X
تبلیغات
وبلاگ شخصی - نگارش نامه اداری

چه نکاتی را در نوشتن نامه های اداری و پاسخ دهی به بخشنامه ها باید رعایت نماییم؟

 ساختار و اجزاء  نامه هاي اداري

 

 

حاصل كوشش و فعالیت سازمانهای اداری به اقتضای هدفی كه دارند و وظایفی كه ملزم به انجام آن هستند بصورت اوراق اسنادی در می آید كه مجموعه آن پرونده  و سابقه موضوع مربوط را تشكیل می دهد، این مكاتبات و اسناد كه بطور مستمر و متوالی بوجود می آیند چگونگی اقدامات و نحوه  انجام عمل هر مورد و موضوع را شامل بوده و در این صورت اسناد  ذی  قیمت و  ارزنده ای هستند  كه با  صرف وقت و  پرداخت   هزینه های مادی و كوشش ها  انسانی به دست آمده اند و ضرورت دارد كه با علاقمندی و بر مبنای علمی آنها را طبقه  بندی و تنظیم و  بالاخره حفظ و نگهداری  نمود.واحد های سازمانی هریك قسمتی از وظایف   و خط مشی كلی سازمان را به عهده دارند  و در  رشته مربوط  به خود دارای اختیارات لازم  بوده و با انجام وظايف  خود  بصیر و مطلع می باشند،  بنابراین منشاء ایجاد تولید نامه های صادره  فعالیت و عملیات كاركنان سازمان  است كه منفرداً  و مجتمعاً تبدیل به اسناد و اوراق و نامه ها  می گردد و نامه های صادره را بوجود می آورد. نامه های صادره منعكس كننده فعالیتهای صورت گرفته است كه اگر بدرستی تنظیم و ارسال نگردد روند اجرایی امور را دچار اخلال  می كند.                         -1تعریف نامه اداری       
هر نوشته ای كه حاوی یك یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد.

۲-مشخصات نامه اداری               
ویژگیها و مشخصاتی كه نامه های اداری را از سایر نامه ها متمایز می سازد عبارتند از :

شماره  تاریخ- عنوان واحد گیرنده- عنوان واحد فرستنده- موضوع- نام و عنوان امضاء كننده نامه- امضای نامه بوسیله شخص صلاحیتدار- تهیه و نگارش نامه روی كاغذهای اداری  رعایت ضوابط نامه نگاری.

 - 3 یادداشت اداری
برای سرعت بخشیدن به جریان برخی از كارها از یادداشت اداری استفاده می شود. یادداشت اداری از تمامی ویژگیهای نامه اداری برخوردار نمی باشد. اما چون در برخی از موارد به عنوان سند و مدرك می تواند ملاك عمل قرار گیرد، باید به وسیله مقام صلاحیتدار امضاء شود  و  برای انجام  یافتن امور اداری  یا مالی در دفتر اندیكاتور ثبت گردد.

 - 4 اجزای نامه های اداری
هر نامه اداری از پنج جزء زير تشكیل میشود:الف- سرلوحه. ب  عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع. ج- متن نامه. د- مشخصات امضاء كننده. هـ - گیرندگان رونوشت

  الف -  سرلوحه        
نامه های اداری به  نامه اطلاق می گردد كه معمولاً در بالای كاغذهای اداری چاپ شدهاست. در وزارتخانه ها و موسسات دولتی آرم جمهوری اسلامی ایران، نام وزارتخانه، نامموسسه یا آموزشگاه، شماره، تاریخ،پیوست می باشد،  برخی از سازمانهای وابسته به دولت، آرم اختصاصی خود را در بالای  نامه  چاپ   می كنند

 ب - عنوان های گیرنده، فرستنده و موضوع نامه
عنوان گیرنده نامه : منظور از گیرنده یا مخاطب نامه عبارت از شخص، مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی كه نامه به آن خطاب می شود.عنوان گیرنده نامه با كلمه «به» مشخص می شود.عنوان فرستنده نامه: منظور از فرستنده نامه عبارت از شخص یا مقام  سازمانی، سازمان یا واحد  سازمانی كه نامه از طرف او نوشته می شود. بیان كننده عنوان فرستنده نامه كلمه«از» می باشد  

 ج- موضوع نامه : منظور از موضوع نامه عبارت كوتاه و گویایی است كه مبین محتوای نامه باشد موضوع نامه با كلمه «موضوع» مشخص می گردد.

تلخیص موضوع نامه و ذكر آن در بالای نامه صادره ضروری است و  انجام این امر باید از طرف تهیه كننده پیش نویس صورت پذیرد. زیرا نامبرده بهتر از سایر مقامات اداری كه در جریان مطالعه نامه  قرار می گیرند صلاحیت خلاصه نمودن موضوع را دارد.تعیین خلاصه مطالب  مندرج در نامه و ذكر آن در بالای نامه موجبات سهولت و سرعت گردش و مكاتبات را فراهم می  سازد و  برای متصدیان  ثبت و كنترل و سایر پرسنلی كه نامه را  از  نظر كلی ملاحظه  نموده و یا مورد بررسی و اقدام قرار می دهند مفید و ضروری است. د - متن نامه            
متن نامه مطالب و شرحی است كه در ارتباط با موضوع نامه نوشته می شود و در حقیقت هدف نامه است و چیزی است كه انگیزه تهیه نامه می باشد و  ممكن است كوتاه و در یك یا چند  سطر  باشد و یا در  یك  یا   چند صفحه تهیه و تنظیم گردد.

  نامه ای كه از سازمان/ مدرسه صادر می گردد ممكن است كه در سازمان/ اداره گیرنده سابقه داشته باشد و یا در پاسخ نامه طرف مكاتبه فرستاده شود در این صورت از نظر امكان كنترل گردش نامه و بدست آوردن سوابق آن ضرورت دارد بشماره های مكاتبات و نامه های طرف گیرنده اشاره شود در این صورت:الف- اگر نامه در پاسخ نامه طرف مكاتبه صادر  گردد  بعد از  ذكر  عنوان  شماره و  تاریخ  نامه  گیرنده به این  شرح  قید
می گردد:
»
در پاسخ نامه شماره ......... مورخ»
»
عطف به نامه شماره ..........مورخ»
ب- هرگاه نامه در دنباله مكاتبات گذشته فرستنده نامه باشد و بعد از آخرین مكاتبه نامه ای از گیرنده دریافت نشده است بعد از عنوان باین شرح انشاء می گردد:
»
پیرو نامه شماره ...... مورخ  »  
ذكر شماره نامه به متصدیان كنترل گردش نامه و بایگانیها امكان می دهد كه بسرعت و به سهولت به پرونده و سوابق مربوطه دسترسی پیدا كنند.بطور كلی متن هر نامه ای از بخش هاي زير تشكیل می شود .  

مقدمه – اصل موضوع و نامه های اداری معمولاً مقدمه ای دارند، این مقدمه ممكن است كوتاه و در چند كلمه خلاصه شود یا چندین سطر را به خود اختصاص دهد. هر مقدمه ای با توجه به موضوع آن صورت  مختلفی خواهد داشت.  چنانچه نامه تهیه شده در پاسخ یا پیرو نامه ای باشد، در این حالت ذكر شماره و تاریخ و عنوان مختصر موضوع نامه قبلی مقدمه نامه جدید محسوب میشود، ولی  اگر نامه  بدون  سابقه و جدید  باشد لازمست كه برای روشن  شدن ذهن مخاطب و هم چنین برای آماده كردن مسیر فكر او برای پذیرش و دریافت  پیام توضیح  قبل از پرداختن به اصل  موضوع  داده  شود كه  همین  یك یا دو  سطر  بعنوان مقدمه تلقی می گردد.اصل موضوع- از آنجا كه  نامه یكی از مهم ترینوسایل ایجاد ارتباط در سازمانها و ادارات  شناخته  شده   است. شایسته است كه به بهترین وجهی به رشته  تحریردرآید. در این  مورد ساده  نویسی توصیه میشود.  زیرا  ساده و  بی  تكلف  نوشتن  تفهیم و  امكان  پذیر ساخته و  نیاز به  توضیح  اضافه  را كم  می كند. نامه های اداری  باید آن چنان تهیه شوند كه براحتی منظور و هدف پیام دهنده را باز گو  كند   و  خواننده  پس از مطالعه، آن چه را كه مراد نویسنده بوده است بطور كاملدریابد.

 اختتام نامه - نامه های اداری ممكن است به گونه های مختلف پایان پذیرند.  ولی آنچه د ر  پایان نامه بیشتر  به چشم می خورد، نشان دهنده اهمیت آن و ترغیب اقدام كننده در سرعت بخشیدن  به انجام گرفتن درخواست و ارسال پاسخ است. از طرفی بهتر است در نامه های جوابیه، نتیجه مثبت و یا منفی كاملاً مشخص شود.

  ه- مشخصات امضاء كننده
مسئولیت  نهایی هر نامه با یك فرد یا مقام سازمانی است كه نامه  بوسیله  وی امضاء  می شود. در این جا منظور از مشخصات امضاء كننده، مشخصات اداری و فردی شخصی است كه نامه را امضاء می كند.و- گیرندگان رونوشت
منظور از گیرندگان رونوشت، واحدهای سازمانی یا اشخاصی هستند كه می باید رونوشت نامه به عنوان آنان صادر گردد و  غیر از  گیرنده اصلی  است. گیرندگان رونوشت معمولاً با عبارت  «رونوشت به»   مشخص می گردد.

 

توجه:

رعایت شان سلسله مراتب مقامات  اداری

 در مكاتبات معمولاً مخاطب و دریافت كننده نامه نسبت به نویسنده و فرستنده با توجه به سلسله مراتب اداری یكی از حالات زیر را دارد:الف- مقام مافوق و ارشد است.ب- همردیف میباشد.ج-  زیر دست فرستنده نامه است.در هریك از حالات فوق نزاكت و ادب اداری متناسب به مقام گیرنده نامه باید در نظر گرفته شود بدین كیفیت كه  خارج  از اصل مطلب و موضوع   مورد  مكاتبه كه باید  با كمال  سادگی و وضوح  نگاشته شود  توجه  به این نكات  هم  ضروری  است.1- ممكن است نامه ابتداء بساكن یعنی  اولین  نامه ای باشد  كه در موضوع  مورد  مكاتبه نوشته  می شود بنابراین بعد از ذكر عنوان گیرنده و درج موضوع  كلی بلا فاصله باصل مطلب پرداخته می شود و  ضمن  نامه اصطلاحات اداری  بشرح  زیر  عنوان می گردد:

- مقام مافوق:
«باستحضار میرساند«...«توجه آن مقام را باین موضوع معطوف می دارد كه ... «و جملات و عبارات مشابه. به مقام همردیف:«باطلاع میرساند... ««اشعار می دارد...» «بطوری كه اطلاع دارید..» و جملات مشابه.-به مقام زیردست:
»
تذكر می دهد»
»
لازم است یادآوری نماید كه»
»
نيازمند تذكر است» و جملات مشابه .هرگاه ضمن  نامه  تقاضای  انجام  كاری  شده باشد بهتراست از  این كلمات واصطلاحات  اداری استفاده شود:مقامات مافوق: «متمنی است دستور فرمايید» یا «تمنا دارد مقرر فرمايید»مقامات همردیف: «خواهشمند است دستور فرمايید» یا «تقاضا دارد كه دستور فرمايید».  مقامات  زير دست:    

  «مقتضی است..» یا «لازم است  دستور دهید.. ........ ..» و  موارد  مشابه.


برچسب‌ها: چه نکاتی را در نوشتن نامه های اداری و پاسخ دهی به
نوشته شده توسط محسن جان  | لینک ثابت |

نحوه نگارش یک درخواست یا نامه اداری سه شنبه 11 مهر1391 5:37 بعد از ظهر
نحوه نگارش یک درخواست یا نامه اداری
 

چگونه یک درخواست یا نامه اداری بنویسیم

 

سلام خدمت دانشجویان عزیز :

    هر دانشجویی با بدو ورود به دانشگاه تا زمان فارغ التحصیل شدن خود، با بخش های مختلفی از دانشگاه سر و کار پیدا می کند و برای رساندن پیام خود به مدیر و مسئول مربوطه، باید یک درخواست یا نامه رسمی اداری تنظیم نماید. ازآنجائیکه آشنایی با چگونگی نوشتن درخواست یا نامه اداری برای هر دانشجویی بسیار مهم است و یک درخواست یا نامه اداری خوب نگاشته شده می تواند تاثیر بسزایی بر روی دیدگاه مدیر یا مسئول مربوطه ایجاد نماید و همچنین نظر به اینکه اکثر دانشجویان در مقاطع کارشناسی و کارشناسی ارشد با نحوه نگارش یک درخواست یا نامه اداری خوب آشنایی ندارند ، لذا تصمیم گرفتم که در خصوص نحوه نگارش یک درخواست یا نامه اداری خوب مطلبی را فراهم کنم و در وبلاگ قرار دهم تا کمکی به شما عزیزان کرده باشم . باشد که انشاءالله مقبول شما قرار گیرد.

 

درخواست یا نامه اداری

    وقتی برای اداره و یا ارگان یا شخص مهمی نامه می نویسیم که رابطه کاری با او داریم از نامه اداری استفاده می کنیم. در چنین مواردی نمی شود از نامه دوستانه استفاده کرد و این کار نوعی توهین به شخص گیرنده محسوب می شود. نوشتن نامه اداری چیزی نیست که بتوان به صورت گام به گام آن را آموزش داد بلکه می شود با ذکر نکاتی چند و نشان دادن مثال به نوشتن صحیح آن کمک کرد. همه ما در سال اول متوسطه با نوشتن نامه اداری آشنا شده ایم اما در اینجا با ذکر نکات بیشتری سعی در بهبود نگارش چنین نامه هایی خواهیم داشت.

 

هر درخواست یا نامه اداري از پنج جزء ذیر تشكيل ميشود:
الف- به نام خدا .     ب – اسم و سمت سازمانی گيرنده نامه .    ج- متن درخواست یا نامه.        د- تشکر و قدردانی           ه–  مشخصات امضاء كننده.

1- به نام خدا: نامه را با نام خدا آغاز می کنیم.

2- اسم و سمت سازمانی گيرنده نامه: منظور از گيرنده يا مخاطب نامه عبارت از شخص، مقام سازماني، سازمان يا واحد سازماني كه نامه به آن خطاب مي شود. اول اسم شخص گیرنده را با احترام می نویسیم و سپس در قسمت پایین آن سمت سازمانی وی را نیز می نویسیم. بطور مثال:

   جناب آقای حامد زرفامی

   مدیریت محترم سازمان...........

 

3- متن درخواست یا نامه: متن نامه را با حدود یک سانتی متر از محل طبیعی شروع سطر آغاز می کنیم و بدون طول و تفسیر های اضافی شروع به طرح مشکل می کنیم. انتظاری را که از گیرنده نامه داریم محترمانه ذکر می کنیم و اگر توانستیم راه حل یا پیشنهادی ارائه می دهیم. توجه کنیم که در متن نامه دستور نمی دهیم ، بلکه نامه باید بیشتر جنبه خواهشی داشته باشد.

متن نامه مطالب و شرحي است كه در ارتباط با موضوع نامه نوشته مي شود و در حقيقت هدف نامه است و چيزي است كه انگيزه تهيه نامه مي باشد و ممكن است كوتاه و در يك يا چند سطر باشد و يا در يك يا چند صفحه تهيه و تنظيم گردد.



4- تشکر و قدردانی: بعد از اتمام متن نامه ، از گیرنده نامه تشکر و قدردانی می کنیم. بطور مثال:

 قبلاً از همكاری بیدریغ شما سپاسگزاری ميگردد.

 با تشکر

 

5- مشخصات امضاء كننده: در آخر نام و مشخصات خود را در پایین نامه سمت چپ می نویسیم و امضاء می کنیم و در کنار امضای خود تاریخ نگارش نامه یا تاریخ درخواست را نیز می نویسیم. بطور مثال:

 

نام و نام خانوادگی

امضاء و تاریخ



نمونه یک درخواست یا نامه اداری:


به نام خدا

جناب آقای/سرکار خانم ......

مدیر /معاون/ریاست محترم  .....
با سلام و احترام،

    احتراماً، ًضمن ارسال نسخه ای از فتوکپی حکم انتقالی پدر اینجانب ............ به شماره....... مورخه ......... از سازمان ......... استان سیستان و بلوچستان به سازمان ......... استان بوشهر، خواهشمند است دستور فرمایید درخواست انتقالی ام از رشته مدیریت بازرگانی دانشگاه سیستان و بلوچستان به رشته تحصیلی مدیریت بازرگانی دانشگاه خلیج فارس مورد بررسی قرار گیرد.  برای سهولت کار، پرونده و تمام سوابق تحصیلی ام برای اطلاع و هرگونه اقدام  ضمیمه درخواست تقدیم می گردد. امیدوارم با دستوری که صادر می کنید ، موجبات دلگرمی و ادامه تحصیلم را در دانشگاه خلیج فارس فراهم فرمایید.

قبلاً از همكاري شما سپاسگزاري ميگردد.

          

                                                                                     با تشکر

                                                                              نام و نام خانوادگی

                                                                                  امضاء و تاریخ




نکاتی در باب نوشتن نامه اداری:


1- نامه اداری باید در یک طرف صفحه کاغذ A4 تمیز نوشته شوند و نباید در حاشیه های آن چیزی نوشت. ضمناً حاشیه 3 سانتی از بالا، پایین، چپ و راست را برای کاغذ در نظر بگیریم.

2- متن نامه باید با نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود.

3- متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در نظر گرفته شود.

4- در نامه های اداری باید شیوایی سخن و روانی مطلب نیز در نظر گرفته شود و از لغات قدیمی و نامانوس نباید استفاده شود.

5- در نامه های اداری به هیچ وجه نباید از کلمات و جملات عامیانه استفاده کرد.
6- از نشانه های قراردادی(ویرگول, نقطه و ...)باید درست و به جا استفاده کرد.
7- در نامه های اداری باید از استفاده کردن جملات توهین آمیز, تهدید آمیز و مشکل آفرین خودداری کرد.

8- نامه های اداری ترجیحا باید در کاغذ های A4 نوشته شود تا امکان ارجاع و حاشیه نویسی داشته باشد.

9- نامه حدالامکان باید تایپ شود یا حد اقل با خط خوانا نوشته شود.
10- حتماً سعی کنیم نام و نام خانوادگی دقیق مخالب درخواست یا نامه اداری را بنویسیم و اگر مخاطب نامه را به درستی نمی شناسیم نامه را باید با عنوان سمت سازمانی مخاطب نامه می نویسیم.


برچسب‌ها: نحوه نگارش یک درخواست یا نامه اداری
نوشته شده توسط محسن جان  | لینک ثابت |

نکات نگارش نامه سه شنبه 11 مهر1391 3:20 بعد از ظهر
شما : تفاوت " جهت استحضار "  و " جهت اطلاع "  در نامه های اداری چیست ؟

ملابنویس : " جهت استحضار" در نامه هایی بکار برده میشوند که خطاب به مقام بالاتر یا همطراز باشد.

