندیده تر است:

ـ با سلام و احترام، به استحضار می رساند:
ـ سلام علیکم
 به استحضار عالی می رساند:
ـ با سلام و نهایت احترام، به عرض می رساند:

نامه های درخواستی عموماً برای مقام بالا دست نگاشته می شود، به ویژه آنکه شناسه فاعلی جمله ها از اول شخص به سوم شخص تغییر می یابد که قصد نویسنده نامه احترام و ارزشگذاری به مقام مخاطب می شود. به عنوان مثال:

ریاست محترم جمهوری اسلامی ایران
 با سلام و احترام، به استحضار عالی می رساند: مردم شریف و زحمتکش گیلان ............. لذا از آن مقام منیع تقاضا دارد نسبت به بخشودگی سود اقساط کشاورزی، دستور اقدام لازم را عنایت فرمایند.

2ـ در نامه های درخواستی از به کار بردن کلمات احساسی و در عین حال زیاده گویی اجتناب شود، کلمات و جملات کلیدی می تواند با کلمات ایتالیک یا با نشانگرها برجسته شود تا اصل مطلب به مخاطب انتقال یابد.

3ـ در بند (پاراگراف) درخواست، جملات زیر شایسته است:

ـ لذا تقاضا می شود
ـ متمنی است دستور فرمایند
ـ لذا مقتضی است عنایت فرمایند تا ...

ب) نامه های امری:

1ـ نامه های امری در خطاب به افراد همپایه یا همکاران تابع از شیوه های معمول در نامه های درخواستی پیروی نمی کند، بنابراین شناسه های فاعلی به همان شکل سوم شخص طرح می شود.

2ـ سرآغاز نامه های امری به شکل زیر پسندیده تر است:

ـ با سلام، به اطلاع می رساند:
ـ با سلام و احترام، همانگونه که مطلع هستید ...
ـ با سلام، بازگشت به جلسه مورخه ...

3ـ در بخش ارایه دستور برای انجام کار یا اطلاع رسانی به افراد همپایه یا همکاران تابع، از جملات زیر بهره می گیریم:

ـ خواهشمندم دستور فرمایید
ـ لطفاً ترتیبی اتخاذ فرمایید
ـ لطفاً دستور فرمایید
ـ استدعا دارم عنایت فرمایید

در خطاب به کارکنان مجموعه مدیریتی خود پس از ذکر امر یا دستور انجام کاری، موارد زیر رایج است:

ـ بنابراین شایسته است اقدام لازم را در این زمینه مبذول دارید.
ـ لذا مقتضی است نسبت به رعایت موارد مذکور عنایت بیشتری داشته باشید.
ـ شایسته است موارد مذکور در تمامی امور به اجرا درآید.
ـ بنابراین لازم است از این پس توجه بیشتری به رعایت موارد مذکور داشته باشید.


برچسب‌ها: نگارش, نگارش نامه, نگارش نامه اداری
نوشته شده توسط محسن جان  | لینک ثابت |

نمونه نامه در خصوص غیبت و عدم حضور سه شنبه 11 مهر1391 9:52 قبل از ظهر
جناب آقای پری مهربون

مدیر محترم شرکت جنگل اسرار آمیز

باسلام 

    با احترام، با توجه به گزارش انتظامات سازمان آقای پینوکیو  در  روز            مورخ                 بدون اخذ مرخصی در اداره حضور نیافته است. مراتب جهت استحضار صدور اوامر مقتضی  تقدیم می گردد.

با تشکر امور اداری
برچسب‌ها: نمونه نامه در خصوص غیبت و عدم حضور, نگارش نامه
نوشته شده توسط محسن جان  | لینک ثابت |

نمونه نامه گواهی پایان کار پرسنل ( سابقه کار ) سه شنبه 11 مهر1391 9:50 قبل از ظهر
موضوع : گواهی پایان کار پرسنل ( سابقه کار )


گواهی سابقه کاری

بدینوسیله گواهی می شود:  آقای گوریل انگوری فرزند بیگلی بیگلی  به شماره ملی 007 صادره از وارده و به شماره بیمه صفر از تاریخ قبل از میلاد لغایت قرون وسطی در این شرکت در واحد فلان و با سمت مسخره  واقع در محل این شرکت در برره بعنوان کارمند تابع قانون کار مشغول به خدمت بوده اند و در تاریخ 00 بعلت استعفا به دلایل شخصی به خدمات نامبرده خاتمه داده شده است.

آخرین حقوق ماهیانه ایشان معادل چند میلیون پاپاسی بوده و نحوه همکاری ایشان با این شرکت بصورت تمام وقت ( 44 ساعت در هفته ) و طبق قوانین وزارت کار بوده است.