و " جهت اطلاع " جهت نامه هایی که مخاطب آن کارکنان زیردست باشند بکار برده می شوند.

===========

شما : تفاوت عطف با بازگشت چیست ؟
ملابنویس : هیچ فرقی ندارند یکی عربی و دیگری فارسی ست .
عطف به نامه ی شماره فلان   و
بازگشت به نامه فلان
هر دو عبارت به یک معنی هستند .
==========
    

شما : در نامه های اداری اینجانب بنویسم یا بنده ؟

ملابنویس : هر دو یک مفهوم رو میرسونه ولی زیباتره که ابتدای نامه از اینجانب استفاده بشه . البته در اواسط یا انتهای نامه به فراخور میشه از عنوان بنده هم استفاده کرد ولی من خوشم نمیاد ...

==========

برچسب‌ها: نکات نگارش نامه, نگارش نامه اداری
نوشته شده توسط محسن جان  | لینک ثابت |

شیوه نگارش نامه اداری سه شنبه 11 مهر1391 2:33 بعد از ظهر
مقدمه :شیوه نگارش نامه اداری

شيوه نگارش ويا فن نويسندگي که معمولاً نامه هاي خصوصي واداري وحتي کتب ومقالات را شامل مي شود ، متأسفانه از ابتداي سوادآموزي وتا زمان بهره برداري مورد توجه واقع نشده است ودر نتيجه اين امر ضعف گروهي از باسوادان وحتي فارغ التحصيلان مدارس متوسطه ودر بعضي از فارغ التحصيلان دانشگاهي نيز ديده مي شود که اغلب از نوشتن روان نويسي زبان فارسي ( زباني که به آن تکلم مي کنند ) عاجزند . در خوب نوشتن وبيان مطالب به صورت درست وروان غالباً تصور مي شود که اين فن خاص گروهي است که ذوق آن را داشته ويا در رشته هاي خاصي مثلاً زبان وادبيات فارسي تحصيل نموده باشند وبقيه اشکالي بر آنان وارد نخواهد بود چنانچه به اين فن آشنايي نداشته باشند در صورتيکه مسئله اين طور نيست .

 

 نوشتن متون فارسي ودر حقيقت آنچه که در آغاز کارمان صحبت و يا فکر کردن است و مي بايد بعداً بر روي کاغذ بصورت نوشته در آيد نبايد بي اهميت تلقي گردد وتهيه يک گزارش ويا نامه خوب اداري نياز فراوان به آگاهي در شيوه نگارش دارد . در تهيه آن نيز رشته شغلي وتخصص ودر جه تحصيلي وذوق واستعداد سرشار نيز کافي نيست ، بنابراين يک نفر متخصص در امور فني ويا مهندسي نيز فرضاً در تهيه يک نامه اداري ويا فني ويا تهيه يک گزارش حتي براي موضوعات فني هم بايد با گزينش کلمات ، جملات ، ترکيب وتنظيم آنها با يکديگر اقدام نمايد ودر نتيجه غلط نوشتن کلمات ، جملات ونامفهوم بودن متن نامه ويا گزارش علاوه بر عدم دسترسي به نتيجه مورد نظر ، خود مشکلاتي را نيز بدنبال خواهد داشت ودر نهايت خالي از اشکال نخواهد بود . بي اعتنايي بعضي از مردم وحتي تحصيلکرده ها به فنون واصول خوب نوشتن نمي تواند دلايل آنان را در بي ارج نموده اين فن توجيه کند ، زيرا بايد قبول کرد که نگارش صحيح در هر زماني به عنوان يک نياز اجتناب ناپذير وضروري براي همه افراد جامعه مي باشد وبه ويژه براي افراد تحصيل کرده محسوس تر خواهد بود . چون توقع افراد عادي از اين گروه بيشتر است وعلاوه بر آن اين گروه از جامعه به جهت فعاليت هاي سياسي  واداري واجتماعي وفرهنگي که دارند ، خوب ويا بد نوشتن آنها تاثير مستقيمي بر روي ديگران خواهد گذاشت . براي کارکنان سازمانهاي دولتي بسيار اتفاق افتاده که نامفهوم بودن ويا ناقص بودن نامه اي موجب ، سرگرداني ارباب رجوع ، مکاتبات مجدد وبيهوده ونهايتاً صرف وقت وايجاد هزينه ونيروي انساني بيموردي را شامل گرديده است . بنابراين براي کارمندان اداري بخصوص آگاهي از فنون نگارش در حد متعارف وبه مقياسي که آنها را قادر به نامه نگاري صحيح و کافي براي انجام وظايف محوه نمايد ، ضروري است وبراي رسيدن به اين مقصود لااقل مي بايستي به قواعد کلي واساسي نگارش واصو دستور زبان فارسي آگاهي کامل داشته باشند . وقتي که نامه اي بد نوشته مي شود بدان علت نيست که نمي توان خوب نوشت . کارکنان اداري عمدتاً داراي استعدادهاي متفاوت هستند ونوشتن يک نامه خوب اداري نيز چيزي جز اين نمي خواهد وبه همين دليل اگر نامه اي بد نوشته مي شود به سبب کم اهميت دادن به اين فن مي باشد نه چيز ديگر . اميدوارم مطالبي که به صورت خلاصه بيان مي شود موجبات تغيير نگرش وايجاد تحول در بهتر نوشتن

 

مکاتبات اداري را فراهم آورد .

 

مکاتبات اداري :

 

با توجه به نقش حساس نامه نگاري ( مکاتبات اداري ) نکاتي مختصر جهت اطلاع همکاران محترم توضيح داده مي شود :

 

1- از تعاطي مکاتبات جلوگيري نماييم :

 

 

 

مکاتبات اداري مي بايستي به حداقل کاهش يابد ودر عين حال از وقت کمتر وسرعت بيشتري برخوردار باشد واصولاً کاهش مکاتبات اداري دليلي براي بد نوشتن وعدم آشنايي به فنون نگارش صحيح نخواهد بود بلکه در جهت محو آثار کاغذ بازي هاي بي مورد است .

 

2- جلب رضايت :

 

جلب رضايت مردم ، چه کارکنان سازمانهاي دولتي باشد وچه ديگر افراد جامعه که مراجعان سازمانهاي دولتي را تشکيل مي دهند واز واجبات است ، خوب ، صحيح ، خوانا وبدون ايراد واشکال نوشتن کمک زيادي در جهت پيشبرد امور ودر نهايت تسهيل انجام امور مراجعات وارباب رجوع را بدنبال خواهد داشت .

 

3- نداشتن روحيه چاپلوسي ، تملق وريا :

 

تعمق ودقت در گذشته نشان مي دهد که تاثير عوامل تاريخي وسياسي در طول قرنها متاسفانه موجب شده که عده اي داراي روحيه تملق وريا باشند . وتعارفات ومبالغه هاي حقارت آميز واحترامات ريا کارانه وبيان مطالب در لباس استعاره وکنايه نيز بر اساس همين طرز تفکر وانديشيدن در کليه شئون ومنجمله مکاتبات اداري ما تاثير گذاشته است . بايد پذيرفت که امروزه جملاتي مانند : تصدقت گردم ، فدايت شوم ، بعرض ميرساند واز اين قبيل چه معاني خاضي در عرف اداري ما دارد که در کمتر جايي از کشورهاي جهان ديده مي شود . بررسي نامه هاي اداري بخصوص گذشته نشان مي دهد که اينگونه کلمات تعارف آميز جزو نامه محسوب مي گرديده است وموارد بسياري وجود داشته که احترامات بي موردي نظير « منوط به رأي عالي است » و« بعرض مي رسد تا هر طور که مقرر فرمايند اقدام گردد» و« به طوريکه ، خاطر آنجانب مستحضر است » بصورت روزمره تکرار گرديده اند .

 

چگونه يک نامه خوب اداري بنويسيم ؟

 

تنها وقتي حرفي اثر دارد که مخاطب آنرا بفهمد واز نگارش نيز بايد منظور اين باشد که نامه اثر کند ومنظوري را حاصل شود . بنابراين بايد طوري نوشته شود که حرف ماقبل درک باشد ودر غير اين صورت نوشتن نامه رنج بيهوده بودن وتلف کردن وقت است وبهمين لحاظ است که مي بايستي :

 

* الف – بيش از نوشتن نامه فکر کنيم :

 

به هنگام پيش آمدن مطلبي نمي بايستي فوراً قلم بدست گفته وبنويسيم بلکه مي بايستي در ابتدا موضوع وهدف از نوشتن را معين کنيم ، براي نوشتن ، نخست مي بايستي موضوع را کوتاه و         

 

روشن بيان نماييم ودر صورتيکه موضوع پيچيده ومبهم است در اين حال مي توان آنرا به قسمت هاي مختلف تجزيه نماييم تا بهتر قابل فهم باشد .

 

* ب – احساس مسئوليت وصراحت :

 

نوشتن جملاتي مانند « منظور به نظر عالي است » هيچ دردي را دوا نخواهد کرد بلکه نامه مي بايستي از صراحت وقاطعيت برخوردار باشد . تجربه گذشته نشان داده است که مسوم بوده نامه هاي اداري را طوري بنويسند که باصطلاح دو پهلو باشد ودر آينده قابل تفسير ، چنانچه روزي مورد سوال واقع شوند که چرا مثلاً با اين تقاضا موافقت نموده اي ، با استفاده از معاني جملات ومعني منفي که از نامه به نظر مي رسد اظهار نمايند که ما مخالفت کرده ايم وبالعکس اگر از آنها پرسش شود که به چه دليل با آن مخالفت کرده اي در صورتيکه تقاضا منطقي بوده است ، بلافاصله جواب دهند که بهمين دليل ما هم موافق بوده ايم . از نکات ديگر احساس مسئوليت نيز اين است که در حل مشکل سهيم باشيم نه  اينکه اخذ تصميم درباره همه کارها با مسئول يا سرپرست باشد واز آنجا که يک نفر درباره همه مسائل نمي تواند فکر روشن وثمر بخش داشته باشد لذا پيشرفت کار ناچيز خواهد بود .

 

* پ – احتياج خواننده :

 

معمولاً به هنگام نوشتن نامه کمتر احتياج خواننده در نظر گرفته مي شود وچنين تصو مي شود که او نيز مانند ما به سابقه امر آگاهي کامل دارد ودر نتيجه چيزي که نوشته مي شود نامفهوم است ، بنابراين نامه مي بايستي طوري نوشته شود که خواننده نامه اطلاعات کلي را در ابتداي نامه بدست آورد .

 

*ت – مخاطب :

 

مخاطب نامه هميشه بايد مشخص ومعلوم باشد اعم از اينکه نامه اداري به شخص ويا به وزارتخانه ويا سازمان دولتي وغيره نوشته شود .

 

* ث – اهميت وتنظيم مطالب :

 

بهنگام مکاتبات مي بايستي مطالب آن را بر اساس اهميتي که دارند تنظيم کنيم ، بطوري که در آغاز نوشتن مطالب جزئي خودداري گردد زيرا خو.اننده را جلب نمي کند ، اساسي ترين مطلب را به صورت وشن وخيلي کوتاه در آغاز بنويسيم ودنباله را ابتدا ارائه دهيم وبهمين دليل است که تمايل خواننده را بخواندن نامه بدست آورده وتا ÷ايان نامه آن را حفظ کنيم .

 

*ج- بکار بردن کمات مناسب :

 

بکاربردن لغات مشکل وبغرنج وهمچنين کلماتي که ميزان مرتبه وفضيلت شخص را نشان دهد در نامه هاي اداري نه تنها موثر نيست بلکه موجب ناراحتي خواننده وبي اثر بودن نوشته خواهد شد چه اينکه زبان هر نامه اداري تنها وسيله اي است ارتباطي براي فهماندن ودرک مطلب وبهمين لحاظ هر چه قدر از کلمات ساده ، روشن ودقيق تر استفاده شود بهتر وراحتتر خوانده مي شود وهدف ومنظور بهتر درک مي گردد.

 

* چ- تقسيم بندي نامه :

 

هر قدر طول جملات نامه زياد ونامه سراسر ويکپاچه باشد ، بيشتر کسالت خواننده را موجب مي شود وبراي جلوگيري از اين عيب بزرگ اغلب نامه هاي اداري ، بهتر است که تقسيم بندي نامه به چندين جمله وبند وبا استفاده از اعداد وارقام با حروف صوت گيرد تا هم جملات ومفاهيم از يکديگر جدا وقابل درک باشد وهم اينکه خواننده مطالب مختلف نامه را يکي تلقي ننمايد واز خواندن ودرک هدف اصلي نامه باز نماند .

 

*ح- اصطلاحات اداري :

 

معمولاً درمکاتبات اداري يک سري اصطلاحات وکلمات روزمره وجاري بکار مي رود از قبيل : بازگشت به : عطف به – درپاسخ – پيرو – اقدام مقتضي – اقدام لازم – ارسال مي شود – ايفاد مي شود – اشعارمي دارد – به اطلاع مي رساند – به آگاهي مي رسد – شايسته است – مقتضي است – خواهشمند است دستور فرمايند و… که در مکاتبات موجود آنان نقش مهمي ا در نامه هاي اداري بازي مي نمايند وکمتر کسي است که بهنگام مطالعه نامه هاي اداري باينگونه کلمات برخورد ننمايد .

 

هر يک از موارد فوق در جايي خاص بکار مي روند ودر بعضي موارد بکاربردن آنها الزامي است . مثلاً کلمه « بازگشت » و« در پاسخ » و« عطف » بهنگام جواب دادن نامه اداري حتماً مي بايستي ذکر شوند در غير اينصورت موجب مکاتبات متعدد خواهد بود وبا ذکر اين کلمه در بسياري موارد مي توان از آن جلوگيري نمود ويا کلمه « پيرو » بهنگام تعقيب وپيگيري اموي که ناتمام وبي جواب مانده است ، ضروري است .

 

*خ- پايان نامه اداري :

 

معمولاً نامه هاي اداري نوعي تقاضا ودرخواست وبا پاسخ مطالب .تقاضاهاي خواسته شده مي باشند ويا اينکه نامه هاي اداري براي اداي توضيحات مطلبي نوشته مي شود . بهر صورت وقتي مکاتبه اي صورت مي گيرد چه جنبه هاي فوق را داشته باشد ويا نداشته باشد ، ادب ايجاب مي نمايد که با احترام نگاشته شود وبهتر است که در ابتداي نامه معمولاً با سلام واحترام ويا با تقديم سلام واحترام گذاردن ودر پايان تشکر کردن بهر صورت وعنواني مطرح گردد.


برچسب‌ها: شیوه نگارش نامه اداری, نگارش نامه اداری
نوشته شده توسط محسن جان  | لینک ثابت |

نمونه انواع نامه ها سه شنبه 11 مهر1391 11:58 قبل از ظهر
======نمونه نامه درخواست افزایش نیروی انسانی=======
جناب آقای فلانی

رییس محترم اداره

موضوع : درخواست افزایش نیروی انسانی متخصص در بخش فلان

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار می رساند با توجه به مواردی همچون  حجم کاری زیاد در بخش فلان و به منظور انجام بموقع کارها که نقش بسزایی در رضایت مندی واحدهای متقاضی خدمت و ارباب رجوع خواهد داشت ، خواهشمند است در صورت موافقت دستور فرمایید نسبت به اختصاص نیروی انسانی با تخصص فلان به این واحد اقدام لازم مبذول نمایند.

پیشاپیش از بذل توجه حضرتعالی کمال تشکر را دارم.

با تشکر و سپاس

امضا فلانی

==================

نمونه نامه درخواست لوله کشی فاضلاب
رییس محترم شرکت آب منطقه فلان

موضوع : درخواست لوله کشی فاضلاب

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار می رساند اینجانب فلانی به نمایندگی از ساکنان محله بیا و برو کوی برزن بعلت مشکلات عدیده ای که بعلت عدم وجود شبکه فاضلاب با آن دست به گریبان می باشیم از حضرتعالی تقاضا داریم درخصوص اشتراک و لوله کشی فاضلاب محله فلان دستورات لازم را مبذول فرمایید .

پیشاپیش از حسن نظر جنابعالی کمال تشکر را داریم.

آدرس دقیق محل : ...

با تشکر و سپاس

فلانی و امضا

امضای برخی از ساکنین : ... و ... و ....
=======نمونه نامه درخواست پرداخت بدهی============

جناب آقای بدهکاریان

رییس محترم شرکت الماس صورتی

موضوع : درخواست پرداخت بدهی

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار می رساند بدهی آن شرکت از تاریخ فلان لغایت فلان بابت خرید کالا و ارایه خدمات بالغ بر 2 میلیون پاپاسی گردیده است لذا از حضرتعالی تقاضا دارم دستور لازم جهت پرداخت مبلغ مذکور را صادر فرمایید.

بدیهی است با عنایت به تعهدات این شرکت و لزوم تسویه حساب و پرداخت بدهی دیگر شرکتها ، دستور تسریع در پرداخت موجب کمال امتنان خواهد بود.

درصورت نیاز ریز هزینه ها بحضور ارسال خواهد گردید.

با تشکر

زبل خان

========پیام تبریک انتصاب=========
جناب آقای رییس کلا
با سلام و احترام
بدینوسیله اینجانب  ، انتصاب شایسته ! جنابعالی را به سمت رییس کلایی تبریک عرض نموده و آرزومندم در سایه تجارب ارزنده جنابعالی در این رشته ( نخ و قرقره و کاموا ) شاهد موفقیت و پیشرفت آن مجموعه مافیایی ! باشیم.
با آرزوی توفیق،
شیرفرهاد
سمت : هرچی کرمتـ ـه قربونت ... ای جانم ! نفس من بیدی !

======نحوه نوشتن درخواست وام مسکن و تعمیرات===========

جناب آقای پتی بل

رییس محترم ....

موضوع: درخواست وام مسکن و تعمیرات

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار می رساند اینجانب فلانی متقاضی دریافت وام مسکن و تعمیرات می باشم و با توجه به مشکلات عدیده مالی / با توجه به اینکه واجد شرایط دریافت وام می باشم  تقاضا دارم  در صورت صلاحدید دستور فرمایید درخواست اینجانب مورد بررسی قرار گرفته و اقدام لازم مبذول نمایند.

پیشاپیش از بذل توجه حضرتعالی کمال تشکر را دارم.

با تشکر
امضا ویلی

===نمونه نامه اعتراض به جابجایی و برکناری مدیر===

جناب آقای فلانی

مدیر محترم فلان

موضوع : جابجایی آقای فلانی از سمت فلان

با سلام و احترام

بدینوسیله اینجانب ( اسم خودتو ننویسی ها ... به بهانه های مختلف از زیر اینکار در برو ... تا بزرگان هستن شما چرا ؟ ) به نمایندگی از جمعی از همکاران واحد فلان به دلایل زیر تقاضای ابقای آقای فلانی در سمت فلان را داریم : 1 و 2 و 3 و در پایان از صمیم قلب و خاضعانه از آن مقام محترم تقاضا داریم درخواست اینجانبان با دید مساعد و مثبت مورد بررسی و توجه قرار گیرد.