وظایف و مسئولیتهای عمده ی ایشان در زمان اشتغال به شرح زیر بوده اند :

1-    روزنامه خواندن

2-   حل جدول کلمات متقاطع

3-  حل جدول سودوکو

4-   بازی کامپیوتری

5-   خواندن مطالب جالب در اینترنت و گاهی پرینت آنها

6-   صرف چای و صبحانه و نهار در دفتر کار

7-  صحبت تلفنی با اقوام و دوستان و ارسال ایمیل

8-  خالی کردن زیر پای همکاران

9-   بدگویی از رییس و اوضاع شرکت

10-  دریافت حقوق ماهیانه

11- حیف و میل بیت المال

12- سرکار گذاشتن همکاران

13-  تنبلی و زیر کار درروی

14-  سر چرخاندن ارباب رجوع با امروز و فردا کردن

15-  خوابیدن در شیفت شب بصورت دوره ای و هماهنگ شده

16-  نوشتن نامه های درخواست وام و مساعده

17-   گند زدن به کار

17 -   دانلود آهنگ های جدید از کامپیوتر اداره

18-  ....   یعنی بازم بگم ! مخلص کلوم اینکه : از هر انگشتش هزار گند می باره

این گواهی جهت اطلاع از وضعیت سوابق کاری ایشان می باشد و هیچگونه ارزش قانونی و حتی غیر قانونی! دیگری ندارد.

امضا

سمت


برچسب‌ها: نمونه نامه گواهی پایان کار پرسنل, سابقه کار, نامه گواهی پایان کار, نگارش نامه, نگارش
نوشته شده توسط محسن جان  | لینک ثابت |

تعهد نامه پرداخت اقساط وام سه شنبه 11 مهر1391 9:40 قبل از ظهر
تعهد نامه  پرداخت اقساط  وام

 اینجانب  کارمند 007 به شماره کارمندی 006 و تاریخ استخدام 0000 که در واحد فلان خدمت می نمایم ضمن تشکر از مساعت صورت گرفته درخصوص موافقت با پرداخت وام به اینجانب ، ضمن قبول تعهدات مندرج در این ورقه و با اطلاع از مقررات وام  به شرکت اختیار و وکالت بلاعزل می دهم تا بتواند در صورتی که بهر نحوی از انحاء در پرداخت اقساط ماهیانه این وام تاخیری حاصل گردد، باقیمانده وام را دفعتاً از حقوق و مزایای اینجانب کسر و عندالاقتضاء از سایر درآمدها و داراییهایم استیفا نماید.

نام و امضا

تاریخ


برچسب‌ها: تعهد نامه پرداخت اقساط وام, تعهد نامه, نگارش نامه
نوشته شده توسط محسن جان  | لینک ثابت |

تعهد نامه پذیرش خطر و مسئولیت کوهنوردی سه شنبه 11 مهر1391 9:39 قبل از ظهر

انجمن کوهنوردی تپه های طلایی

تعهد نامه پذیرش خطر و مسئولیت

 

مشارکت داوطلبانه: اینجانب اقرار می‌‌نمایم که شرکت من در انجمن کوهنوردی تپه های طلایی داوطلبانه بوده و هیچ کس مرا مجبور به این کار نکرده است.

پذیرش خطر و ریسک: من آگاه هستم که فعالیت‌های انجمن کوهنوردی تپه های طلایی با مخاطرات و خطراتی همراه است که می‌تواند منجر به صدمه، بیماری، مرگ و همچنین آسیب و یا از دست دادن اموال و دارایی من باشد. این خطرات شامل موارد ذیل بوده ولی منحصر به اینها نخواهد بود: خطرات مسافرت در محیط‌های حیوانات وحشی و گزنده و بدون امکان دسترسی به خدمات پزشکی و مراقبت‌های بهداشتی، خطرات نیروهای طبیعی مثل رعد و برق، ساعقه، سیل، بهمن و همچنین خطرات ذاتی موجود در فعالیت‌های ورزشی و یا اعمال مسامحه‌آمیز دیگر افراد. من می‌دانم که انجمن کوهنوردی تپه های  طلایی خدمات حرفه‌ای ارائه نمی‌نماید. من به منظور سهیم شدن در لذت و شرکت در برنامه‌های این انجمن می‌خواهم مخاطرات و پیشامد‌های پیش‌بینی‌نشده، که بخش جدایی‌ناپذیر از این فعالیت‌ها هستند، را بپذیرم. من به پذیرش این خطر اقرار نموده و تمام مسئولیت‌های عواقب ناشی از آن را شخصاً بر عهده گرفته و انجمن کوهنوردی تپه های  طلایی ، اعضاء شوراء آن و دیگر مسئولان آن هیچ مسئولیتی در این قبال نخواهند داشت.

من با امضاء در این محل جملات فوق را تأیید میکنم .                                                         

  نام و نام خانوادگی

 امضاء و اثر انگشت

آمادگی: من می‌دانم که این مسئولیت من است که به ارزیابی مشکلات هر فعالیتی که می‌خواهم در آن مشغول باشم پرداخته و تصمیم بگیرم که آیا من آمادگی لازم را از حیث تجربه، مهارت، دانش و بنیه جسمی و روحی، دارا هستم که بتوانم با ایمنی بیشتر در برنامه‌ها مشارکت داشته باشم یا خیر.

رفع مسئولیت و تعهد جهت عدم تعقیب قانونی: من موافقت می‌کنم که من، ورثه من و نمایندگان شخصی و قانونی من بموجب این سند هیچ‌گاه دعوی قانونی علیه این انجمن، اعضاء شوراء و مسئولان آن، از حیث صدمه، بیماری و مرگ من و همچنین آسیب و یا از دست دادن اموال و دارایی من بخاطر نتیجه شرکت در برنامه‌های انجمن ننمایند، حتی اگر اعمال مسامحه‌آمیز آنها سبب وارد آمدن این صدمات یا خسارت‌ها گردد.

 

بیمه: من تأیید می‌کنم که دارای بیمه کافی به منظور پوشش‌دادن خسارت‌های مالی و آسیب‌های بدنی وارد ‌شده به خاطر شرکت در برنامه‌های انجمن را دارا هستم و اگر چنین بیمه‌ای ندارم من تأیید می‌کنم که قادر به تأمین کلیه مخارج و دیون آن هستم.

امضاء من در زیر نشانه این است که من تمام این سند را به دقت مطالعه کرده‌ام، درک نموده‌ام و تأثیر آن را بر حقوق قانونی خود می‌دانم و موافقت‌ می‌نمایم که مهیا و آماده اجرای این موارد هستم. من 18 سال تمام دارم.

همچنین اینجانب خود را متعهد به موارد ذیل دانسته و در رعایت آن کوشا خواهم بود :

 - پیروی کامل از سرپرست برنامه در طول اجرای برنامه

 - رعایت حقوق سایر همنوردان و همراهان در طول اجرای برنامه

 - احترام به آداب و رسوم افراد بومی منطقه ای که برنامه در آن در حال اجراست و رعایت شئونات آنها

- عدم مصرف دخانیات و مشروبات الکلی  قبل و حین اجرای برنامه

- حفظ وسائل عمومی به امانت گرفته شده از گروه و استرداد آنها حداکثر تا ۴۸ ساعت بعد از اتمام برنامه و

- تقبل پرداخت هرگونه خسارت وارده به وسائل و اموال به امانت گرفته شده

 

 

 

 

 نام و نام خانوادگی و امضاء

 آدرس پستی        تلفن تماس

 اینجانب تصدیق می‌کنم که آقای/خانم .... در حضور من این سند را خوانده و آن را درک نموده است.

 نام و نام خانوادگی و امضاء

 آدرس پستی                                                     تلفن تماس

 اینجانب تصدیق می‌کنم که آقای/خانم .... در حضور من این سند را خوانده و آن را درک نموده است.

 نام و نام خانوادگی و امضاء

 آدرس پستی                                                     تلفن تماس
برچسب‌ها: تعهد نامه پذیرش خطر و مسئولیت کوهنوردی, نگارش, نگارش تعهد نامه, نگارش نامه
نوشته شده توسط محسن جان  | لینک ثابت |

پایان یک نامه اداری سه شنبه 11 مهر1391 9:22 قبل از ظهر
لذا خواهشمند است دستور فرمایید اقدام مقتضی در این خصوص مبذول نمایند. پیشاپیش از بذل توجه جنابعالی کمال تشکر را دارم .

==========

تسریع در ارسال پاسخ موجب کمال امتنان است

=================

پیشاپیش از بذل عنایت شما کمال تشکر و سپاس را دارم

================

قبلا از توجه و مساعدت شما کمال تشکر را دارم.

===============

خواهشمند است در صورت امکان با درخواست اینجانب موافقت گردد.

===============

خواهشمند است اقدام لازم در این خصوص را مبذول نمایند.

==============

پیشاپیش از بذل توجه و دستور مساعد و عاجل جناب‌عالی کمال تشکر و امتنان را دارم.

 

  با تشکر فراوان

 

 

 

 

 نام و نام خانوادگی

      سمت

     امضا’


 رونوشت:
- رییس محترم .... جناب آقای .......... ؛ جهت استحضار
 

 

 

مراتب جهت استحضار و هرگونه اقدام به حضور ایفاد می گردد.