با تشکر

فلانی

========نمونه نامه در خصوص تائیدیه دوره کارآموزی=========

رییس  محترم دانشکده ......

سلام علیکم احتراماً، بازگشت به نامه شماره .......مورخ ...... بدینوسیله گواهی می شود خانم/آقای ....... دانشجوی رشته ..........    آن مرکز از تاریخ ........لغایت ....... بمدت ........ ساعت دوره کاروزی را در این .........با موفقیت به پایان رسانده و در طول این مدت رضایت کامل از فعالیت نامبرده حاصل گردیده است ./

با تشکر

فلانی یه کاره
=====نمونه نامه اخطار بابت تاخیر و بی انضباطی=======
   

جناب آقای هپلی

 

موضوع: اخطار بابت تاخیر و بی انضباطی

 

         با توجه به رفتار ناشایست و خلاف مقررات  در محیط کار و عدم رعایت حضور بموقع در شرکت ، بدینوسیله به شما اخطار می گردد که در رعایت  نظم و رفتار مناسب و شایسته سازمانی جدیت بیشتری از خود نشان دهید.

         بدیهی است در صورت عدم تغییر رویه و عملکردتان تصمیمات انضباطی شدیدتری در مورد شما اتخاذ خواهد شد.

                                                     با تشکر کاراگاه کاستر

====نمونه نامه تقاضای مساعده و وام بلاعوض مالی=======
جناب آقای پدرسالار

رییس محترم ...

موضوع : تقاضای مساعدت مالی و وام بلاعوض

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار می رساند اینجانب فلانی بعلت مشکلات عدیده از قبیل : هزینه بسیار بالای بیمارستان همسرم که طی سال جاری سه  بار مورد عمل جراحی زیبایی بینی  قرار گرفته اند و پرداخت هزینه های آن از جیب پر از تراول اینجانب بوده است. ( طبق مدارک پیوست )

عیالواری و تامین هزینه های زندگی و تحصیل همسر دوم و صیغه ای ام ( طبق استشهادیه مخفی و محلی پیوست )

داشتن 2 فرزند دانشجو  از همسر اول و پرداخت شهریه سنگین دانشگاه  اکسفورد انگلستان ایشان

خراب شدن قایق تفریحی اینجانب در سواحل جزایر قناری و هزینه بالای تعمیر و نگهداری آن

وقوع سیل در بورکینا فاسو و از بین رفتن 1000 هکتار مزارع پنبه اینجانب در ایالت مارکوپولو

تمایل شدید اینجانب به سفر به کره ی ماه ( در اینصورت بعنوان دومین برره ای گردشگر فضایی در گینس ثبت خواهم شد )

خرابی چراغ راهنمای سمت راست  ( سمت شاگرد ) لامبورگینی زرده ( هزینه خرید و عوارض گمرکی چراغ مربوطه  خیلی 20 میلیون پاپاسی می شود. )

و موارد بالا باعث شد تا  در این شرایط اضطراری متقاضی مساعدت و دریافت وام از حضرتعالی باشم.

لذا خواهشمند است  در صورت صلاحدید  و با استحضار از نیاز مبرم اینجانب دستور فرمایید واحد محترم امور مالی نسبت به پرداخت  یک میلیارد پاپاسی ناقابل بعنوان وام بلاعوض( اگر نمیشه وام بلند مدت 60 ساله! )  به اینجانب اقدام نموده و باعث تخفیف مشکلات  اینجانب گردد .

خیرت که به ما نرسیده ولی از بذل توجه و مساعدت جنابعالی کمال تشکر و سپاسگذاری را دارم ...

 

با تشکر

زبل خان

27 جون 12

جزایر قناری

 

 

 اگر موافقت نمیکنین ادامه مطلب رو بخونید :

 

 

 

 

 

 

اگر موافقت نکردی ایشالا خیر از زندگیت نبینی ! و به درک ...
======نمونه نامه تشکر و اعتذار=====
‹‹ به حکم لم یشکر المخلوق لم یشکر الخالق ››

بر خود وظیفه می دانم مراتب سپاس و قدرشناسی خویش وخانواده معزا را از کلیه سروران عزیز  که در غم درگذشت ....  اینجانب به هر طریق ممکن ( حضور خود درمراسم خاکسپاری، ترحیم  و یادبود آن مرحوم ، حضور در دفتر کار اینجانب ، نثار تاج گل ، نصب بنر، ارسال متن تسلیت ؛ ارسال پیامک ... )  ابراز همدردی نموده و اینجانب را در تحمل رنج فقدان ... مهربانم یاری نمودند اعلام نمایم .

چنانچه به علت تألمات روحی ، امکان تشکر و سپاس حضوری از همه بزرگواران میسر نشده است پوزش طلبیده ، و از درگاه ایزد منان و یگانه هستی بخش ، برای شما دوستان و همکاران عزیز و  همراهان خوب و دلسوز ، آرزوی سلامت ، سعادت و اجر عظیم الهی دارم .

با تشکر
====نمونه نامه درخواست تعدیل مدرک تحصیلی و تغییر سمت====
جناب آقای بیگلی بیگلی

مدیر محترم امور اداری / شرکت

موضوع : درخواست تعدیل مدرک تحصیلی و تغییر سمت

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار می رساند اینجانب محسن ( معروف به بازم مدرسه ام دیر شد ) به شماره کارمندی فلان  با مدرک تحصیلی ابتدایی در تاریخ قبل از میلاد به استخدام شرکت در آمده و در واحد فروش مشغول به خدمت گردیده ام .

با عنایت به اینجانب موفق به اخذ مدرک تحصیلی دکترا از دانشگاه استنفورد ! با معدل 10.25 گردیده ام تقاضا دارم درصورت صلاحدید نسبت به تغییر سمت سازمانی و تعدیل پایه حقوق اینجانب اقدام لازم مبذول فرمایند.

کپی برابر اصل شده مدرک تحصیلی اینجانب به پیوست نامه بحضور تقدیم می گردد.

پیشاپیش از مساعدت و حسن نظر جنابعالی کمال تشکر و امتنان را دارم.

با تشکر

امضا
====پاسخ پیام تبریک انتصاب======
بسمه تعالی

من به سرچشمه خورشید نه خود بردم راه / ذرّه ای بودم و مهر تو مرا بالا برد

به نام آنکه آرامش دلها و آرایش کارها از نام اوست.

آیین نگارش و نامه نگاری اداری
====================
حضور جناب آقای شیر فرهاد و داوونه


از این که عنایات حضرت کامل ، لطف بندگان شامل و توفیق خدمت حاصل است خدای را سپاسگزارم.

از این که با کرامت طبع بی بدیل و لطف و احسان بی نظیر ، مراتب مودت و محبت و پاچه خواری فجیع خود را با ارسال پیام تبریک  نسبت به انتصاب اینجانب صمیمانه بیان داشتید به رسم ادب و ارادت متقابل ، تشکر می نمایم.

به امید به اینکه در پرتو عنایت خاصه حضرت حق ، اهداف متعالی شرکت با همفکری ، همسویی ،  تعامل ، تفاهم و تبادل آرا و نظرات و تجربیات سازنده و ارزنده محقق گردد.


به امید موفقیت هرچه افزونتر جنابعالی در تمام عرصه های زندگی

با تشکر و سپاس

به دعا آمده ام هم به دعا دست بر آر

که وفا با تو قرین باد و خدا یاور ما
=====نمونه نامه عدم نیاز و اخراج کارمندان====
   

با سلام و احترام

این وبلاگ هیچگونه کمکی برای آجر نمودن نون کسی ارایه نمی کنه.

خوشحال باش ! خدا رو چه دیدی ، شاید اگر این نمونه نامه رو تهیه کرده بودم چند صباح دیگه برای خودت مورد استفاده قرارش می دادند.

همواره به یاد داشته باشیم : همیشه راهی برای اصلاح یک کارمند و یا استفاده از خدماتش در واحد مناسب دیگری هست . در حفظ و نگهداری نیروی انسانی شرکت خود بیشترین تلاش رو انجام بدید. اخراج یک کارمند علاوه بر جو روانی بد احساس عدم امنیت زیادی رو به کارکنان وارد میکنه . زمانی میتونید از کارمندان وفاداری رو انتظار داشته باشیم که ما هم به اونها وفادار باشیم ...

با سپاس و احترام

====نمونه نامه درخواست تغییر محل خدمت سربازی بعلت سرپرستی خانواده====
جناب آقای طغرل

فرمانده محترم


موضوع : درخواست تغییر محل خدمت سربازی بعلت سرپرستی خانواده

با سلام و احترام
بدینوسیله به استحضار می رساند اینجانب غول برره فرزند پهلوان پنبه از تاریخ فلان خدمت مقدس سربازی را در پادگان چال اسکندرون شهر پایین برره آغاز نموده ام، لیکن بعلت ازدواج / بعلت تکفل پدر و مادر که از بیماری قلبی رنج می برند و نیاز مند مراقبت می باشند / بعلت سرپرستی خانواده و اینکه کمک خرج و نان آور خانواده می باشم / دچار مشکلات عدیده مالی و روحی گردیده ام.

از آن مقام محترم تقاضا دارم با انتقال اینجانب به پادگان شیر فرهاد در برره بالا موافقت و اینجانب را از مشکل بسیار بزرگی که با آن مواجه هستم نجات بخشید. مدارک مربوط به ازدواج / تکفل / استشهاد محلی به پیوست بحضور ارسال می گردد.

 

امیدوارم خداوند در این دنیا به شما جزای خیر عطا نموده و در آخرت شما را با نیکان محشور فرماید .

از دستور مساعد جنابعالی جهت بررسی و حل مشکل کمال تشکر و سپاسگذاری را دارم.

با تشکر و سپاس

غول برره !
====نمونه نامه درخواست معافیت از خدمت سربازی به نظام وظیفه======
جناب آقای طغرل

رییس محترم اداره نظام وظیفه استان برره


موضوع : درخواست معافیت از خدمت سربازی

با سلام و احترام
بدینوسیله به استحضار می رساند فرزندم رایان رایان که امسال مشمول خدمت مقدس سربازی شده است ، تنها فرزند ذکور خانواده می باشد. همچنین با توجه به اینکه اینجانب کشاورز میباشم ، فرزندم کمک بزرگی در کارهای زراعی و کسب درآمد خانواده می باشد و اعزام به خدمت وی خانواده ام را با مشکلات و دشواری های جدی روبرو می نماید. همچنین به استحضار می رسانم پسرم دچار بیماری های کوری و کری و شلی می باشد و دچار لاغری مزمن ، کف پای صاف و کوررنگی و حسادت ، غیبت، دروغ نیز می باشد که مدارک پزشکی به پیوست می باشد.

لذا از آن مقام محترم تقاضا دارم دستور فرمایید برابر ماده و تبصره فلان قانون نظام وظیفه مبنی بر معافیت تنها فرزند ذکور ، نسبت به معافیت تنها پسرم اقدام فرمایند.

از دستور مساعد جهت بررسی و حل مشکل کمال تشکر و سپاسگذاری را دارم.

همچنین اینجانب در نهایت صداقت و با کمال میل  آمادگی دارم برای دو قبضه نمودن موضوع ، همسرم را نیز طلاق بدم تا ایشان کفالت مادرشان را بعهده گرفته و از تبصره فلان ماده فلان نیز استفاده نمایند!

با تشکر و سپاس

پدر نگران سرباز رایان!
=====نمونه نامه تقاضای اهالی خطاب به شهرداری======
بسمه تعالی

جناب آقای مادلن ( ژان والژان سابق )
شهردار محترم منطقه 2 پاریس!


موضوع : تقاضای رفع مشکل فلان

با سلام و احترام
بدینوسیله پیرو نامه شماره 0 تاریخ 01/01/01  اهالی کوی چنار منطقه 2 درخصوص آسفالت خیابان شانزه لیزه به استحضار می رساند تا کنون اقدامی از طرف آن اداره محترم برای رفع مشکل انجام نگرفته است. با توجه به در پیش بودن فصل بارندگی و اینکه هر روز اثر این مشکل بیشتر و شدیدتر می شود از آن مقام محترم تقاضامندیم دستور فرمایید اقدام لازم جهت حل این معضل مبذول فرمایند. رسیدگی هرچه سریعتر جهت جلوگیری از بروز مخاطرات جدی برای ایمنی و بهداشت اهالی موجب کمال امتنان است. پیشاپیش از دستور مساعد و محبتی که مبذول می فرمایید کمال تشکر و سپاسگذاری را داریم.

با تشکر و سپاس

ساکنان محله و کوی تناردیه

امضاها :

پلنگ صورتی کم رنگ - هاچ صاحب مغازه عسلفروشی و عرقیات گیاهی سرکوچه - یوگی خلبان - بازرس دودو - دخترخاله کوزت - حنا - سباستین - اسکروچ - اسکیموها - آدم برفی - میگ میگ - دیجیمون - هادی و هدا - مادربزرگه - علی کوچولو- استرلینگ
=====نمونه نامه درخواست وام از بانک======
   

جناب آقای فلانی

رییس محترم بانک / موسسه مالی بهمان شعبه سرزمین عججایب

                     موضوع : درخواست وام

با سلام و احترام

بدینوسیله اینجانب بانزی معروف به قوی ترین خرس دنیا  ، دارنده حساب قرض الحسنه / پس انداز شماره 85.5 تقاضای دریافت وام به مبلغ یه عالمه ریال به منظور تعمیر منزل / خرید خودرو / سرمایه گذاری در امر تولید را بحضور تقدیم میدارم.

همچچنین به پیوست گواهی اشتغال و صورتحساب حقوقی اینجانب بعنوان مدرک توانایی بازپرداخت اقساط وام و گواهی اشتغال ضامنین ( شلمان ) / سند ملک / چک و سفته / بعنوان تضمین بازپرداخت به موقع اقساط نزد آن بانک امانت گذاشته می شود.

خواهشمند است با پرداخت وام موافقت فرموده و دستور فرمایید اقدام لازم مبذول نمایند.

تسریع در واگذاری وام موجب کمال امتنان می باشد.

پیشاپیش از آن مقام محترم بدلیل بذل محبتی که می فرمایید کمال تشکر و سپاسگذاری را دارم.

با تقدیم احترام

بانزی

آدرس محل سکونت : ( خونه ات کجاست ؟ ) تو باغچه !

تلفن تماس : صفر ، بقیه اش یادم رفته شماره خونه پدربزرگم رو بگیرید بگید با نوه اش کار دارید ، سه سوته و مثل قرقی  اینجام ...

======نمونه نامه درخواست اعلام شماره حساب بانکی جهت پرداخت بدهی=====
جناب آقای شوت زاده
مدیر محترم شرکت شوتی و رفقای زبل


موضوع : درخواست اعلام شماره حساب بانکی جهت پرداخت بدهی

با سلام و احترام
بدینوسیله به استحضار می رساند این شرکت تمایل دارد بدهی خود از بابت خرید کالای بنجل در تاریخ فلان و شماره فاکتور 0 را پرداخت و بدهی مربوطه را تسویه نماید.

خواهشمند است دستور فرمایید اطلاعات شماره حساب بانکی و شعبه مربوطه را برای واریز مبلغ یاد شده به این شرکت اعلام نمایند.

پیشاپیش از حسن اعتماد آن شرکت محترم سپاسگزاری می گردد.

با تشکر و سپاس

ریش قرمز

رییس شرکت
=====نمونه نامه اداری رفع سوء تفاهم فی مابین شرکتها======
جناب آقای پدر
مدیر محترم شرکت زیزی گولو آسی پاسی


موضوع : رفع سوء تفاهم فی مابین

با سلام و احترام
بدینوسیله از اینکه برداشت نادرست از نامه ارسالی این شرکت موجب رنجش جنابعالی گردیده است و نتوانسته مقصود حقیقی از ارسال نامه را به روشنی بیان نماید صمیمانه از شما پوزش می خواهم. از جنابعالی تقاضا دارم باردیگر نامه را دقیق تر مطالعه فرمایید تا شاید مطلب بصورت روشن تری دستگیرتان شود. در خاتمه مجددا از سوء تفاهم بوجود آمده عذرخواهی می نمایم.

با تشکر و سپاس

زورو

رییس شرکت
=====نمونه نامه درخواست صدور مجوز از پلیس راه======
فرمانده محترم پلیس راه استان .......

موضوع : صدور مجوز

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار آن مقام محترم می رساند اینجانب فلانی بعلت بیماری خود و همسرم به بیماری بهمان و حسب دستور پزشک معالج جهت تردد در شهر مجبور به دودی نمودن شیشه ماشین خود می باشم . چه در غیر اینصورت درصورت تردد در شهر و برخورد اشعه آفتاب  بیماری اینجانب و همسرم تشدید خواهد گردید.

لذا از آن فرماندهی محترم تقاضا دارم حسب صلاحدید دستورات لازم جهت بررسی موضوع و صدور مجوز دودی نمودن شیشه خودرو اینجانب را مبذول فرمایند.

به پیوست مدارک پزشکی مربوطه  بحضور ارسال می گردد .

من الله التوفیق

با تشکر و سپاس فراوان
=====نمونه نامه بازدید کالا قبل از ارسال و لزوم ارایه فاکتور فروش======
   

جناب آقای فلانی
مدیر محترم فروشگاه برادران کلاهبردار و شرکاء


موضوع : بازدید کالا قبل از ارسال و لزوم ارایه فاکتور فروش

با سلام و احترام
بدینوسیله ضمن تشکر از همکاری آن شرکت محترم در ارسال بموقع اجناس و کیفیت مناسب کالاهای ارسالی ، خواهشمند است دستور فرمایید از تاریخ فلان  در قبل از ارسال کالا فرم بازدید از سوی نماینده این امور امضا و ضمیمه فاکتور فروش ارایه شود . همچنین در فاکتور های ارسالی ؛ نام خریدار ، تاریخ خرید ، قیمت کالا  و  جزئیات کالا یا محصول بصورت کامل ذکر واز سوی آن شرکت مهر و امضا گردد.
بدیهی است در صورت  ارسال کالا قبل از بازدید  و عدم ارسال فاکتور مربوطه ، اجناس خریداری شده به آن فروشگاه عودت گردیده  و هزینه ایاب و ذهاب به عهده آن امور می باشد .


مجددا تاکید می گردد که در صورت عدم رعایت موارد فوق ، این شرکت مسئولیتی درقبال مشکلات احتمالی بعهده نخواهد داشت.

با تشکر و سپاس

فلانی

مدیر فروشگاه فلان

=====نمونه نامه درخواست نمایندگی فروش محصولات======
بسمه تعالی

جناب آقای ....

مدیر محترم شرکت فلان

موضوع : نمونه نامه درخواست نمایندگی فروش محصولات

 

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار آن مقام محترم می رساند ، اینجانب ( نام و نام خانوادگی خانم یا آقا ) مدیر شرکت / فروشگاه  ............ در شهر برره بوده  و با مدرک تحصیلی در رشته فلان به مدت ... سال در زمینه ....... مشغول فعالیت می باشم ، لذا ضمن ارسال رزومه کاری خود تقاضای اعطای نمایندگی فروش محصولات آن شرکت را در شهر................. استان ...................... دارم.