دوستان عزیز می توانند متن های پیشنهادی خود جهت پایان نامه های اداری را در قسمت نظرات وارد نمایند

با تشکر


برچسب‌ها: پایان یک نامه اداری, نگارش, نگارش نامه اداری, نگارش نامه, نگارش نامه رسمی
نوشته شده توسط محسن جان  | لینک ثابت |

طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی سه شنبه 11 مهر1391 9:19 قبل از ظهر
نامه اداری
وقتی برای اداره و یا ارگان یا شخص مهمی نامه می نویسیم که رابطه کاری با او داریم از نامه اداری استفاده می کنیم در چنین مواردی نمی شود از نامه دوستانه استفاده کرد و این کار نوعی توهین به شخص گیرنده محسوب می شود .نوشتن نامه اداری چیزی نیست که بتوان به صورت گام به گام آن را آموزش داد بلکه می شود با ذکر نکاتی چند و نشان دادن مثال به نوشتن صحیح آن کمک کرد.همه ما در سال اول متوسطه با نوشتن نامه اداری آشنا شده ایم اما در اینجا با ذکر نکات بیشتری سعی در بهبود نگارش چنین نامه هایی خواهیم داشت.

نکاتی در باب نوشتن نامه اداری:
نامه اداری باید در یک طرف صفحه نوشته شوند ونباید در حاشیه آن ها چیزی نوشت.
-متن نامه باید با نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود.
-متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در نظر گرفته شود.
-در نامه های اداری باید شیوایی سخن و روانی مطلب نیز در نظر گرفته شود و از لغات قدیمی و نامانوس نباید استفاده شود.
-از حشو(به کار بردن واژه هایی که هم معنی هستند)خودداری شود.
-در نامه های اداری به هیچ وجه نباید از کلمات و جملات عامیانه استفاده کرد.
-از نشانه های قراردادی(ویرگول, نقطه و ...)باید درست و به جا استفاده کرد.
-در نامه های اداری باید از استفاده کردن جملات توهین آمیز, تهدید آمیز و مشکل آفرین خودداری کرد.
-نامه های اداری ترجیحا باید در کاغذ های بزرگ نوشته شود تا امکان ارجاع و حاشیه نویسی داشته باشد.
-نامه حدالامکان باید تایپ شود یا حد اقل با خط خوانا نوشته شود.
-سلسله مراتب باید رعایت شود, مثلا اگر می خواهیم برای اداره ای نامه بنویسیم اولین نفر باید مدیریت مکان مورد نظر باشد.عدم رعایت سلسله مراتب باعث توهین به پایینی ها می شود.
-اگر مخاطب نامه را نمی شناسیم نامه را باید با یک عنوان کلی بنویسیم. در هر اداره یک سیستم تفکیک نامه وجود دارد که باعث ارسال نامه به مکان مورد نظر می شود.
-اگر نامه به وسیله اینترنت مکاتبه شود: الف) از رنگ های ملایم(مثل آبی) استفاده شود. ب)تایپ همه نامه با فونت بزرگ یک نوع توهین محسوب می شود. ج) ارسال تعداد زیادی ایمیل برای یک مکان کار درستی نیست.



اسکلت کلی یک نامه اداری:
-نامه را با نام خدا آغاز می کنیم.
-تاریخ را درج می کنیم.
-موضوع نامه را می نویسیم.
-نام شخص گیرنده را با احترام همراه سمت وی می نویسیم.مثال: جناب آقای جمال زارعی مدیریت محترم سازمان........... یا مدیریت محترم سازمان ............ جناب آقای جمال زارعی
-نامه را با حدود یک سانتی متر از محل طبیعی شروع سطر آغاز می کنیم و بدون طول و
تفسیر های اضافی شروع به طرح مشکل می کنیم.
-انتظاری را که از گیرنده نامه داریم محترمانه ذکر می کنیم و اگر توانستیم راه حل یا پیشنهادی ارائه می دهیم.
-دستور نمی دهیم , نامه باید بیشتر جنبه خواهشی داشته باشد.
-نام و مشخصات خود را در پایین نامه سمت چپ می نویسیم و امضا می کنیم.



این نوع از نامه اداری نامه شخص به اداره بود که در زیر نمونه ای برای آن می آورم.

نمونه:

به نام خدا

موضوع: ثبت نام در مدرسه تاریخ ...


ریاست محترم ادره اموزش و پرورش شهرستان ... جناب آقای/سرکار خانم......
با احترام، ضمن ارسال فتوکپی حکم انتقال شماره.......روز.....اداره.....،من به این شهرستان منتقل
شده ام. خواهشمند است دستور فرمایید فرزندم ......را در کلاس.....دبیرستان.....که به محل سکونت ما نزدیک است ثبت نام کنند. برای سهولت کار، پرونده و تمام سوابق تحصیلی نامبرده برای اطلاع و هرگونه اقدام توسط فرزندم تقدیم می شود. امیدوارم با دستوری که صادر می کنید ، موجبات دلگرمی و ادامه تحصیل فرزندم را فراهم فرمایید.