لذا خواهشمند است در صورت صلاحدید و با عنایت به سوابق اینجانب مساعدت لازم مبذول و از نتیجه اینجانب را مطلع  فرمایند.

پیشاپیش از حسن نظر جنابعالی کمال تشکر را دارم.

نشانی :

شماره تلفن جهت تماس :
=====نمونه متن نقد و نسیه======
از دادن جنس بصورت :

قرضی ...

رفاقتی ...

میرم الان میارم ...

کار میکنم میدمت...

ها مو که فرار نکردم ...

اگه مسیرم خورد میارم ...

مشتریت هستم ...

یارانه ام رو گرفتم ...

و ...

جدا معذوریم !
=====نمونه نامه گواهی اشتغال به کار با ذکر کسر حقوق======
بسمه تعالی

ریاست محترم بانک / موسسه مالی فلان

سلام علیکم

احتراماً به پیوست تصویر درخواست جناب آقای / سرکار خانم فلانی کارمند محترم این شرکت / سازمان که تقاضای ضمانت یا وام در آن بانـــک را دارند بحضورارسال میـگردد .

ضمنا حقوق و مزایـای دریــافتی ایشـــان مبلغ چندرقاز ریال می باشد و تا زمانی که ایشان از این شرکت / سازمان حقوق دریافت نمایند، چنانچه در بازپرداخت وام تاخیری بوجود آید ؛ این امور نسبت به کسر حقوق و واریز مبلغ وام به حساب آن بانک اقدام خواهد نمود.
=====نمونه تقدیرنامه ی خیلی ساده======
کارمند / کارگر نمونه

جناب آقای / سرکار خانم

با سلام

تلاش خالصانه  و صادقانه شما آینه وظیفه شناسی و پژواک دانایی و تعهد است .

نتیجه بذر تلاش و کوشش شما ، درخت امیدی است که به بار می نشیند ونوید بخش آینده ای پرنشاط و زیبا است . درود بر همت بلند تان

بدینوسیله ضمن تبریک روز جهانی کارگر از زحمات و تلاشهای بیدریغ شما صمیمانه  تقدیر و تشکر بعمل می آید.

توفیق و سلامتی شما را از درگاه ایزد منان مسئلت داریم.
======نمونه تقدیرنامه ی خیلی ساده=====

نمونه تقدیرنامه ی خیلی ساده

ارزش کارگر آنقدر والاست که پیغمبر دست او را بوسید. «مقام معظم رهبری»



همکار محترم جناب آقای  …….

باسلام

  وظیفه شناسی و تلاش صادقانه شما قابل تحسین و تقدیر است ، ضمن تبریک روز جهانی کار و کارگر از زحمات و خدمات شایسته شما تقدیر و تشکر نموده ،  توفیقات روز افزون  شما را  از درگاه ایزد منان خواستاریم. 
======نمونه تقدیر نامه=====
 کارمند نمونه ، مبرّز و کاردان

     سرکار خانم / جناب اقای ...

 بدینوسیله به رسم یاد بود و به پاس قدر دانی از شما کارمند مسوول و وظیفه شناس که با الهام از تخصص و تعهد و کاربرد مهارت های لازم کاری  ، احترام و اکرام به ارباب رجوع ، تقویت حضور و انجام امور محوله به نحو احسن برای پیشرفت شرکت اهتمام ویژه می ورزید ؛ این لوح تقدیر ، پیشکش حضور پر لطفتان می گردد.

اطمینان کامل داریم ، تمام تلاش خود را برای انجام وظایف شغلی و مسوولیتهای قانونی ، پیشرفت نظام اداری و اعتلای کشور به کار گرفته و وجدان کاری ،عدالت ، صداقت ، امانت داری ، راز داری و خدمت را سرلوحه ی گفتار و کردار خود قرار داده و ارزشهای دینی ، انسانی ، اجتماعی ، و قوانین ، مقررات و ضوابط را در انجام فعالیت های سازمانی  و اداری رعایت نموده و در همه حال به مقررات حاکم و منشور اداری  و اخلاقی پایبند بوده و تلاش خود را در جهت جلب رضایت ایزد متعال به کار می بندید و همواره شادابی و نشاط را در محیط کار ترویج می نمایید.

با تقدیم بهترین آرزوها


مدیر عامل

شرکت...
=====نمونه تقدیرنامه روز کارگر======
جناب آقای یا سرکار خانم ...

کارمند یا کارگر تلاشگر و نمونه

 

ضمن عرض تبریک به مناسبت روز خجسته ی کارگر

 

بدینوسیله از جنابعالی بعلت اینکه با مشایعت و متابعت آگاهانه،فهیمانه و متخصصانه در طی سالها همکاری با این شرکت جهت توسعه و پیشرفت آن تلاش نموده اید و با دقت نظر در کم و کیف امور به نحو احسن ، در جهت ترقی و ابقای اهداف شایسته آن همت گمارده اید، نهایت تشکر و تقدیر به عمل می آید.

از خداوند متعال مسالت داریم ، گامهای بعدی تان را نیز را قرین پویایی و پایایی بدارد.

این لوح تقدیر با بهترین آرزوها و به رسم یادبود تقدیمتان می گردد.
====نمونه تقدیرنامه از کارکنان مشغول کار======
برادر گرامی جناب آقای فلانی

با سلام و احترام

بدینوسیله روز جهانی کارگر بعنوان روزی فرخنده و مبارک در راستای تجلیل از قشر زحمت کش کارگر را به شما تبریک و تهنیت گفته و از اینکه فهرست کارکنان و کارگران نمونه شرکت مزین به نام زیبای جنابعالی گردیده و در سال 99 بعنوان کارگر نمونه شرکت شناخته شده اید ابراز خرسندی می نماییم.

زحمات و تلاشهای خستگی ناپذیر و اثرگذار شما در عرصه ی کارزار اقتصادی را ارج نهاده و وجود شما را مایه ی افتخار و مباهات کشور عزیزمان می دانیم، با وجود تلاش گران عزیزی همچون شما ، ایران اسلامی برای همیشه سربلند و پیروز و در تمامی عرصه ها باقی و برقرار خواهد ماند؛ چرا که حیات ، بالندگی و استقلال هر ملت مرهون کار ، تلاش و مجاهدت های ارزشمند جامعه ی کارگری است.

این لوح تقدیر با بهترین آرزوها و به رسم یادبود تقدیمتان می گردد.
=====نمونه متن و پیش نویس نامه درخواست انتقالی از اداره======
جناب آقای مورچه خوار

رییس محترم اداره خوشبینی

                  

                موضوع : درخواست انتقال به شرکت فلان

باسلام و احترام

                بدینوسیله  اینجانب فلانی کارمند شماره فلان به دلیل وجود مشکلات عدیده شخصی تقاضای انتقال به شرکت فلان شهرستان فلان را دارم.

خواهشمند است با توجه به اینکه بنده چندین سال است بدنبال انتقال به شهر محل سکونت خویش می باشم مساعدت لازم مبذول فرمایید.

پیشاپیش از مساعدت جنابعالی کمال تشکر را دارم.
===========
جناب آقای یوگی خرسه

رییس محترم ...
                
 

موضوع : در خواست انتقالی


با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار می رساند اینجانب فلانی به شماره کارمندی ** تقاضای انتقال از واحد  کنترل کیفیت دفتر تهران به واحد کنترل کیفیت در شهرستان فلان را دارم. لذا خواهشمند است درصورت صلاحدید با تقاضای بنده موافقت فرموده و  دستورات لازم را در این خصوص مبذول فرمایید.

با تشکر و سپاس
===========
جناب آقای رییس کلا

رییس محترم ...

           
   موضوع : تقاضا و درخواست انتقالی به

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار می رساند اینجانب کارمند بینوا زاده اصل از پرسنل رسمی شرکت می باشم که از تاریخ فلان در واحد فلان مشغول بکار گردیده ام.

لازم به ذکر است اینجانب متاهل بوده و  موطن اصلی اینجانب در شهرستان فلان می باشد .

با عنایت به اینکه بعلت پاره ای مشکلات خانوادگی و مشکل بیماری یکی از اعضای خانواده حضور اینجانب می تواند در حل مشکل بسیار کارگشا باشد در فکر انتقالی به شهرستان فلان بوده ام .

که از آن زمان تاکنون به انحاء مختلف امکان آن برایم فراهم نگردیده است و همین موضوع باعث شده تا در طول این مدت مشکلاتی عدیده ای در زندگی داشته باشم.

لیکن با گذشت زمان این مشکل پر رنگ تر شده است و تمام زندگی ام را تحت شعاع خود قرار داده است و مشخص نیست اگر همچنان ادامه پیدا کند دامنه این مشکلات تا کجا گسترش پیدا کند.

با اینکه میدانم کار و  زندگی در تهران مزایای بسیاری برای اینجانب چه از نظر ارتقای شغلی و راحتی زندگی برایم در پی خواهد داشت ولی ناچارم برای رهایی از مشکلات انتقالی گرفته و به شهرستان فلان نقل مکان نمایم.

لذا خواهشمند است تا حد امکان مرا در این امر یاری فرمایید. امید که پاداش کارهای خیر خود را از خداوند متعال دریافت دارید.

با تشکر

فیلانی
===========
جناب آقای  غول برره

رییس محترم ...

                          

                                                                       موضوع : در خواست انصراف از  انتقالی

با سلام و احترام

بدینوسیله اینجانب محزون فلک زده   پیرو درخواست قبلی درخصوص   انتقال  به شرکتهای دیگر در شهرستان فلان ، انصراف خود را از موضوع بحضور تقدیم می دارم.

لذا خواهشمند است دستور فرمایید  اداره امور کارکنان موضوع کاریابی و انتقال این جانب را کان لم یکن تلقی  و  سایر اقدامات لازم را مبذول فرمایند.
===========
جناب آقای سرمایی گوش دراز کپل

رییس محترم ...

                          

         موضوع : در خواست انتقال و تغییر واحد سازمانی

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار می رساند اینجانب  خیلی از خود متشکر در تاریخ  88/99/99 با مدرک تحصیلی پنجم ابتدایی استخدام و  در واحد فلان مشغول بکار گردیدم. با عنایت به اینکه اینجانب در تاریخ 99/99/99 موفق به اخذ مدرک کارشناسی در رشته طناب و سرنخ گردیده ام و با توجه به متناسب بودن رشته تحصیلی مذکور با واحد فلان ، تقاضا دارم تا درصورت صلاحدید جنابعالی و موافقت رییس مربوطه درصورت مثبت بودن نتیجه مصاحبه به آن واحد انتقال یابم.

لذا خواهشمندم مساعدت لازم مبذول و دستورات لازم را صادر فرمایید. پیشاپیش از همکاری و نظر لطف جنابعالی نهایت تشکر را دارم.

با تشکر

خیلی از خود متشکر

امضا
===========
جناب آقای  پدرسالار

رییس محترم ...

                          

                                                                               موضوع : در خواست انتقالی

با سلام و احترام

بدینوسیله اینجانب فلانی کارمند واحد فلان در تاریخ فلان استخدام و مشغول بکار گردیده ام که اکنون پس از قریب به یه عالمه سال خدمت در تهران و دوری از خانواده ، مشکلات عدیده ای برای اینجانب و خانواده محترمم ایجاد شده است به گونه ای که امکان ادامه کار در تهران برایم غیرممکن گردیده است.

لذا با توجه به سکونت خانواده ام در شهرستان کوچولو و بخشنامه اخیر درخصوص انتقال از تهران درخواست انتقال به یکی از واحدهای زیرمجموعه در استان فلان را دارم.

خواهشمند است در این خصوص عنایت لازم مبذول فرمایید.

با تشکر
=====نمونه متن نامه معرفی نمونه امضا مجاز======
جناب آقای مدیر

رییس محترم اداره فلان

               موضوع : نمونه متن نامه معرفی نمونه امضا مجاز

با سلام و احترام

بدینوسیله نمونه امضای سرکار خانم / جناب آقای فیلانی که در زیر نشان داده می شود بعنوان امضای مجاز جهت فلان کار / جهت مکاتبات آتی بحضورتان معرفی می گردد.

پیشاپیش از حسن توجه شما متشکرم.

----------------------------

جناب آقای خرس مهربون

رییس محترم اداره ....

            موضوع : نمونه متن نامه معرفی نمونه امضاء  مجاز

با سلام و احترام

بدینوسیله نمونه امضای آقای امضا پسند رییس محترم  خدمات بخش علافی و بیکاری  شهرستان برره جهت استحضار و دستور اقدامات بعدی خدمتتان معرفی می گردد.

جای نمونه امضای آقای امضا پسند

با تشکر بهمانی

*******************

 

جناب آقای کایکو

رییس محترم اداره میتی کمون

              موضوع : نمونه متن نامه  درخواست معرفی نمونه امضا

با سلام و احترام

بدینوسیله نظر به اینکه مکاتبات با شرکت فلان درخصوص پروژه " پول پول " مستلزم معرفی نمونه امضاء می باشد، لذا خواهشمند است دستور فرمایید نسبت به معرفی امضای اینجانب به شرکت یا شرکتهای مربوطه اقدام مقضی بعمل آورید.

با تشکر

---------------------

جناب آقای ایشیزاکی

رییس محترم اداره فوتبالیستها

           موضوع : نمونه متن نامه معرفی نمونه امضا مجاز

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار می رساند نمونه امضای آقای نوکیسه بعنوان رییس آبدارخانه جهت امضای برگ تحویل و ترخیص چای و قند این شرکت بحضورتان معرفی میگردند. خواهشمند است دستور فرمایید اقدام لازم درخصوص هماهنگی ترخیص  با مسوول ذیربط بعمل آورند.

پیشاپیش از مساعدت و همکاری جنابعالی صمیمانه سپاسگذاری بعمل می آید.

نام و نام خانوادگی  آقای نوکیسه

سمت : رییس آبدارخانه همایونی

نمونه امضا

با تشکر فلانی

----------------------------------------

جناب آقای خپل

رییس محترم اداره نخودچی و کشمش

                    موضوع : نمونه متن نامه معرفی نمونه امضا مجاز

با سلام و احترام

بدینوسیله نفرات زیر جهت امضای و صدور حواله خروج کالا بحضور معرفی می گردند.

خواهشمند است دستورات مقتضی صادر فرمائید.

با تشکر فلانی

**********************

جناب آقای کاراگاه گجت

رییس محترم اداره ....

              موضوع : نمونه متن نامه معرفی نمونه امضا مجاز

با سلام و احترام

بدینوسیله نمونه امضاء جناب آقای پدر ژپتو  بعنوان مدیر کل این شرکت جهت انجام کلیه مکاتبات اداری و تایید اسناد و مدارک مالی معرفی و  بحضور ارسال می گردد .

نمونه امضا

با تشکر رییس کلا
=====پیش نویس و نمونه نامه درخواست جهت وقت ملاقات از======
بنام خدا

جناب آقای  ............

مسوول دفتر محترم

 موضوع : در خواست وقت ملاقات

باسلام و احترام

     بدینوسیله به استحضار می رساند اینجانب فلانی بمنظور معرفی فعالیت شرکت  متبوع / بعلت پاره ای مسایل و مشکلات شخصی / بعلت برخی مشکلات اداری پیش آمده برای اینجانب / جهت برطرف نمودن سوء تفاهم پیش آمده / درخواست ملاقات با جنابعالی / جناب آقای فلانی مدیر محترم عامل را دارم.

خواهشمند است درخواست اینجانب با نظر مساعد مورد بررسی قرار گیرد.
---------
خواهشمند است دستور فرمایید بمنظور برگزاری جلسه در تاریخ ** یا ** برای بررسی موارد کاری و مباحثه فنی بررسی و اقدام لازم مبذول و نتیجه را جهت هماهنگی های لازم به این امور اعلام فرمایند.
===========
جناب آقای  ............

مسوول دفتر محترم

                                                                           موضوع : در خواست وقت ملاقات

باسلام و احترام

                بدینوسیله  پیرو نامه شماره فلان مورخ ** درخصوص معرفی زمینه فعالیت این شرکت به استحضار می رساند کارشناسان این شرکت آقایان روباه مکار و پدر ژپتو شنبه یا یکشنبه هفته آینده مصادف با *** و *** وقت ملاقاتی را از از آن مدیریت محترم برای بررسی موارد کاری و مباحثه فنی با کارشناسان فنی آن شرکت خواستارند.

لذا خواهشمند است درصورت مناسب بودن زمان عنوان شده ، هماهنگی های لازم مبذول و از نتیجه این شرکت را مطلع فرمایند.
===========
جناب آقای  ............

مسوول دفتر محترم

                  

        موضوع : در خواست وقت ملاقات حضوری

باسلام و احترام

     بدینوسیله  پیرو نامه شماره فلان مورخ **  پیرو مذاکرات تلفنی بعمل آمده با جنابعالی خواهشمند است وقت ملاقاتی جهت مدیرعامل این شرکت در وقت مقتضی جهت ارایه و معرفی حضوری و بررسی راهکارهای مناسب جهت همکاری های فی مابین منظور فرمایید.

خاطر نشان می سازد شرکت ما تولید کننده / توزیع کننده / نماینده انحصاری فلان شرکت بوده و آمادگی خود جهت ارایه خدمات را بحضور اعلام می نماید.

همچنین شرکت ما در حال حاضر همکاری های گسترده ای در زمینه های مربوطه با شرکتهای فلان و فلان و بهمان داشته و شرح برخی از فروشهای انجام شده به برخی از این شرکتها بشرح زیر می باشد:

 درخصوص معرفی زمینه فعالیت این شرکت به استحضار می رساند کارشناسان این شرکت آقایان فلان و بهمان، شنبه یا یکشنبه هفته آینده مصادف با *** و *** وقت ملاقاتی را از از آن مدیریت محترم برای بررسی موارد کاری و مباحثه فنی با کارشناسان فنی آن شرکت خواستارند.

لذا خواهشمند است درصورت مناسب بودن زمان عنوان شده ، هماهنگی های لازم مبذول و از نتیجه این شرکت را مطلع فرمایند.

1-       شرکت فلان : خرید محصول الف و ب

پیشاپیش از بذل توجهی که میفرمایید کمال تشکر را دارم.

با تشکر

فلانی

مدیرعامل
===========
جناب آقای  ............

مدیر محترم محترم

                  

           موضوع : در خواست وقت ملاقات حضوری

باسلام و احترام

                بدینوسیله  ضمن تشکر و سپاس از حمایتها و راهنمایی های جنابعالی و اعضای محترم هیات مدیره درخصوص موضوعات فلان ، اعضای هیات مدیره این انجمن تقاضا دارند فرصت مناسبی را جهت ملاقلات جنابعالی و اعضای محترم هیات مدیره تعیین فرمایید تا در این مرحله حساس توضیحاتی را درخصوص موضوع الف و ب حضور جنابعالی و اعضای هیات مدیره ارایه نموده و از راهنمایی های جنابعالی و دیگر اعضای محترم برخوردار گردند.