نام و نام خانوادگی

امضاء

نامه های اداری که از اداره یا ارگانی به اداره یا ارگانی دیگر فرستاده می شود, فقط در قسمت اولیه با بقیه نامه های اداری تفاوت دارند بدین صورت که اول نامه به جای نوشتن نام فرد دریافت کننده و فرستنده نامه از کلمات(از:فلان اداره _ به:فلان اداره) استفاده می شود .



مثال:

به نام خدا
تاریخ : 7/8/1381
شماره : پ/75034
پیوست : دارد
به : سازمان فنی حرفه ای استان اصفهان
از : شرکت پیشگام وابسته به انرژی اتمی اصفهان
موضوع : آموزش اینترنت

عطف به نامه شماره 441 مورخ 5/6/1381 از آن سازمان محترم درخواست میشود یک نفرمدرس را جهت آموزش اینترنت به این مرکز معرفی نمائید . ضمناً خواهشمند است دستور فرمائید چند نسخه از جزوه آموزشی اینترنت به این شرکت ارسال نمایند.

قبلاً از همکاری شما سپاسگزاری میگردد.

نام و نام خانوادگی

مسئول امور اداری


منبع : http://irmeta.com/meta/index.php?topic=2211.0


برچسب‌ها: طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی, نامه اداری, نگارش نامه
نوشته شده توسط محسن جان  | لینک ثابت |

نامه نگاری اداری سه شنبه 11 مهر1391 9:18 قبل از ظهر
مقدمه
سازمانهای اداری باقتضای هدفی که دارند و وظایفی که ملزم بانجام آن هستند بذل مجاهدت و ابراز فعالیت می نمایند. حاصل کوشش و فعالیت آنها بصورت اوراق و اسنادی در می آید که مجموعه آن پرونده و سابقه موضوع مربوط را تشکیل می دهد، این مکاتبات و اسناد که بطور مستمر و متوالی بوجود می آیند چگونگی اقدامات و نحوه انجام عمل هر مورد و موضوع را شامل بوده و در اینصورت اسناد ذی قیمت و ارزنده ای هستند که با صرف وقت و پرداخت هزینه های مادی و کوشش های انسانی به دست آمده اند و ضرورت دارد که با علاقمندی و برمبنای علمی آنها را طبقه بندی و تنظیم و بالاخره حفظ و نگهداری نمود. واحدهای سازمانی هریک قسمتی از وظایف و خط مشی کلی سازمان را به عهده دارند و در رشته مربوط به خود دارای اختیارات لازم بوده و با انجام وظائف خود بصیر و مطلع می باشند، بنابراین منشاء ایجاد تولید نامه های صادره فعالیت و عملیات کارکنان سازمان است که منفرداً و مجتمعاً تبدیل باسناد و اوراق و نامه هایی می گردد و نامه های صادره را بوجود می آورد. نامه های صادره منعکس کننده فعالیتهای صورت گرفته است که اگر بدرستی تنظیم و ارسال نگردد روند اجرایی امور را دچار اخلال می کند. بدین لحاظ و بمنظور یکسان سازی چارچوب نامه های صادره از سوی دانشگاه این مجموعه گردآوری و تقدیم می گردد.

هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد.

ویژگیها و مشخصاتی که نامه های اداری را از سایر نامه ها متمایز می سازد عبارتند از : شماره – تاریخ- عنوان واحد گیرنده- عنوان واحد فرستنده- موضوع- نام و عنوان امضاء کننده نامه- امضای نامه بوسیله شخص صلاحیتدار- تهیه و نگارش نامه روی کاغذهای اداری – رعایت ضوابط نامه نگاری.

برای سرعت بخشیدن به جریان برخی از کارها از یادداشت اداری استفاده می شود. یادداشت اداری از تمامی ویژگیهای نامه اداری برخوردار نمی باشد. اما چون در برخی از موارد به عنوان سند و مدرک می تواند ملاک عمل قرار گیرد، باید به وسیله مقام صلاحیتدار امضاء شود و برای انجام یافتن امور اداری یا مالی در دفتر اندیکاتور ثبت گردد.

هر نامه اداری از پنج جزء مذکور در ذیل تشکیل میشود:
الف- سرلوحه. ب – عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع. ج- متن نامه. د- مشخصات امضاء کننده. هـ - گیرندگان رونوشت.

نامه های اداری به آن قسمت از نامه اطلاق می گردد که معمولاً در بالای کاغذهای اداری چاپ شده است. در وزارتخانه ها و موسسات دولتی آرم جمهوری اسلامی ایران، نام وزارتخانه، نام موسسه یا سازمان، شماره، تاریخ، و پیوست می باشد، برخی از سازمانهای وابسته به دولت، آرم اختصاصی خود را در بالای نامه چاپ می کند.