پیشاپیش از فرصت مناسبی که تعیین خواهید نمود سپاسگزاری می نمایم.

با تقدیم احترام
===========
جناب آقای فلانی

رییس محترم روابط عمومی

                             موضوع : ملاقات حضوری

با سلام

نظر به اینکه اینجانب در روز فلان مورخ فلان جهت شنیدن مشکلات و ملاقات با همکاران عزیز درسالن جلسات شرکت حضور خواهم داشت لذا خواهشمند است به نحو مقتضی مراتب به اطلاع کلیه کارکنان محترم رسیده تا درصورت تمایل برای ملاقات از ساعت 8 تا 8:09  و همچنین 2 تا 4 به سالن جلسات مراجعه نمایند.
=====نمونه متن نامه اداری اخطار و اخطاریه======
جناب آقای متخلف

به شماره کارمندی مخدوش

موضوع:  اخطار بدلیل عدم رعایت موازین انضباط

       

با توجه به رفتار ناشایست و خلاف مقررات  در محیط کار، بدینوسیله به شما اخطار می گردد که در رعایت  نظم و رفتار مناسب و شایسته سازمانی جدیت بیشتری از خود نشان دهید.

         بدیهی است در صورت عدم تغییر رویه و عملکردتان تصمیمات انضباطی شدیدتری در مورد شما اتخاذ خواهد شد.

=====================

جناب آقای پشت گوش انداز

مدیر محترم شرکت کلاهبردار و نگهدار

موضوع : اخطار بابت تأخیر غیر مجاز در ارایه کالا

با سلام ،

احتراماً، پیرو تذکرات متعدد قبلی باستحضار میرساند علی رغم مفاد توافقنامه به شماره زرشک در خصوص خرید جنس ، متأسفانه آن شرکت تاکنون به تعهدات قراردادی خود عمل ننموده و جنس مورد نظر! در تاریخهای اعلام شده تحویل نگردیده  است و در حال حاضر نیز حتی آن شرکت مطابق آخرین مهلت تعیین شده نسبت به تحویل جنس اقدام ننموده است.

لذا بدینوسیله به آن شرکت اخطار جدی داده میشود که میبایست حداکثر تا تاریخ پس فردا  کلیه جنسهای مرغوب موضوع قرارداد را تحویل نماید.

بدیهی است در غیر این صورت مطابق مقررات مربوطه کلیه چکهای تضمینی آن شرکت بنفع این شرکت  مصادره و ضبط خواهد شد و مطابق ماده 65 قرارداد ، این شرکت حق فسخ پیمان را داشته و آن شرکت در لیست سیاه و ممنوع المعامله قرار خواهد گرفت. همچنین کلیه خسارتهای مربوطه بر عهده آن شرکت میباشد.

---------------------------

جناب آقای فلان

با سلام

احتراما همانگونه که مطلعید فلان وفیلان و بهمان.

لذا خواهشمند است با عنایت به ضرورت موضوع نسبت به رعایت موارد گفته شده فوق اقدام نموده در غیر اینصورت اقدام سختگیرانه ای بعمل خواهد آمد.

-------------------------------

جناب آقای ...

موضوع : اخطاریه

با سلام

در اجرای دستور مقام عالی بازرسی شرکت کیفیت به جنابعالی ابلاغ می گردد راس ساعت خوش مورخ فیلان جهت بررسی و تکمیل تحقیقات پیرامون شکایت آقای فلان در دفتر شماره 1 حاضر شوید.

مقتضی ست درصورت عدم مراجعه  در وقت مذکور مراتب به اطلاع این امور رسیده و در غیر اینصورت وای وای !

--------------------------------

جناب آقای ...

مسوول محترم  جیمز باند و دودر

موضوع : اخطار به دلیل غیبت غیر موجه

با سلام و احترام

 بدینوسیله با توجه به غیبت غیر موجه و بیش از سه روز در از  تاریخ فلان و فلان به جنابعالی اخطار داده می شود. بدیهی است درصورت عدم حضور در شرکت جهت انجام امور محوله به منزله ی پایان همکاری و اخراج از شرکت محسوب خواهد گردید.

امید که با تغییر رویه در پیش گرفته از سوی شما، شاهد تحول مثبت در جنابعالی باشیم.

با تشکر

فیلانی
...

رونوشت : امور کارکنان جهت درج در پرونده
=====درخواست صدور برگ عدم سوء پیشینه کیفری======
اداره تشخیـص هـویت شهرستان .........
سلام علیکم
 
احتراماً آقای / خانم فلان فرزند فلان به شماره ملی **** بحضور می گردند.

خواهشمند است دستور فرمایید برابرضوابط مربوطه نسبت به صدور گواهی عدم سوء پیشینه کیفری جهت نامبرده اقدام لازم معمول فرمائید.

با تشکر
====نمونه نامه اداری درخواست آزمایش عدم اعتیاد=======
   

رئیس محترم مرکز بهداشت شهرستان فلان
سلام علیکم
        احتراماً آقای فلانی فرزند بهمانی به شماره ملی ***  بحضور معرفی میگردند. خواهشمند است از نامبرده آزمایش عدم اعتیاد به مواد مخدر به عمل آورده و نتیجه را به این شرکت اعلام نمایند.

با تشکر فلانی

====نمونه متن نامه اداری درخواست تاییدیه کارت پایان خدمت=======
   

فرماندهی محترم نیروی ................
سلام علیکم
      احتراماً به پیوست تصویر کارت پایان خدمت ، بانضمام تصویر شناسنامه آقای فلانی بحضور ارسال می گردد . خواهشمند است خواهشمند است دستور فرمایید نسبت به ارسال تائیدیه آن به این شرکت اقدام مقتضی معمول فرمایند.

با تشکر

فلانی

======نمونه دعوتنامه اداری جهت شرکت در جلسه=====
نمونه دعوتنامه اداری جهت شرکت در جلسه - سری دوم

جناب آقای مخمل

رییس محترم شرکت نوک طلا با عیار 24

                موضوع : دعوت جهت حضور درجلسه توجیهی

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار می رساند جلسه توجیحی داوران جشنواره گلها ،  روز نهشنبه مورخ فلان ساعت 6:34 لغایت 10:03 در محل سالن آمفی تئاتر شرکت فلان واقع در قله ی کوه هیمالیا با محمورهای زیر برگزار می گردد:

1- آشنایی با مفاهیم گل و گلاب و گلابگیری

2- آشنایی با سامانه تحت گل ،مقایسه و تجزیه و تحلیل کاکتوس و درختچه های هندی

3- معرفی جشنواره گل و ویژگی کاکتوس

نحوه داوری ها و معرفی گلابتون

خواهشمند است دستور فرمایید افراد ذیل که در جشنواره گل ثبت نام و بعنوان گل سرسبد و نخود هر آش انتخاب گردیده اند در این جلسه حضور بهم رسانند.

1- جناب آقای واتو واتو سرپرست واتوهای فضایی

2- جناب آقای لوک خوش شانس رییس دارو دسته ی دالتونها

3- جناب آقای گالیور شهردار شهر لیلی پوت

با تشکر از همکاری ارزشمند جنابعالی

لوسین پشیمانزاده

مدیر جشنواره گل و کاکتوس آلپ و حومه

============

جناب آقای استرلینگ

رییس محترم شرکت خیارشور شیرین

با سلام  و احترام

بدینوسیله به اطلاع می رساند بر اساس هماهنگی های بعمل آمده مقرر گردید جلسه سمینهار وی‍ژه روز فلان ساعت فلان الی فلان در شهر میلواکی به میزبانی شرکت کارو اندیشه انجام پذیرد.

مقتضی است جهت حضور نماینده محترم آن شرکت در جلسه و سمینهار هماهنگی لازم انجام و اسامی ایشان به این امور اعلام گردد.

ضمنا بالش جهت خواب در سمینهار و چرت قیلوله در بین صحبت سخنرانان تهیه گردیده لینک تهیه دستمال کاغذی برای چپاندن در گوش جهت یک خواب عالی بعهده شرکت کنندگان می باشد.

ضمناً تلفن های ***** و ***** با پیش و پس شماره +** ( آقای خوشخاب رییس همایش ) جهت هرگونه هماهنگی لازم اعلام می گردد.

رونوشت :

میو میو عوض میشه رییس محترم شرکت عوض میشه جهت حضور در جلسه

آقای بارپا پاپا رییس محترم شرکت پاپا و شرکا جهت حضور در جلسه

سرکار خانم دکتر حنا دختری در مزرعه رییس محترم شرکت بافندگی و ریسندگی جهت حضور در جلسه

==============

جناب آقای پلنگ صورتی

رییس محترم شرکت الماس صورتی

موضوع : دعوت جهت حضور در اولین جلسه هماهنگی

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار می رساند جلسه هماهنگی مسئولین محترم و زبل امور بازرسی شرکتهای مستقر در سرزمین عجایب

در تاریخ  فلان  راس ساعت 9 صبح  در سالن همایشها واقع در طبقه 12+1  ساختمان مرکزی شرکت آقای پتی بل  برگزار خواهد گردید.

علیهذا خواهشمند است ضمن حضور در جلسه موارد قابل طرح و غیر قابل طرح خود را بمنظور تهیه دستور جلسه حداکثر تا پایان وقت اداری روز جمعه موزخ فلان به این امور اعلام فرمایید.

با تشکر

سربازرس دودو

دبیر کمیته همایش

 

=====

پیوست :

دستور جلسه نشست دوم

خوشامد گویی و معارفه ی اعضا ( پنج دقیقه )

سخنان دکتر ارنست ، رییس گروه تخصصی و آقای پروفسور بالتازار دبیر تیم درخصوص دلایل و ضرورت تعطیلات ( 10 دقیقه )

بحث درخصوص اصلاح و تکمیل موضوعات کاری پیشنهاد شده ( 40 دقیقه )

ارایه تجربیات موفق توسط فلان شرکت ( 20دقیقه )

ارایه برخی نتایج پروژه بررسی وضعیت موضوع توسط مهندس بوق آبادی از شرکت فلان ( 15 دقیقه )

اخذ پیبشنهادات درخصوص چگونگی برگزاری جلسات آتی از نظر محل برگزاری و دفعات برگزاری در ماه ( 10 دقیقه)

 

=====

 

دعوت به جلسه از اولیا محترم

بسمه تعالی

 

دعوت نامه حضور در جلسه اولیا و مربیان مدرسه والت

حضور اولیاء محترم دانش آموز:  جودی ابوت  کلاس: بی

با سلام و احترام

بسیار خرسندیم که در ماه مهر ، سرآغاز فصل تربیت ، علم آموزی و معرفت ، حضور پرشور و ثمر بخش شما را در کنار خود حس می کنیم و رهنمودهایتان را در تحقق آرمان ها و آموزش و پرورش فرزندانمان پذیرا باشیم.

شما نیز می توانید در این تعامل و همبستگی بین (خانه)و (مدرسه)،خدمتگزاران خود را یاری رسانید تا با تلاش و برنامه ریزی مشترک بتوانیم آینده سازانی عالم و عامل پرورش دهیم.

خواهشمند است با عنایتی که نسبت به سعادت و خوشبختی فرزند دلبندتان دارید،ضمن حضور به موقع و مشارکت فعال در این جلسه ما ار از نظر و پیشنهاد های مفید خود بهره مند سازید.

لازم به ذکر است با توجه به مطالب مهمی که در این جلسه مطرح خواهد شد (منظورشون شهریه و دریافت هزینه نیست ها ! ) حضور یکی از والدین در این جلسه الزامی می باشد.

*برنامه جلسه:

1- دعا برای قبولی کودکان

2- گزارش عملکرد سال گذشته و برنامه های سال جاری

3- برگزاری انتخابات انجمن

*زمان:  جمعه  مورخ ....  از ساعت 7 الی 01/12

*مکان:  سالن اجتماعات مدرسه راهنمائی والت

با تشکر و امتنان فراوان

آقای پربونی

مدیر مدرسه راهنمائی والت
=====نمونه متن اداری جهت دعوت و شرکت در جلسه======
   

نمونه متن اداری جهت دعوت به جلسه - سری اول

برای اینکه مطلب خسته کننده نباشد چاشنی طنز به آن اضافه شده است.!

جناب آقایان چاق و لاغر

                  موضوع : دعوت به جلسه

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار می رساند جلسه ای با موضوعات ذیل فردا هفتشنبه مورخه فلان  راس ساعت 9 صبح در سالن جلسات صبحگاهی با حضور مدیر یت محترم عامل تشکیل خواهد شد .

خواهشمند است راس ساعت مقرر حضور بهم رسانید.

1- بررسی موضوع و کشف نام پدر پسر شجاع ( نامبرده تا آخر اسمش را لو نداد )

2- ارائه فلان گزارش و اخذ نظر از روسای محترم
3- ارایه آخرین خالی بندی ها

با تشکر  - دفتر مدیرعامل

 

===========

روسای محترم  واحدها

با سلام و احترام
بدینوسیله موارد قابل طرح در جلسه فلان که در روز شنبه مورخ فلان و راس ساعت فلان در سالن جلسات شرکت با حضور شما عزیزان برگزار می گردد جهت آمادگی واظهار نظر بحضور ارسال می گردد. با تشکر

==========

جناب آقای هاکل بری فین

رییس محترم کمیته فرعی کلک و قایق فایبرگلاس سازی

موضوع : دعوت جهت شرکت در جلسه

با سلام و احترام

بدینوسیله از جنابعالی دعوت می شود تا در سومین جلسه کمیته فنی قایق بادی که بمنظور بررسی و پیگیری مصوبات جلسه دوم و همچنین ارائه گذارش و بررسی عملکرد هر یک از واحدهای تابعه ، راس ساعت 25 روز نهشنبه مورخ 99/99/99 در طبقه 12+1 سریال ساختمان پزشکان اداره کل واقع در جزیره ناشناخته – بلوار خرچنگها – انتهای دماغه رود – میدان فلکه گازو تشکیل می شود حضور بهم رسانید.

با تشکر

لیلی بیت

دبیر و عضو کمیته فرعی از اصلی

=======

 

جناب آقای یوگی

رییس محترم همایش

موضوع : معرفی جهت شرکت  در جلسه دوستان

                     

 

با سلام ،

            احتراماً عطف به نامه و پیغام و پسغام شماره فلان  مورخ بهمان ، بدینوسیله جوجه اردک زشت جهت شرکت در همایش فوق که  در مورخ فلان در جزایر قناری کره ی مریخ  برگزار می شود ،  بحضور معرفی می گردند. خواهشمند است دستور فرمایید درخصوص مجوز ورود نامبردگان و سایر هماهنگی ها اقدام  لازم مبذول نمایند.

============

 

                                                                                      بسمه تعالی

 

 موضوع: برگزاری سمینار آموزشی " نحوه خوردن کباب"  برای کارکنان

 

    

به اطلاع همکاران محترم می رساند جلسه آموزشی در ارتباط با " نحوه خوردن نون داغ کباب داغ"  در راستای طرح توانمند سازی مدیران و کارکنان شرکت جهت پرسنل در تاریخ فلان  در محل سالن همایشهای شرکت برگزار می گردد.

بدین منظور و براساس تأکید مدیریت محترم از کلیه همکاران محترم دعوت می نماید رأس ساعت 9:01 صبح روز هفت شنبه 03/03/68 در محل سالن همایشها حضور بهم رسانند .

پیشاپیش از بذل توجه وحسن همکاری شما سروران گرامی سپاسگزاری می گردد .

                                                                                                                                                                                    با تشکر- اداره نون بیار کباب ببر

===========

مدیران و روسای محترم  واحدهای جزیره

 

موضوع : برگزاری جلسه

 

  با سلام ،

احتراما" با توجه به درپیش بودن فلان موضوع  و به منظور ایجاد آمادگی حداکثری برای آن به ویژه در ارتباط با مدیران و روسای سازمان، باستحضار می‌رساند جلسه‌ای در این خصوص در تاریخ فیلان ساعت 9 الی 10 در سالن کنفرانس برگزار خواهد شد. لذا خواهشمند است جهت حضور در جلسه مذکور برنامه‌ریزی فرمایید.

با تشکر

جلسه دوست

 

 

رونوشت:
      مدیریت محترم  جهت استحضار.

====

جناب آقای اسکورپان شیردل

موضوع : تغییر تاریخ برگزاری جلسه دوم سمینار " باغ گیلاس"

باسلام

      احتراماٌ پیرو برگزاری جلسه اول سمینار باغ گیلاس در تاریخ 7/6/5 ،  جلسه دوم سمینار بعلت عدم امکان حضور آقای کاراگاه پوآرو در روز شنبه 02/9/32 تشکیل نمی گردد  و به تاریخ 06/06/35 (پنج شنبه ؛ ساعت 11:02) موکول گردیده است .

پیشا پیش ازحسن توجه و پیگیری های شما کمال سپاسگزاری را دارم .

با تشکر – مارکو پولو

============================

جناب آقای مامفی

رییس محترم دهکده حیوانات

موضوع : دعوت به جلسه آغازین ارزیابی کدو تنبلهای زرنگ در سطح المپیک

با سلام و احترام

بدینوسیله ضمن تشکر از اعلام آمادگی آن شرکت و دهکده جهت حضور در بخش کدوتنلها به استحضار می رساند مقرر گشته است جلسه آغازین فرآیند ارزیابی کدوتنلهای زرنگ در روز فلان مورخ فلان راس ساعت فلان در طبقه منفی 6 شرکت کدو مربایی واقع در خیابان برره نبش چال اسکندرون جنوبی شماره رند برگزار گردد.

لذا با توجه به لزوم حضور نمایندگان کدوتنبلها در این جلسه ، خواهشمند است دستور فرمایید اقدامات لازم جهت حضور نماینده آن دهکده در این جلسه فراهم آید.

با تشکر

گربه نره

===========================

 

جناب آقای هاپوکومار

رییس محترم شرکت باقلاپوست

موضوع : دعوت جهت حضور در اولین جلسه تخصصی فلان

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار می رساند دومین جلسه تخصصی بررسی تعطیلات خوب،  روز شششنبه مورخ فلان ساعت 26:30 لغایت 17:30 در محل سالن جلسات مرکزی شرکت فلان واقع در کیلومتر 800 بزرگراه تهران – بندر عباس بلوار دو بانده برگزار می شود.

لذا خواهشمند است درخصوص حضور اعضای تیم جناب آقایان تام و جری دستورات مقتضی را صادر فرمایید.

دستور جلسه و صورتجلسه نشست اول به شرح پیوست می باشد.

پیشاپیش از حسن توجه و همکاری جنابعالی سپاسگزارم.

با تشکر        

جلسه پرور

====

جناب آقای شیوید

رییس محترم باغچه

موضوع : هزار و یکمین جلسه ی شورای یاروش

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار می رساند هزار و یکمین جلسه ی شورای یاروش با دستور جلسه ی زیر از ساعت 5:03  لغایت 7 : 07 صبح در دفتر اینجانب برگزار می گردد. مزید امتنان است در جلسه فوق شرکت فرمایید.