عنوان گیرنده نامه : منظور از گیرنده یا مخاطب نامه عبارت از شخص، مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه به آن خطاب می شود.
عنوان گیرنده نامه با کلمه «به» مشخص می شود.
عنوان فرستنده نامه: منظور از فرستنده نامه عبارت از شخص یا مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه از طرف او نوشته می شود. بیان کننده عنوان فرستنده نامه کلمه «از» می باشد.
موضوع نامه : منظور از موضوع نامه عبارت کوتاه و گویایی است که مبین محتوای نامه باشد موضوع نامه با کلمه «موضوع» مشخص می گردد.

_تلخیص موضوع نامه و ذکر آن در بالای نامه صادره ضروری است و انجام این امر باید از طرف تهیه کننده پیش نویس صورت پذیرد. زیرا نامبرده بهتر از سایر مقامات اداری که در جریان مطالعه نامه قرار می گیرند صلاحیت خلاصه نمودن موضوع را دارد.
تعیین خلاصه مطالب مندرج در نامه و ذکر آن در بالای نامه موجبات سهولت و سرعت گردش و مکاتبات را فراهم
می سازد و برای متصدیان ثبت و کنترل و سایر پرسنلی که نامه را از نظر کلی ملاحظه نموده و یا مورد بررسی و اقدام قرار می دهند مفید و ضروری است.

متن نامه مطالب و شرحی است که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می شود و در حقیقت هدف نامه است و چیزی است که انگیزه تهیه نامه می باشد و ممکن است کوتاه و در یک یا چند سطر باشد و یا در یک یا چند صفحه تهیه و تنظیم گردد.

مسئولیت نهایی هر نامه با یک فرد یا مقام سازمانی است که نامه بوسیله وی امضاء می شود. در این جا منظور از مشخصات امضاء کننده، مشخصات اداری و فردی شخصی است که نامه را امضاء می کند.

منظور از گیرندگان رونوشت، واحدهای سازمانی یا اشخاصی هستند که می باید رونوشت نامه به عنوان آنان صادر گردد و غیر از گیرنده اصلی است. گیرندگان رونوشت معمولاً با عبارت «رونوشت به» مشخص می گردد.
شماره:
تاریخ:
پیوست:
وزارت:
سرلوحه جناب آقای/سرکار خانم ....................
«مشخصات فردی و اداری گیرنده»
(عناوین )
رئیس/مدیر/سرپرست/محترم .............
موضوع:
متن:
مشخصات فردی و اداری فرستنده
امضاء
رونوشت به:
گیرندگان رونوشت
نامه های اداری از دیدگاه ماهیت کار: نامه های خبری- نامه های بازدارنده- نامه های دستور و درخواستی – نامه های هماهنگی.

به وسیله این گونه نامه ها، نتیجه کار به سازمان یا شخص ذیربط اطلاع داده می شود. یا ممکن است آغاز یا پایان یک کار را به اطلاع گیرنده نامه و یا ارباب رجوع برساند.

به نامه هایی اطلاق میشود که از انجام یا متن کار و یا بروز حادثه ای جلوگیری بعمل آورد. اینگونه نامه ها اقداماتی را که توسط سازمان یا افراد شروع شده و یا در حال شکل گرفتن است، بطور موقت و یا دائم متوقف می کند.

این نامه ها که بیش تر نامه های اداری را تشکیل می دهند دستور یا درخواست انجام گرفتن کاری است که ممکن است از سازمان یا فردی خواسته شود یا نتیجه کار از آنها سئوال گردد.

این گونه نامه ها برای هم آهنگی بین واحدهای مختلف سازمان تهیه میشود و یا ممکن است در موردی بین دو یا چند موسسه یا وزارتخانه ایجاد هم آهنگی کند مانند بخشنامه ها .

مراحلی که برای تهیه و تنظیم یک نامه اداری معمولا لازم است از این قرار است:

پیش از آنکه نامه ای نوشته شود و یا دستور نوشتن آن صادر گردد، لازم است با طرح چند سوال ضرورت نوشتن نامه محرز شود. بررسی قبل از نوشتن باعث خواهد شد که از مکاتبات اضافی و بیهوده جلوگیری شود و نامه بدون دلیل تهیه نگردد، بدین ترتیب در هزینه ها و وقت صرفه جویی بعمل خواهد آمد.

تهیه پیش نویس پایه و اساس نامه و در حقیقت طی کامل مراحل نگارش آن از ابتدا تا پایان کار می باشد. تهیه پیش نویس نیاز به فراهم آوردن مقدماتی دارد که برای سهولت مطالعه، آنرا در دو قسمت آماده سازی مقدمات و تدوین مورد بررسی قرار میدهیم.

مقدماتی که برای تهیه نامه اداری و یا اصولاً هر نوع نوشته علمی دیگر باید فراهم شوند عبارتند از تعیین و تحصیل منابع مورد نیاز و سپس تعیین چارچوب و تنظیم فهرست مطالبی که باید در نامه قید شود.