1- ارایه گزارش از اقدامات انجام شده

2- خالی بندی درخصوص اقدامات انجام نشده

3- ارایه بلوف و برنامه های گذشته حال و آینده

بنا به اهمیت موضوع مستدعی است در وقت مقرر شخصا در جلسه حضور بهم رسانید.

با تشکر

ویلبر رایت ( مخترع هواپیما )

 

====

جناب آقای زورو

رییس محترم شرکت Z

موضوع : دعوت جهت حضور در اولین جلسه تخصصی گروهبان گارسیا

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار می رساند دومین جلسه تخصصی بررسی نقاط قوت و ضعف گروهبان گارسیا با مشارکت نخبگان خبره و مطلعین کلیدی این حوزه و همچنین با حضور مجری طرح نوه گروهبان گارسیا مورد بررسی و هم اندیشی قرار گیرد.

لذا از شما دعوت می شود در جلسه ای که به همین منظور در تاریخ  فلان  راس ساعت 9 صبح  در سالن کنفرانس واقع در طبقه دویست و سه ساختمان مرکزی شرکت پیازچه شهر برره برگزار می شود حضور بهم رسانده و بر غنا و عمق این هم اندیشی بیفزایید.

آوردن بیل و کلنگ و استمبولی جهت هرچه عمیق تر نمودن بحث الزامی می باشد !

=====متن نامه ی خداحافظی بعلت استعفا ، انتقال ، بازنشستگی از یک شرکت خصوصی یا سازمان======
بنام خداوند بخشنده مهربان

سلام به همه دوستان و همکاران گرامی

خداوند منان را شاکرم که بر من منت نهاد تا بخشی از عمر خویش را در جمع با صفا و پر محبت شما همکاران گرامی سپری کنم ، به یقین ادعا میکنم که در طول این مدت بهره فراوانی از آموزه های انسانی ،اخلاقی ،علمی و فنی شما مدیران توانمند و همکاران پرتلاش و اندیشمند محترم نصیب اینجانب شده است . ضمن عرض سپاس و قدر دانی از الطاف شما دوستان و همکاران گرامی از خداوند متعال نعمات بی کران و استمداد و وپشتیبانی برای شما عزیزان آرزومندم . با توجه به استعفا / انتقال / بازشستگی اینجانب از تاریخ فلان در خدمت شما عزیزان نخواهم بود. با امید به اینکه از صمیم قلب قصور اینجانب را بخشیده و این حقیر را حلال فرمایید ، همگی شما را به خداوند بزرگ می سپارم .

با سپاس
کارمند مستعفی / انتقالی / بازنشسته
تاریخ ....
=====


           آیین نگارش و نامه نگاری اداری
 
با سلام بر تمامی دوستان و همکاران گرامی


با توجه به اینکه اینجانب از تاریخ فلان و بعلت استعفا / انتقال / بازنشستگی در میان شما عزیزان نخواهم بود بدین وسیله از همگی خداحافظی نموده و از خداوند قادر متعال برایتان آرزوی سلامتی و بهروزی را دارم. بودن در کنار شما افتخاری ست که تا همیشه به آن خواهم بالید.
ارادتمند شما
فلانی

=========

آیین نگارش و نامه نگاری اداری

 سرا پا اگر زرد و پژمرده ایم / ولی دل به پاییز نسپرده ایم
 چو گلدان خالی، لب پنجره / پر از خاطرات ترک خورده ایم
 اگر داغ دل بود، ما دیده ایم / اگر خون دل بود، ما خورده ایم
 دلی سر بلند و سری سر به زیر/ از این دست عمری به سر برده ایم
   

 قیصر امین پور


دوستان و همکاران گرامی



هر چند سلام سر آغاز دردناک خداحافظی است. ولی بگذارید این خداحافظی به امید درپیش بودن سلامی نو باشد.
اکنون که قرعه برای خدمت در سنگری دیگر برای اینجانب فراهم گردیده است ، فرصت را مغتنم شمرده و به پاس همکاری ، لطف و همدلی کلیه همکاران قدیمی و دوستان عزیزی که از آشنایی با آنان به خود می بالم و همواره یاریگر اینجانب بوده اند سپاسگزاری می نمایم .
با اذعان به این حقیقت که، آنچه محقق شده، لطف پروردگار و آنچه مانده، بضاعت ناچیز این بنده بوده است،کلیه دوستان و همکاران صمیمی ام را ، به خدا می سپارم و صمیمانه درخواست دارم قصور و کاستی هایم را با دیده رحمت ، بر من ببخشایند .
در سایه عنایات امام عصر (عج)، برای همگی آرزوی توفیق و سربلندی از درگاه ایزد منان را دارم .


به امید دیدارتان
و من ا...التوفیق
فلانی
===========

آیین نگارش و نامه نگاری اداری

«و الکاظمین الغیظ و العافین عن الناس والله یحب المحسنین»

اگر چه حلالیت طلبیدن، نباید محدود به زمان خاصی باشد ولی خوب، معمولاً فرصت‌هایی مانند استعفا و انتقال از شرکتی به شرکتی دیگر موجب تذکر آدمی است. انشاء الله،اگر مشکلی پیش نیاید و بعلت استعفا یا انتقال از شرکت ، از تاریخ فلان در خدمت همکاران گرامی نخواهم بود، از این رو از همه‌ی دوستان و همکاران محترم تقاضا دارم این جانب را یا با عفو خویش یاری کنند یا فرصتی برای جبران فراهم کنند. هم‌چنین متمنی است اگر کسی را نیز می‌شناسید که این جانب حقی از او ضایع کرده‌ام و به هر دلیلی ممکن است این نوشته را نبیند وی را نیز مطلع سازید.
«...امیدوارم با بذل کرم شما و حقوقی که به هر دلیل بر گردن حقیر دارید، عفو بفرمایید و خطاهای مرا ببخشید و از وعده تخلف ناپذیر عفو ربوبی برخوردار گردید که فرمود «ولیعفوا ولیصفحوا، الا تحبون ان یغفر الله لکم» دعای خیر شما را طلب می‌نمایم که بدون عنایت و توجه حق جل و علی هیچ توفیق نخواهم یافت...»
با تشکر
ارادتمند فلانی

=========

آیین نگارش و نامه نگاری اداری
بنام یگانه ی هستی بخش
آری هر آمدی، رفتی در پیش دارد...
سلام بر تمامی همدلان همکار
به شماهایی که همواره عزمتان در کار جزم بود و دلتان پر از امید و مهربانی و دستهایتان در کار و گامهایتان در حرکت.
راهتان پرنشاط و پر از سرزندگی باد.
به امید آنکه در این سالها هرآنچه که از قصورم یا غیر آن از من بر دل ، سنگین نگاشتید
بروبید و به دریایی دلهاتان ببخشاید.
آری بعلت استعفا یا انتقال یا بازنشستگی بناچار و با اکراه شما را ترک خواهم گفت ولی قلبم در اینجا ، آری در همینجا و با شما خواهد بود.
همگی شما عزیزان را به خداوند بزرگ و متعال می سپارم و آرزوی شادکامی و بهروزی تمامی تان را از خداوند منان دارم.
امید که در کارهایتان، موفقیت رفیق راهتان باشد و نتیجه همدلی و اتحاد در برابر مشکلات به کامتان.
ارادتمند و آرزومند آرزوهای نیکتان هستم
عاجزانه تقاضای حلالیت از فرد فردتان را دارم
با تشکر فلانی
=====نمونه متن نامه درخواست و تقاضای افزایش حقوق پرسنل از مدیران======
بسمه تعالی

 

جناب آقای ................

مدیر محترم .........

موضوع : درخواست افزایش حقوق ( ارسال نامه از رییس کارمند به مقام بالاتر )

با سلام

احتراما به استحضار می رساند ، با توجه به اینکه جناب آقای کارمندیان که هم اکنون بعنوان سمت کارمند در واحد بهمان مشغول انجام وظیفه می باشند از حقوق و مزایای مناسبی برخوردار نیستند. لذا خواهشمند است بعلت سابقه کار ایشان و رضایت از عملکرد ایشان از آن مقام محترم تقاضا دارم تا درصورت صلاحدید درخصوص افزایش حقوق ایشان دستورات لازم را صادر فرمایید.

با تشکر و سپاس

رییس کارمند

=============

جناب آقای فلانی

رییس محترم ........

موضوع : تقاضای  افزایش حقوق

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار آن مقام محترم می رساند نظر به افزایش حقوق کارکنان در سال جدید ، تا کنون حقوق اینجانب افزایشی نداشته است.

لذا از آن مقام محترم تقاضا دارم درصورت صلاحدید دستورات لازم درخصوص افزایش حقوق اینجانب را به امور اداری صادر فرمایند.

پیشاپیش از بذل محبت و همکاری صمیمانه جنابعالی  کمال تشکر را داشته و امیدوارم - با توکل بر خداوند متعال و مدیریت مدبرانه حضرتعالی و تلاش تمامی همکاران گرامی - در  رسیدن به اهداف عالیه شرکت موفقیت روز افزون حاصل گردد.

==========

جناب آقای فلانی

رییس محترم ........

موضوع : درخواست افزایش حقوق

با سلام و احترام

بدینوسیله ضمن تبریک سال نو و آرزوی شادباش برای جنابعالی و خانواده محترم به استحضار آن مقام محترم می رساند؛ اینجانب کارمند کارگرزاده که از تاریخ فلان در واحد ....... و با سمت بهمان مشغول بکار می باشم و طی این مدت با صداقت و پشتکار سعی در انجام تمام امور محوله بنحو شایسته داشته ام تا بتوانم رضایت مسئولین محترم را جلب نمایم.

 نظر به افزایش هزینه ها و تورم در سال جدید و به جهت دلگرمی و ایجاد انگیزه بیشتر از آن مقام محترم تقاضا دارم درصورت صلاحدید دستورات لازم درخصوص افزایش حقوق اینجانب را به واحد امور کارکنان صادر فرمایند.

پیشاپیش از بذل محبت و مساعدتهای صمیمانه جنابعالی  کمال تشکر را داشته و آرزوی توفیق روز افزون حضرتعالی و دیگر مسوولین محترم را از خداوند متعال خواستارم.

 

با تشکر و امضا

کارمند
=====نمونه نامه تقدیرنامه بازنشتگی======
هر آن کس خدمت جانان به جان کرد  ×  به گیتی نام خود را جاودان کرد

 

همکار ارجمند سرکار خانم / جناب آقای فلانی

 

آری ، چه غرور آفرینند آن عزیزانی که در کمال صداقت و درستکاری بیش از سی سال از بهترین سالهای عمر خود را در سنگر خدمت گذراندند و در جهت تحقق اهداف شرکت خالصانه از هیچ کوششی  دریغ نورزیدند.

با پذیرش غم و شادی ، عتاب و عقاب ، صبر و شکیبائی و با توکل به ایزد منان در کنار سایر همسنگران از جان و مال خود گذشتند و اینک با کوله باری از تجربه سنگر را به دیگران سپردند.

اکنون که به افتخار بازنشستگی نایل آمده اید ، شایسته است از زحمات بی دریغ ، مساعی ارزشمند و اهتمام ویژه جنابعالی در طول مدت خدمت تشکر و قدردانی نموده، توفیق روز افزون شما و خانواده گرانقدرتان را از درگاه احدیت مسئلت نمائیم.

امید است در پرتو عنایات حق همواره در کلیه شئون زندگی موفق و موید باشید.

با تشکر

رییس شرکت
======نمونه حکم انتصاب کارمندان به سمت بالاتر=====
بسمه تعالی

جناب آقای تازه بدوران رسیده

با سلام

ضمن تشکر از خدمات آقای معزولیان ، و با عنایت به دانش، تجربیات ارزنده ، پشتکار ، دقت و تعامل خوب جنابعالی در محیط کار، و بنا به پیشنهاد فلانی به موجب این حکم از تاریخ ...........   به عنوان .......... شرکت منصوب و زیر نظر اینجانب / آقای فلانی  انجام وظیفه خواهید نمود.

 

شایان ذکر است اهم وظایف جنابعالی عبارتند از:

1-    ....

2-   .........

 

امید است با استعانت از خداوند متعال و با همت، درایت و پشتکاری که بحمداله از آن برخوردارید با همدلی، تلاش و مساعدت کلیه همکاران ارجمند، در به ثمر رسیدن اهداف شرکت موفق باشید.

 

موفقیت جنابعالی و سایر همکاران محترم را در انجام وظایف محوله جهت تداوم اهداف شرکت از درگاه خداوند متعال و مهربان خواستارم.

ضمنا بدینوسیله از زحمات آقای معزولیان - قدرقدرت سابق - در مدت تصدی سمت مزبور تشکر و قدردانی می گردد.

 

با آرزوی توفیقات الهی

رییس شما

 

==========================

 

بدینوسیله از تاریخ این حکم جنابعالی بعنوان سمت .... شرکت منصوب و مستقیما به اینجانب گزارش می فرمایید.

امید است با استفاده از پشتوانه تجربی و سوابق موثر و مفید قبلی خود ضمن سازماندهی لازم به منظور ارتقاء کیفیت خدمات و موارد مرتبط با سمت مربوطه ، فعالیتهای جاری شرکت را به نحو مطلوبی اداره نمایید.

لازم است با تلاش دوچندان ، برنامه ریزی دقیق و بهره گیری از توان کارشناسان آن واحد جهت تحقق اهداف والای شرکت اقدام نمایید.

از خداوند تبارک و تعالی موفقیت جنابعالی و سایر همکاران آن امور را در انجام امور محوله مسئلت می نمایم.

 

با تشکر فلانی

رییس شرکت

 

 =========

 

جناب آقای فلانی

سلام علیکم

 

نظر به تعهد و تجارب و عملکرد مثبت شما در مدت سرپرستی فلان سمت بدینوسیله جنابعالی را بعنوان رییس فلان در این شرکت منصوب می نمایم.

امید است با اتکال به ایزد متعال و با بهره گیری از تمامی امکانات و ظرفیتهای موجود در انجام وظایف محوله و رضایت مراجعین محترم کوشا باشید.

ضروری است با سرلوحه قراردادن راهبرد تفکر ، توکل و تلاش در انجام امور محوله و بکارگیری نیروهای کاردان ، متعهد و کارآمد و با سازماندهی متفکرانه و هوشمندانه ی تمام امکانات و منابع در اختیار به همراه برنامه ریزی اصولی و هدفمند نسبت به انجام وظایفی که بعهده گرفته اید مجدانه کوشش نمایید.

 ببینیم و تعریف کنیم !

امید است با اتکال به عنایات خداوند متعال همه تلاشها و کوششهای خود را در جهت تحقق هرچه بیشتر و برجسته تر اهداف و آرمانهای والای شرکت بکار بندید.

توفیق هرچه بیشتر جنابعالی را از خداوند منان خواستارم.

ضمنا بدینوسیله و ناچاراً  از خدمات گسترده ! و زحمات ارزشمند و شبانه روزی و اثرگذار!  آقای معزولیان در طول تصدی این مسئولیت تقدیر و تشکر  نموده و برای ایشان آرزوی توفیق روز افزون دارم.

 

ضمنا بدینوسیله و ناچاراً  از خدمات ارزشمند ! و زحمات  شبانه روزی و اثرگذار!  آقای معزولیان که عمری را در این مسئولیت مشغول به خدمت بوده و اینک به افتخار بازنشستگی نائل آمده اند صمیمانه تقدیر و تشکر نموده و برای ایشان آرزوی موفقیت بیشتر و پیروزی می نمایم.

 

================

با عرض تشکر از پذیرش مسئولیت و نظر به دانش تجربه و سوابق ارزنده کاری جنابعالی و بموجب این حکم بعنوان سمت فلان منصوب می گردید.

اطمینان کامل دارم که تعهد دانش و تجربیات ارزنده ی جنابعالی شما را در شناخت همه جانبه ی موضوعات حیطه ی فعالیت  به منظور سازماندهی علمی و اجرائی شرکت مدد خواهد نمود.

توفیق روز افزون شما و همکاران محترمتان را از خداوند منان مسئلت می نمایم.
=====نمونه نامه اداری درخواست وام یا مساعده حقوق======
جناب آقای فلانی

رییس محترم امور کارکنان

موضوع : درخواست وام یا مساعده حقوق

با سلام و احترام

بدینوسیله اینجانب  ............. کارمند یا کارگر شماره ........ که در قسمت ....... مشغول بکار می باشم بدلیل مشکلات مالی و شخصی ، تقاضای دریافت  مبلغ ..... ریال وام / مساعده حقوق دارم که به اقساط ماهیانه ... ریال یا در مدت .... ماه توسط قسمت حسابداری از اولین حقوق و دستمزد پس از دریافت کسر گردد.

خواهشمند است دستور فرمایید اقدام لازم مبذول نمایند.

پیشاپیش از دستور مساعد جنابعالی کمال تشکر را دارم.

با تشکر . امضا
=====نمونه نامه درخواست مرخصی بدون حقوق======
   

جناب آقای فلان

رییس محترم امور کارکنان

موضوع : درخواست مرخصی بدون حقوق

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار می رساند  اینجانب فلانی با توجه بروز برخی مشکلات خانوادگی / تحصیلی / شخصی متقاضی استفاده از مرخصی بدون حقوق به مدت اینقدر ماه از تاریخ فلان می باشم. خواهشمند است درصورت صلاحدید با توجه به نیاز مبرم و ضرورت موضوع برای اینجانب با تقاضای اینجانب موافقت و دستورات لازم را در این خصوص صادر فرمایید.

پیشاپیش از مساعدت و حسن اعتماد جنابعالی کمال تشکر را دارم.

 

=====نمونه نامه گواهی اشتغال به کار با ذکر کسر حقوق======
   

از : شرکت فلان

به : بانک / موسسه مالی شعبه سرگردنه

موضوع : گواهی ضمانت

             با سلام و احترام، بدینوسیله بنا به تقاضای جناب آقای / سرکار خانم فلانی به شماره ملی ...... گواهی می شود نامبرده فوق کارمند قراردادی / پیمانی / رسمی و شاغل در این شرکت می باشد و حقوق و مزایای ناخالص ایشان به مبلغ چندرقاز ریال می باشد.

این گواهی بنا به درخواست نامبرده صرفا جهت اطلاع بانک / موسسه فوق الذکر صادر شده و فاقد هرگونه ارزش و اعتبار دیگری می باشد. ضمنا چون ایشان از روی ناچاری و رودربایستی ضمانت برادر / خواهر بهمانی را به مبلغ یه عالمه  ریال به عهده گرفته است این شرکت تعهد می نماید چنانچه وام گیرنده به عللی از پرداخت اقساط در سر رسید معین خودداری نماید با گزارش کتبی بانک تا زمانی که از این مدیریت حقوق می گیرد از حقوق وی و طبق قانون ( یک سوم مجردین و یک چهارم متاهلین ) کسر و به بانک پرداخت نماید.

ضمنا این تعهد فقط در حق وام گیرنده فوق معتبر بوده و درصورت هرگونه انتقال وام به هر شکل به شخص ثالث کان لم یکن محسوب می گردد.

======نمونه تقدیر نامه برای کارمندان مستعفی یا بازنشسته=====
   

بسمه تعالی

 

جناب آقای ....... /  سرکارخانم ........

 

با سلام و احترام

    بدینوسیله از تلاش و زحمات ارزشمند و بیدریغ جنابعالی در طول مدت خدمت در این شرکت کمال تقدیر و تشکر را داریم. بدیهی است شرکت با اکراه و در پی اصرار جنابعالی، استعفای شما را مورد قبول قرار داده است . با رفتن جنابعالی از این شرکت ، ما یکی از بهترین سرمایه های انسانی و خوب خود را از دست دادیم.  از خداوند متعال برایتان شادکامی ، سلامت و بهروزی و موفقیت روز افزون مسئلت نموده و امیدواریم در کلیه مراحل زندگی کاری و شخصی تان موفق باشید.

 

با تقدیم احترام

فلانی

مدیرعامل

 

============

تقدیر نامه

همکار ارجمند جناب آقای فلانی

اکنون که پس از سالها خدمت در راه توسعه شرکت از تاریخ ........ به افتخار بازنشستگی نایل آمده اید ، شایسته است از تلاش و کوشش بیدریغ شما در  پیشرفت ، ارتقاء و گسترش شرکت تشکر و قدردانی بعمل آید.

فرصت را مغتنم دانسته از درگاه احدیت دوران بازنشستگی توام با سعادت و موفقیت برای جنابعالی و خانواده محترمتان مسئلت می نمایم.

بدیهی است جنابعالی عضو افتخاری خانواده بزرگ شرکت ... خواهید بود .

فلانی مدیرعامل

=====طریقه نوشتن متن نامه استعفا نامه اداری======
جناب آقای ....

مدیر محترم امور اداری / رییس محترم اداره کارگزینی

با سلام و احترام

بدینوسیله اینجانب ............. به شماره کارمندی ...... و به شماره شناسنامه ....... که از تاریخ ........... در این شرکت با سمت ....... در واحد ...... مشغول بکار می باشم بدلایل شخصی / کاری تقاضای استعفای خود را از تاریخ ............... بحضور تقدیم می دارم.

خواهشمند است دستور فرمایید اداره امور کارکنان درخصوص درخواست اینجانب اقدام لازم مبذول نمایند. بدیهی است اینجانب تا زمان تسویه حساب در خدمت شرکت بوده و در صورت نیاز آمادگی دارم تا آموزش نفر جدید جهت تصدی شغل مربوطه را بر عهده گیرم.

پیشاپیش از حسن نظر جنابعالی کمال تشکر خویش را ابراز نموده و توفیق جنابعالی و دیگر همکاران محترم مجموعه را از خداوند منان خواستارم.

با تشکر و سپاس

نام و نام خانوادگی

تاریخ و امضا
=====درخواست صدور برگ عدم سوء پیشینه کیفری======
   

بسمه تعالی

رییس محترم اداره تشخیص هویت

شهرستان .........

موضوع: درخواست صدور  برگ عدم سوء پیشینه کیفری

باسلام

نظر به اینکه مراحل استخدامی  آقای فلانی  فرزند بهمانی به شماره ملی  ................... متولد 1300صادره از  شهرستان  برره در این سازمان / شرکت تحت بررسی  می باشد. خواهشمند است دستور فرمایید درخصوص صدور برگ عدم سوءپیشینه مساعدت لازم بعمل آورند.

از دستور مساعدت جنابعالی کمال تشکر و قدردانی را دارم.

با تشکر

امور کارکنان

=====نمونه حکم انتصاب کارمندان - ارتقاء کارکنان======
   

برادر گرامی جناب آقای  ....... /  سرکار خانم .....

با سلام

به موجب این حکم جنابعالی را از این تاریخ  به سمت ........... شرکت منصوب تا در چهارچوب شرح وظایف ابلاغی انجام وظیفه نمایید.

امید که با توجه به توانمندی، شایستگی  و سابقه طولانی جنابعالی در امور ............... و با توکل به ایزد منان و همکاری صمیمانه ی کلیه ی کارکنان شرکت در انجام امور محوله موفق و موید باشید.

فلانی – رییس شرکت

رونوشت : روابط عمومی جهت اطلاع و ابلاغ به پرسنل شرکت و نصب در تابلو اعلانات

===========



برچسب‌ها: نمونه حکم انتصاب کارمندان, نامه اداری, نامه ارتقاء کارکنان, نامه, نمونه نامه
نوشته شده توسط محسن جان  | لینک ثابت |

متن سند معاملات یک برگی رهنی سه شنبه 11 مهر1391 11:4 قبل از ظهر
متن سند معاملات یک برگی رهنی

قرارداد زیر بین داین (مرتهن): شرکت ............. سهامی عام / خاص  ...................... به نمایندگی آقای ................ به موجب معرفی نامه شماره ............. مورخه .................. از یک طرف و مدیون (راهن): آقای .......................... فرزند ................... به شماره شناسنامه ................. و شماره ملی ....................... صادره از .............. متولد ................. ساکن .................................. که منبعد مدیون نامیده می شود از طرف دیگر منعقد گردید موضوع قرارداد: پرداخت وام مسکن : الف) میزان تسهیلات و نحوه بازپرداخت آن: شرکت تسهیلاتی به منظور تأمین مسکن که تمامی آن حسب الاظهار مدیون تسلیم وی گردیده به مدیون اعطاء نموده و نامبرده نیز طبق همین سند ضمن اقرار و قبول بدهی خود که بالغ بر مبلغ 00000 ریال می باشد متعهد و ملتزم گردیده که اقساط آنرا در 00 قسط 00000 ریالی و 000 قسط 0000 ریالی و ...... قسط .......... ریالی، تأدیه نماید و ضمن عقد خارج لازم به داین وکالت بلاعزل با حق توکیل بغیر داد که اقساط مقرره را از تاریخ امضای سند از حقوق و مزایا و عنداللزوم از سایر داراییهای وی برداشت نماید. ب) مورد وثیقه: مدیون در مقابل دین مزبور همگی و تمامی ششدانگ یک دستگاه آپارتمان به شماره ملک ................................................... فرعی از باقیمانده ..................................... مکرر اصلی واقع در ................................ وبه شماره ثبت ........................ دفتر .......... صفحه ........... و تاریخ ثبت ................... و شماره ورقه مالکیت ........................... به انضمام متحدثات و متعلقات آن بدون استثنا شیئی با آب و برق و گاز در رهن و وثیقه داین قرارداد سپس قبض رهن بعمل آمد و مجدداً داین مورد رهن را به تصرف مدیون قرارداد تا در مدت فوق از منافع آن استفاده نماید. شروط و تعهدات: 1- تأخیر در تأدیه هریک از اقساط مقرره بمدت 10 روز از موعدهای معینه مزبور و یا برکناری مدیون از خدمت در شرکت ............  از قبیل اخراج، استعفا، انفصال دائم و یا مستحق للغیر درآمدن عین مال مرهونه و غیره موجب حال شدن تمامی دین او گردیده و داین حق دارد طلب خود را طبق شرایط مقرر در بند 12 این سند دفعتاً واحده و عنداللزوم از طریق صدور برگ لازم الاجرا استیفا نماید. 2- چنانچه طبق مقررات و آرای صادره از سوی مراجع ذیصلاح میزان اقساط متعلقه تقلیل یابد داین می تواند بجای افزایش مدت سند جمع تفاوت حاصل در مدت باقیمانده را نقداً و بطور یکجا از مدیون وصول نماید و یا نسبت به وصول تمامی طلب خود دفعتاً واحده از طریق صدور اجرائیه اقدام نماید. 3- قبل از استهلاک و یا پرداخت تمامی دین و نهایتاً تحقق فک رهن، مدیون حق انجام هیچگونه معامله ناقله اعم از قطعی، شرطی، صلح، رهن مازاد، اقاله وکالت و اجاره بیش از سه سال و غیره و نیز حق توثیق مازاد وثیقه در نزد مراجع قضایی بمنظور ضمانت در دعاوی حقوقی و کیفری نسبت به مورد رهن را نخواهد داشت هرگونه اقدام وی در این موارد از درجه اعتبار ساقط و شخصاً مسئول عواقب آن خواهد بود و موجب حال شدن تمامی دین او می گردد. 4- تمامی ششدانگ عرصه و اعیان مورد رهن درمقابل هریک از اجزاء دین مستقلاً حتی آخرین قسط در رهن و وثیقه می باشد بنحوی که هرگاه اسباب صدور اجرائیه فراهم گردد داین بمنظور استیفاء طلب خود میتواند برای باقیمانده اقساط حتی آخرین قسط نسبت به تمام ششدانگ مورد رهن و متعلقات آن اقدام به صدور اجراییه نماید. 5- تشخیص میزان بدهی ناشی از هرگونه خسارت احتمالی ناشی از آن با داین بوده و مدیون قبل از اداء تمامی دین و انجام کلیه تعهدات مربوطه به وام تصویبی حق فک رهن را بدون جلب موافقت مرتهن و اخذ مجوز کتبی از وی نخواهد داشت هرگونه تخلف مدیون از مفاد این سند و سایر شروط این سند که منجر به ورود خسارت به داین گردد موجب پیگیری و تعقیب مدیون از طریق مراجع قضایی خواهد بود. 6- هرگونه تغییری در مورد رهن حاصل و یا ساختمانی و یا تأسیساتی در آن احداث و یا منصوب شود ضمیمه رهن بوده و مانع اجرای ماده 34 اصلاحی قانون ثبت نسبت به تمامی آنها نخواهد بود. 7- ضمن عقد خارج لازم  مدیون به داین وکالت بلاعزل با حق توکیل بغیر داد که چنانچه مورد رهن بدواً و یا درصورت اضافه نمودن بنایی درآن فاقد گواهی پایان ساختمان باشد و درصورت عدم اقدام مدیون نسبت به تحصیل پایان کار بمدت 30 روز، به مراجع صالحه مراجعه و نسبت به تحصیل گواهی مزبور اقدام نماید و درصورتی که در این خصوص ساختمان مورد وثیقه برخلاف ضوابط شهرداری بنا گردیده باشد داین مجاز خواهد بود جریمه مورد طلب مراجع صالحه را پرداخت و سپس با احتساب کارمزد و هزینه ها و خسارات متعلقه از حقوق و داراییهای دیگر مدیون استیفاء طلب نماید و چنانچه مراجع ذیصلاح رأی بر تخریب قسمت یا قسمتهایی از مورد رهن را داد داین مجاز به تخریب بنای مورد خلاف می باشد و در این زمینه مدیون حق هرگونه اعتراض، ممانعت و مطالبه حق را از خود سلب نمود. 8- مدیون ضمن عقد خارج لازم به داین وکالت بلاعزل با حق توکیل به غیر داد که مورد رهن را به هزینه مدیون درمقابل آتش سوزی و انفجار بیمه نماید و درصورت بروز حادثه خسارت وارده را از بیمه وصول و پس از کسر اقساط معوقه دین چنانچه مازادی حاصل شد جهت تعمیر و ترمیم مورد خسارت به نسبت پیشرفت کار به مدیون پرداخت نماید. 9- پرداخت هرنوع مالیات و عوارض شهرداری در مدت این سند تا استهلاک کامل دین برعهده مدیون است و چنانچه از تأدیه آن استنکاف نماید داین نسبت به پرداخت آنها اقدام و سپس وجوه پرداختی را با کارمزد و هزینه ها و خسارات متعلقه از مدیون و عندالقتضا از طریق صدور اجراییه وصول می نماید. 10- (این شرط اختصاص به احداث بنا و توسعه و تکمیل دارد) مدیون ملزم و متعهد است که وام دریافتی را از تاریخ امضای این سند ظرف مدت 18 ماه به مصرف ساختمان مورد رهن رسانده و ساختمان را طبق نقشه مصوب شهرداری و پروانه ساختمان به اتمام برساند و گواهی پایان کار قطعی آنرا تحصیل و به داین تسلیم دارد در غیر اینصورت تمامی دین او حال شده و داین خواهد توانست با احتساب خسارت مربوطه نسبت به وصول آن و عنداللزوم از طریق صدور اجراییه اقدام نماید. 11- مدیون ضمنعقد خارج لازم به داین وکالت بلاعزل با حق توکیل بغیر داد چنانچه مورد وثیقه کلاً یا جزئاً در طرح های عمرانی و غیره وزارتخانه ها و سازمانهای دولتی یا وابسته به دولت یا شهرداریها و یا در حریم تأسیسات مؤسسات مزبور واقع گردد مورد رهن را به مؤسسه صاحب طرح بفروشد و عواید حاصله را پس از کسر بدهی مدیون و سایر هزینه های متعلقه به وی تأدیه نماید. 12- هرنوع تخلف از هریک از شروط این سند از طرف مدیون سبب حال شدن دین او شده و داین حق خواهد داشت طبق مقررات و از طریق صدور اجراییه نسبت به استیفای طلب خود اقدام نماید از طرفی ضمن عقد خارج لازم مدیون به داین وکالت بلاعزل با حق توکیل بغیر داد چنانچه مال مرهونه برای ادای دین کافی نباشد طلب خود را از حقوق و هرگونه مطالبات و مزایای مدیون برداشت نماید و به سایر داراییها و اموال مدیون رجوع نماید. 13- تشخیص داین نسبت به تخلف از هریک از تعهدات مندرج در این سند قاطع و میزان مبلغی که داین برای صدور اجراییه به دفترخانه اعلام می دارد کافی برای صدور اجراییه می باشد و مدیون بدینوسیله حق هرگونه اعتراضی را نسبت به تشخیص متخلف و صورتحساب داین از خود سلب نمود. این سند باستناد نامه شماره ....... مورخه ........ ثبت قم و نامه شماره ....... مورخه ......... دارایی ............ و نامه شماره ....... شهرداری .................... و نامه شماره ............................ شرکت ...........  تنظیم گردید و حق الثبت به موجب سامانه الکترونیکی واریز و اوراق سری .......... مصرف گردید به تاریخ ........


برچسب‌ها: سند معاملات یک برگی رهنی, سند, معامله
نوشته شده توسط محسن جان  | لینک ثابت |

بین امضاء کنندگان ذیل: آقای  ........  فرزند  ........  به شماره ........ شناسنامه  ........  صادره از ........  متولد ........  دارای شماره ملی ........ و کد پستی ........  دارای کارت پایان خدمت به شماره ........        به شماره کارمندی ........  ساکن ........  بعنوان مشتری و راهن سند شماره ........ مورخ ........ تنظیمی این دفتر خانه و شرکت ........... ثبت شده به شماره ..........  ثبت شرکت های ......... به نمایندگی آقای .......... به نشانی ............ طبق نامه شماره ........       مورخه ........ که در این قرارداد با نمایندگی ذیلا شرکت نامیده می شود از طرف دیگر این قرارداد و در تعقیب قرارداد مذکور و بشرح زیر مستعد شد

ماده 1- بموجب این قرارداد ششدانگ یک باب خانه........  به مساحت ........ متر مربع به شماره پلاک ثبتی ........  فرعی از........ اصلی واقع در........   کد پستی ........  مندرج در بند (ب) قرارداد رهنی            مورخ         این دفتر فک رهن نمود و بجای آن مشتری برای وثیقه تاییدیه بدهی ناشی از قرارداد مذکور و این قراراداد از تاریخ قرارداد         مورخ       این دفتر می باشد و مادام که قرارداد فوق الذکر باطل نشده و ملک فوق فک رهن نگردد شرکت حق دارد مطالبات خود را با ستناد قرارداد مذکور و این قرارداد وصول نمایند ماده 3- این قرارداد صرفا ً بمنظور تعویض وثیقه قرارداد مذکور منعقد گردید بنابراین سایر موارد و مندرجات قرارداد مذکور کماکان بقوت و اعتبار خود باقی است و مورد رهن مذکور در بند (ب) این قرارداد تحت شرایط مندرجات قرارداد       مورخ ........  و این قرارداد در رهن شرکت .......... قرار گرفت و شرکت یاد شده حق دارد از مورد رهن مطالبات خود را از مشتری مطالبه و استیفاء نماید این سند پیرو سند رهنی شماره ........  مورخ              این دفتر تنظیم گردید و با آن در حکم واحد میباشد و پاسخ استعلام شماره        مورخ    داره ثبت منطقه ..... استان ......... مشمول بازداشت و بند (ز) نمی باشد حق الثبت مبلغ  ........ ریال بموجب  فیش شماره .......... از طریق سامانه پرداخت الکترونیکی واریز و حق التحریر و بهای اوراق ببانک مسکن شعبه بهارستان واریز گردیده و این سند بر روی اوراق بشماره های تنظیم گردید.

بتاریخ                     محل امضاء


برچسب‌ها: فرم قرارداد, اقرارنامه
نوشته شده توسط محسن جان  | لینک ثابت |

نامه نگاری اداری سه شنبه 11 مهر1391 10:58 قبل از ظهر
مقدمه
سازمانهای اداری باقتضای هدفی که دارند و وظایفی که ملزم بانجام آن هستند بذل مجاهدت و ابراز فعالیت می نمایند. حاصل کوشش و فعالیت آنها بصورت اوراق و اسنادی در می آید که مجموعه آن پرونده و سابقه موضوع مربوط را تشکیل می دهد، این مکاتبات و اسناد که بطور مستمر و متوالی بوجود می آیند چگونگی اقدامات و نحوه انجام عمل هر مورد و موضوع را شامل بوده و در اینصورت اسناد ذی قیمت و ارزنده ای هستند که با صرف وقت و پرداخت هزینه های مادی و کوشش های انسانی به دست آمده اند و ضرورت دارد که با علاقمندی و برمبنای علمی آنها را طبقه بندی و تنظیم و بالاخره حفظ و نگهداری نمود. واحدهای سازمانی هریک قسمتی از وظایف و خط مشی کلی سازمان را به عهده دارند و در رشته مربوط به خود دارای اختیارات لازم بوده و با انجام وظائف خود بصیر و مطلع می باشند، بنابراین منشاء ایجاد تولید نامه های صادره فعالیت و عملیات کارکنان سازمان است که منفرداً و مجتمعاً تبدیل باسناد و اوراق و نامه هایی می گردد و نامه های صادره را بوجود می آورد. نامه های صادره منعکس کننده فعالیتهای صورت گرفته است که اگر بدرستی تنظیم و ارسال نگردد روند اجرایی امور را دچار اخلال می کند. بدین لحاظ و بمنظور یکسان سازی چارچوب نامه های صادره از سوی دانشگاه این مجموعه گردآوری و تقدیم می گردد.

هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد.

ویژگیها و مشخصاتی که نامه های اداری را از سایر نامه ها متمایز می سازد عبارتند از : شماره – تاریخ- عنوان واحد گیرنده- عنوان واحد فرستنده- موضوع- نام و عنوان امضاء کننده نامه- امضای نامه بوسیله شخص صلاحیتدار- تهیه و نگارش نامه روی کاغذهای اداری – رعایت ضوابط نامه نگاری.