برای تهیه یک نامه خوب و موثر که مطالب و محتوای آن، مستند و مستدل ومتکی بر قواعد باشد گرچه نویسنده نامه بیش از هر چیز در هنگام نوشتن از حافظه و اطلاعات خود یاری می جوید، ولی در اغلب موارد از مراجعه به منابع مختلف به ویژه پرونده جهت مطالعه بیشتر بی نیاز نمی باشد.

این مرحله به تهیه و تنظیم فهرست مطالب اختصاص دارد که در حقیقت طرح و چارچوب ذهنی کار در این مرحله آماد ه می شود. در این مرحله نویسنده باید هنگام نوشتن نامه، مطالب و مسائل را که پیرامون نامه به ذهن او می رسد یادداشت کند. مطالب یادداشت شده را دوباره مورد تجزیه و تحلیل قرار دهد و براساس اهمیت تنظیم کند. ممکن است مطالبی از آن حذف و یا مواردی به آن اضافه شود. فهرست نهایی تقریباً چارچوب اصلی ما در ساختمان نامه است.

که شامل نحوه تنظیم عناوین و نیز تنظیم متن نامه است



نامه های اداری معمولاً مقدمه ای دارند، این مقدمه ممکن است کوتاه و در چند کلمه خلاصه شود یا چندین سطر را به خود اختصاص دهد. هر مقدمه ای با توجه به موضوع آن صورت مختلفی خواهد داشت. چنانچه نامه تهیه شده در پاسخ یا پیرو نامه ای باشد، در این حالت ذکر شماره و تاریخ و عنوان مختصر موضوع نامه قبلی مقدمه نامه جدید محسوب میشود، ولی اگر نامه بدون سابقه و جدید باشد لازمست که برای روشن شدن ذهن مخاطب و هم چنین برای آماده کردن مسیر فکر او برای پذیرش و دریافت پیام توضیح قبل از پرداختن به اصل موضوع داده شود که همین یک یا دو سطر بعنوان مقدمه تلقی میگردد.
اصل موضوع- از آنجا که نامه یکی از مهم ترین وسایل ایجاد ارتباط در سازمانها و ادارات شناخته شده است. شایسته است که به بهترین وجهی به رشته تحریر درآید. در این مورد ساده نویسی توصیه میشود. زیرا ساده و بی تکلف نوشتن تفهیم و امکان پذیر ساخته و نیاز به توضیح اضافه را کم میکند. نامه های اداری باید آن چنان تهیه شوند که براحتی منظور و هدف پیام دهنده را بازگو کند و خواننده پس از مطالعه، آن چه را که مراد نویسنده بوده است بطور کامل دریابد.
اختتام و نتیجه گیری- نامه های اداری ممکن است به گونه های مختلف پایان پذیرند. ولی آنچه در پایان نامه بیشتر به چشم می خورد، نشان دهنده اهمیت آن و ترغیب اقدام کننده در سرعت بخشیدن به انجام گرفتن درخواست و ارسال پاسخ است. از طرفی بهتر است در نامه های جوابیه، نتیجه مثبت و یا منفی کاملاً مشخص شود.

پس از آنکه پیش نویس تهیه گردید، لازمست قبل از ماشین شدن مورد بررسی قرار گیرد. این بررسی برای حصول اطمینان از کفایت و کارآیی و تاثیر مطالب طرح شده است. در مورد پاسخ نامه ها می توان نامه واصله را با پیش نویس نامه جوابیه تهیه شده مقایسه کرد تا اطمینان حاصل شود که پیش نویس تهیه شده کامل و بدون نقض بوده و به تمام سئوالات یا درخواستهای فرستنده نامه پاسخ گفته شده است. در سایر موارد برای بازبینی پیش نویس می توان از فهرست بررسی (چک لیست) استفاده کرد و براساس آن نسبت به بررسی مجدد پیش نویس اقدام نمود. در فهرست بررسی پیش نویس، سئوالاتی مطرح می گردد که بررسی پاسخ آنها نمایشگر کفایت یا کافی نبودن پیش نویس است.
سایر اقدامات – پس از آنکه پیش نویس تهیه شده از هر جهت مورد تایید تهیه کننده آن قرار گرفت ذیل آنرا امضاء و برای مقامی که باید امضاء نهایی نماید می فرستد. مقام مزبور پس از مطالعه، چک و اصلاح لازم را بعمل میآورد و عنداللزوم با افزودن و یا کم کردن مطالبی به آن، پیش نویس را بطور مقدماتی امضاء می کند و برای ماشین نمودن به واحد مربوطه می فرستد.
- رعایت شان سلسله مراتب مقامات اداری در مکاتباتمعمولاً مخاطب و دریافت کننده نامه نسبت به نویسنده و فرستنده با توجه به سلسله مراتب اداری یکی از حالات زیر را دارد:
الف- مقام مافوق و ارشد است.
ب- همردیف میباشد.
ج- مادون و زیر دست فرستنده نامه است.
در هریک از حالات فوق نزاکت و ادب اداری متناسب به مقام گیرنده نامه باید در نظر گرفته شود بدین کیفیت که خارج از اصل مطلب و موضوع مورد مکاتبه که باید با کمال سادگی و وضوح نگاشته شود توجه باین نکات هم ضروری است.
الف- ممکن است نامه ابتداء بساکن یعنی اولین نامه ای باشد که در موضوع مورد مکاتبه نوشته می شود بنابراین بعد از ذکر عنوان گیرنده و درج موضوع کلی بلافاصله باصل مطلب پرداخته میشود و ضمن نامه اصطلاحات اداری بشرح زیر عنوان میگردد:
بمقام مافوق:
« خاطر عالی مستحضر است که... » «باستحضار میرساند»...
«توجه آن مقام را باین موضوع معطوف می دارد که ...»
و جملات و عبارات مشابه. بمقام همردیف:
«باطلاع میرساند...»
«اشعار می دارد...» «بطوری که اطلاع دارید..» و جملات مشابه.

بمقام مادون و زیردست:
«تذکر می دهد»
«لازم است یادآوری نماید که»
محتاج تذکر است» و جملات مشابه .
هرگاه ضمن نامه تقاضای انجام کاری شده باشد بهتر است از این کلمات و اصطلاحات اداری استفاده شود:
مقامات مافوق: «متمنی است دستور فرمائید» یا «تمنا دارد مقرر فرمائید»مقامات همردیف: «خواهشمند است دستور فرمائید» یا «تقاضا دارد که دستور فرمائید».مقامات مادون: «مقتضی است..» یا «لازم است دستور دهید...» و موارد مشابه.
- ایجاد ارتباط در مکاتبات
نامه ای که از سازمان صادر می گردد ممکن است که در سازمان گیرنده سابقه داشته باشد و یا در پاسخ نامه طرف مکاتبه فرستاده شود در اینصورت از نظر امکان کنترل گردش نامه و بدست آوردن سوابق آن ضرورت دارد بشماره های مکاتبات و نامه های طرف گیرنده اشاره شود در این صورت:
الف- اگر نامه در پاسخ نامه طرف مکاتبه صادر گردد بعد از ذکر عنوان شماره و تاریخ نامه گیرنده باین شرح قید
می گردد:
«در پاسخ نامه شماره ......... مورخ»
«عطف به نامه شماره ..........مورخ»
ب- هرگاه نامه در دنباله مکاتبات گذشته فرستنده نامه باشد و بعد از آخرین مکاتبه نامه ای از گیرنده دریافت نشده است بعد از عنوان باین شرح انشاء می گردد:
«در تعقیب نامه شماره ....... مورخ .......... »
«پیرو نامه شماره ...... مورخ............»
ذکر شماره نامه بمتصدیان کنترل گردش نامه و بایگانیها امکان می دهد که بسرعت و به سهولت به پرونده و سوابق مربوطه دسترسی پیدا کنند.
گردآوری وتنظیم:
دبیرخانه کل دانشگاه شهید چمران اهواز 1 تعریف نامه اداری 2 مشخصات نامه اداری 3 یادداشت اداری 4 اجزای نامه های اداری 4.1 سرلوحه 4.2 عنوان های گیرنده، فرستنده و موضوع نامه 4.3 متن نامه 4.4 مشخصات امضاء کننده 4.5 گیرندگان رونوشت 5 نامه های خبری 6 نامه های بازدارنده 3- نامه های دستوری یا درخواستی: 7 نامه های هماهنگی 8 مراحل تهیه نامه های اداری 8.1 مرحله اول - بررسی قبل از نگارش 8.2 مرحله دوم- تهیه پیش نویس 8.2.1 آماده سازی مقدمات 1- تعیین و تحصیل منابع مورد نیاز 2- تعیین چارچوب کار و تنظیم فهرست مطالب 8.2.2 تدوین نامه1 -نحوه تنظیم عناوین نامه- تنظیم عناین نامه در مکاتبات اداری بستگی به مخاطب، فرستنده و موضوع نامه دارد. انتخاب عنوان صحیح، آغازگری منطقی و اثری مطلوب درگیرنده نامه خواهد داشت. عنوان مناسب مخاطب را وادار می کند نامه را به دقت مورد مطالعه قرار داده و جوابی منطقی و مناسب به آن بدهد. 2- تنظیم متن نامه – بطور کلی متن هر نامه ای از سه بخش تشکیل می شود . مقدمه – اصل موضوع و نتیجه گیری و اختتام مطلب. 8.3 مقدمه 8.4 مرحله سوم- بررسی پیش نویس

 

منبع :

http://forum.p30world.com/showthread.php?t=243497


برچسب‌ها: نامه نگاری اداری, نامه, نگارش نامه, نامه اداری
نوشته شده توسط محسن جان  | لینک ثابت |