برای سرعت بخشیدن به جریان برخی از کارها از یادداشت اداری استفاده می شود. یادداشت اداری از تمامی ویژگیهای نامه اداری برخوردار نمی باشد. اما چون در برخی از موارد به عنوان سند و مدرک می تواند ملاک عمل قرار گیرد، باید به وسیله مقام صلاحیتدار امضاء شود و برای انجام یافتن امور اداری یا مالی در دفتر اندیکاتور ثبت گردد.

هر نامه اداری از پنج جزء مذکور در ذیل تشکیل میشود:
الف- سرلوحه. ب – عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع. ج- متن نامه. د- مشخصات امضاء کننده. هـ - گیرندگان رونوشت.

نامه های اداری به آن قسمت از نامه اطلاق می گردد که معمولاً در بالای کاغذهای اداری چاپ شده است. در وزارتخانه ها و موسسات دولتی آرم جمهوری اسلامی ایران، نام وزارتخانه، نام موسسه یا سازمان، شماره، تاریخ، و پیوست می باشد، برخی از سازمانهای وابسته به دولت، آرم اختصاصی خود را در بالای نامه چاپ می کند.

عنوان گیرنده نامه : منظور از گیرنده یا مخاطب نامه عبارت از شخص، مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه به آن خطاب می شود.
عنوان گیرنده نامه با کلمه «به» مشخص می شود.
عنوان فرستنده نامه: منظور از فرستنده نامه عبارت از شخص یا مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه از طرف او نوشته می شود. بیان کننده عنوان فرستنده نامه کلمه «از» می باشد.
موضوع نامه : منظور از موضوع نامه عبارت کوتاه و گویایی است که مبین محتوای نامه باشد موضوع نامه با کلمه «موضوع» مشخص می گردد.

_تلخیص موضوع نامه و ذکر آن در بالای نامه صادره ضروری است و انجام این امر باید از طرف تهیه کننده پیش نویس صورت پذیرد. زیرا نامبرده بهتر از سایر مقامات اداری که در جریان مطالعه نامه قرار می گیرند صلاحیت خلاصه نمودن موضوع را دارد.
تعیین خلاصه مطالب مندرج در نامه و ذکر آن در بالای نامه موجبات سهولت و سرعت گردش و مکاتبات را فراهم
می سازد و برای متصدیان ثبت و کنترل و سایر پرسنلی که نامه را از نظر کلی ملاحظه نموده و یا مورد بررسی و اقدام قرار می دهند مفید و ضروری است.

متن نامه مطالب و شرحی است که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می شود و در حقیقت هدف نامه است و چیزی است که انگیزه تهیه نامه می باشد و ممکن است کوتاه و در یک یا چند سطر باشد و یا در یک یا چند صفحه تهیه و تنظیم گردد.

مسئولیت نهایی هر نامه با یک فرد یا مقام سازمانی است که نامه بوسیله وی امضاء می شود. در این جا منظور از مشخصات امضاء کننده، مشخصات اداری و فردی شخصی است که نامه را امضاء می کند.

منظور از گیرندگان رونوشت، واحدهای سازمانی یا اشخاصی هستند که می باید رونوشت نامه به عنوان آنان صادر گردد و غیر از گیرنده اصلی است. گیرندگان رونوشت معمولاً با عبارت «رونوشت به» مشخص می گردد.
شماره:
تاریخ:
پیوست:
وزارت:
سرلوحه جناب آقای/سرکار خانم ....................
«مشخصات فردی و اداری گیرنده»
(عناوین )
رئیس/مدیر/سرپرست/محترم .............
موضوع:
متن:
مشخصات فردی و اداری فرستنده
امضاء
رونوشت به:
گیرندگان رونوشت
نامه های اداری از دیدگاه ماهیت کار: نامه های خبری- نامه های بازدارنده- نامه های دستور و درخواستی – نامه های هماهنگی.

به وسیله این گونه نامه ها، نتیجه کار به سازمان یا شخص ذیربط اطلاع داده می شود. یا ممکن است آغاز یا پایان یک کار را به اطلاع گیرنده نامه و یا ارباب رجوع برساند.

به نامه هایی اطلاق میشود که از انجام یا متن کار و یا بروز حادثه ای جلوگیری بعمل آورد. اینگونه نامه ها اقداماتی را که توسط سازمان یا افراد شروع شده و یا در حال شکل گرفتن است، بطور موقت و یا دائم متوقف می کند.

این نامه ها که بیش تر نامه های اداری را تشکیل می دهند دستور یا درخواست انجام گرفتن کاری است که ممکن است از سازمان یا فردی خواسته شود یا نتیجه کار از آنها سئوال گردد.

این گونه نامه ها برای هم آهنگی بین واحدهای مختلف سازمان تهیه میشود و یا ممکن است در موردی بین دو یا چند موسسه یا وزارتخانه ایجاد هم آهنگی کند مانند بخشنامه ها .

مراحلی که برای تهیه و تنظیم یک نامه اداری معمولا لازم است از این قرار است:

پیش از آنکه نامه ای نوشته شود و یا دستور نوشتن آن صادر گردد، لازم است با طرح چند سوال ضرورت نوشتن نامه محرز شود. بررسی قبل از نوشتن باعث خواهد شد که از مکاتبات اضافی و بیهوده جلوگیری شود و نامه بدون دلیل تهیه نگردد، بدین ترتیب در هزینه ها و وقت صرفه جویی بعمل خواهد آمد.

تهیه پیش نویس پایه و اساس نامه و در حقیقت طی کامل مراحل نگارش آن از ابتدا تا پایان کار می باشد. تهیه پیش نویس نیاز به فراهم آوردن مقدماتی دارد که برای سهولت مطالعه، آنرا در دو قسمت آماده سازی مقدمات و تدوین مورد بررسی قرار میدهیم.

مقدماتی که برای تهیه نامه اداری و یا اصولاً هر نوع نوشته علمی دیگر باید فراهم شوند عبارتند از تعیین و تحصیل منابع مورد نیاز و سپس تعیین چارچوب و تنظیم فهرست مطالبی که باید در نامه قید شود.

برای تهیه یک نامه خوب و موثر که مطالب و محتوای آن، مستند و مستدل ومتکی بر قواعد باشد گرچه نویسنده نامه بیش از هر چیز در هنگام نوشتن از حافظه و اطلاعات خود یاری می جوید، ولی در اغلب موارد از مراجعه به منابع مختلف به ویژه پرونده جهت مطالعه بیشتر بی نیاز نمی باشد.

این مرحله به تهیه و تنظیم فهرست مطالب اختصاص دارد که در حقیقت طرح و چارچوب ذهنی کار در این مرحله آماد ه می شود. در این مرحله نویسنده باید هنگام نوشتن نامه، مطالب و مسائل را که پیرامون نامه به ذهن او می رسد یادداشت کند. مطالب یادداشت شده را دوباره مورد تجزیه و تحلیل قرار دهد و براساس اهمیت تنظیم کند. ممکن است مطالبی از آن حذف و یا مواردی به آن اضافه شود. فهرست نهایی تقریباً چارچوب اصلی ما در ساختمان نامه است.

که شامل نحوه تنظیم عناوین و نیز تنظیم متن نامه است



نامه های اداری معمولاً مقدمه ای دارند، این مقدمه ممکن است کوتاه و در چند کلمه خلاصه شود یا چندین سطر را به خود اختصاص دهد. هر مقدمه ای با توجه به موضوع آن صورت مختلفی خواهد داشت. چنانچه نامه تهیه شده در پاسخ یا پیرو نامه ای باشد، در این حالت ذکر شماره و تاریخ و عنوان مختصر موضوع نامه قبلی مقدمه نامه جدید محسوب میشود، ولی اگر نامه بدون سابقه و جدید باشد لازمست که برای روشن شدن ذهن مخاطب و هم چنین برای آماده کردن مسیر فکر او برای پذیرش و دریافت پیام توضیح قبل از پرداختن به اصل موضوع داده شود که همین یک یا دو سطر بعنوان مقدمه تلقی میگردد.
اصل موضوع- از آنجا که نامه یکی از مهم ترین وسایل ایجاد ارتباط در سازمانها و ادارات شناخته شده است. شایسته است که به بهترین وجهی به رشته تحریر درآید. در این مورد ساده نویسی توصیه میشود. زیرا ساده و بی تکلف نوشتن تفهیم و امکان پذیر ساخته و نیاز به توضیح اضافه را کم میکند. نامه های اداری باید آن چنان تهیه شوند که براحتی منظور و هدف پیام دهنده را بازگو کند و خواننده پس از مطالعه، آن چه را که مراد نویسنده بوده است بطور کامل دریابد.
اختتام و نتیجه گیری- نامه های اداری ممکن است به گونه های مختلف پایان پذیرند. ولی آنچه در پایان نامه بیشتر به چشم می خورد، نشان دهنده اهمیت آن و ترغیب اقدام کننده در سرعت بخشیدن به انجام گرفتن درخواست و ارسال پاسخ است. از طرفی بهتر است در نامه های جوابیه، نتیجه مثبت و یا منفی کاملاً مشخص شود.

پس از آنکه پیش نویس تهیه گردید، لازمست قبل از ماشین شدن مورد بررسی قرار گیرد. این بررسی برای حصول اطمینان از کفایت و کارآیی و تاثیر مطالب طرح شده است. در مورد پاسخ نامه ها می توان نامه واصله را با پیش نویس نامه جوابیه تهیه شده مقایسه کرد تا اطمینان حاصل شود که پیش نویس تهیه شده کامل و بدون نقض بوده و به تمام سئوالات یا درخواستهای فرستنده نامه پاسخ گفته شده است. در سایر موارد برای بازبینی پیش نویس می توان از فهرست بررسی (چک لیست) استفاده کرد و براساس آن نسبت به بررسی مجدد پیش نویس اقدام نمود. در فهرست بررسی پیش نویس، سئوالاتی مطرح می گردد که بررسی پاسخ آنها نمایشگر کفایت یا کافی نبودن پیش نویس است.
سایر اقدامات – پس از آنکه پیش نویس تهیه شده از هر جهت مورد تایید تهیه کننده آن قرار گرفت ذیل آنرا امضاء و برای مقامی که باید امضاء نهایی نماید می فرستد. مقام مزبور پس از مطالعه، چک و اصلاح لازم را بعمل میآورد و عنداللزوم با افزودن و یا کم کردن مطالبی به آن، پیش نویس را بطور مقدماتی امضاء می کند و برای ماشین نمودن به واحد مربوطه می فرستد.
- رعایت شان سلسله مراتب مقامات اداری در مکاتباتمعمولاً مخاطب و دریافت کننده نامه نسبت به نویسنده و فرستنده با توجه به سلسله مراتب اداری یکی از حالات زیر را دارد:
الف- مقام مافوق و ارشد است.
ب- همردیف میباشد.
ج- مادون و زیر دست فرستنده نامه است.
در هریک از حالات فوق نزاکت و ادب اداری متناسب به مقام گیرنده نامه باید در نظر گرفته شود بدین کیفیت که خارج از اصل مطلب و موضوع مورد مکاتبه که باید با کمال سادگی و وضوح نگاشته شود توجه باین نکات هم ضروری است.
الف- ممکن است نامه ابتداء بساکن یعنی اولین نامه ای باشد که در موضوع مورد مکاتبه نوشته می شود بنابراین بعد از ذکر عنوان گیرنده و درج موضوع کلی بلافاصله باصل مطلب پرداخته میشود و ضمن نامه اصطلاحات اداری بشرح زیر عنوان میگردد:
بمقام مافوق:
« خاطر عالی مستحضر است که... » «باستحضار میرساند»...
«توجه آن مقام را باین موضوع معطوف می دارد که ...»
و جملات و عبارات مشابه. بمقام همردیف:
«باطلاع میرساند...»
«اشعار می دارد...» «بطوری که اطلاع دارید..» و جملات مشابه.

بمقام مادون و زیردست:
«تذکر می دهد»
«لازم است یادآوری نماید که»
محتاج تذکر است» و جملات مشابه .
هرگاه ضمن نامه تقاضای انجام کاری شده باشد بهتر است از این کلمات و اصطلاحات اداری استفاده شود:
مقامات مافوق: «متمنی است دستور فرمائید» یا «تمنا دارد مقرر فرمائید»مقامات همردیف: «خواهشمند است دستور فرمائید» یا «تقاضا دارد که دستور فرمائید».مقامات مادون: «مقتضی است..» یا «لازم است دستور دهید...» و موارد مشابه.
- ایجاد ارتباط در مکاتبات
نامه ای که از سازمان صادر می گردد ممکن است که در سازمان گیرنده سابقه داشته باشد و یا در پاسخ نامه طرف مکاتبه فرستاده شود در اینصورت از نظر امکان کنترل گردش نامه و بدست آوردن سوابق آن ضرورت دارد بشماره های مکاتبات و نامه های طرف گیرنده اشاره شود در این صورت:
الف- اگر نامه در پاسخ نامه طرف مکاتبه صادر گردد بعد از ذکر عنوان شماره و تاریخ نامه گیرنده باین شرح قید
می گردد:
«در پاسخ نامه شماره ......... مورخ»
«عطف به نامه شماره ..........مورخ»
ب- هرگاه نامه در دنباله مکاتبات گذشته فرستنده نامه باشد و بعد از آخرین مکاتبه نامه ای از گیرنده دریافت نشده است بعد از عنوان باین شرح انشاء می گردد:
«در تعقیب نامه شماره ....... مورخ .......... »
«پیرو نامه شماره ...... مورخ............»
ذکر شماره نامه بمتصدیان کنترل گردش نامه و بایگانیها امکان می دهد که بسرعت و به سهولت به پرونده و سوابق مربوطه دسترسی پیدا کنند.
گردآوری وتنظیم:
دبیرخانه کل دانشگاه شهید چمران اهواز 1 تعریف نامه اداری 2 مشخصات نامه اداری 3 یادداشت اداری 4 اجزای نامه های اداری 4.1 سرلوحه 4.2 عنوان های گیرنده، فرستنده و موضوع نامه 4.3 متن نامه 4.4 مشخصات امضاء کننده 4.5 گیرندگان رونوشت 5 نامه های خبری 6 نامه های بازدارنده 3- نامه های دستوری یا درخواستی: 7 نامه های هماهنگی 8 مراحل تهیه نامه های اداری 8.1 مرحله اول - بررسی قبل از نگارش 8.2 مرحله دوم- تهیه پیش نویس 8.2.1 آماده سازی مقدمات 1- تعیین و تحصیل منابع مورد نیاز 2- تعیین چارچوب کار و تنظیم فهرست مطالب 8.2.2 تدوین نامه1 -نحوه تنظیم عناوین نامه- تنظیم عناین نامه در مکاتبات اداری بستگی به مخاطب، فرستنده و موضوع نامه دارد. انتخاب عنوان صحیح، آغازگری منطقی و اثری مطلوب درگیرنده نامه خواهد داشت. عنوان مناسب مخاطب را وادار می کند نامه را به دقت مورد مطالعه قرار داده و جوابی منطقی و مناسب به آن بدهد. 2- تنظیم متن نامه – بطور کلی متن هر نامه ای از سه بخش تشکیل می شود . مقدمه – اصل موضوع و نتیجه گیری و اختتام مطلب. 8.3 مقدمه 8.4 مرحله سوم- بررسی پیش نویس

 

منبع :

http://forum.p30world.com/showthread.php?t=243497


برچسب‌ها: نامه نگاری اداری, نامه اداری, نگارش نامه
نوشته شده توسط محسن جان  | لینک ثابت |

هرچند اصول نامه نگاری را در دوره های مختلف تحصیلی یاد گرفته ایم، بیشتر ما در مکاتبه با مشکل مواجه می شویم. یا لحن مناسب استفاده نمی کنیم و یا منظورمان را واضح و روشن بیان نمی کنیم. گاهی هم بی تجربگی خود را با استفاده از قالب نادرست لو می دهیم. شاید فکر کنید که در عصر اینترنت صحبت از شیوه نامه نگاری بی مورد باشد ولی حتی ایمیل های کاری شما هم کمابیش باید از اصول سنتی نامه نگاری پیروی کنند.

از زبان و سبک نوشتار رسمی استفاده کنید: اگر در نوشتن های شخصی خودتان به املای جدید و یا اصلاح شده کلمات ارجحیت می دهید، سعی کنید که در نامه تان از املای سنتی کلمات استفاده کنید. برای نمونه ممکن است سرسختانه باور داشته باشید که کلمات تنوین دار فارسی باید به شیوه اصلاح شده نوشته شوند ولی لازم نیست که مخاطب نامه را هم متقاعد کنید. احتمال بدهید که مخاطب از چنین اصلاحاتی بی خبر باشد و آن را به حساب کم سوادی یا کم دقتی شما بگذارد. بدیهی است که عامیانه نویسی در نامه های اداری جایی ندارد.
تعارف را کنار بگذارید ولی احترام را حفظ کنید: نامه را با لحن محترمانه شروع کنید. در ایران مرسوم است که از «جناب آقای ...» یا «سرکار خانم ...» استفاده شود. اگر اسم گیرنده را نمی دانید یا به یک گروه می نویسید از عنوان و منصب استفاده کنید (مثال: مدیریت محترم شرکت ...). استفاده از القاب و عبارات پرطمطراق و آغشته به تعارف را کنار بگذارید. در عین حال فروتنانه بنویسید و نشان دهید برای موقعیت فرد یا سازمان موردنظرتان احترام و ارزش قائلید.
مختصر و صریح بنویسید: مقصودتان از نوشتن نامه را در جمله های اول آشکار کنید و حاشیه ‍پردازی نکنید. خودتان را به جای خواننده نامه بگذارید و تصور کنید که چقدر حوصله برای خواندن هر نامه به خرج می دهد. اگر انتظار دارید تقاضا یا سوال شما به درستی پاسخ داده شود آن را شفاف بیان کنید و دوپهلو ننویسید.
نامه را مودبانه تمام کنید: ختم نامه، عبارتی که قبل از اسم و امضا یتان می نویسید، هم باید مثل خطاب، متناسب با صمیمیت شما با گیرنده باشد. با تشکر، با سپاس، با احترام، و ارادتمند از معمول ترین عبارات به شمار می روند.
ظاهر نامه در واکنش گیرنده موثر است: این روزها نامه هایی که به منظور کار اداری نوشته می شوند تایپ شده هستند. ولی اگر چاره ای جز دست نویس کردن نامه ندارید خوانا و مرتب بنویسید. در استاندارد نامه نگاری فارسی، تاریخ در بالای صفحه چپ-چین می شود و خطاب و متن نامه راست-چین. شروع هر پاراگراف با انتهای پاراگراف قبلی یک خط فاصله دارد. ختم نامه به اضافه ی اسم و امضای شما باید چپ چین شوند.

برچسب‌ها: نگارش, نگارش نامه, نگلرش نامه اداری
نوشته شده توسط محسن جان  | لینک ثابت |

چگونه یک نامه اداری بنویسیم سه شنبه 11 مهر1391 10:53 قبل از ظهر
چگونه یک نامه اداری بنویسیم(۱)   ( مقالات )
نویسنده : محمود رنجبر

نامه های اداری نقش اساسی در بیان مفاهیم بهره وری در هر سازمانی را به عهده دارند . در واقع با تحلیل محتوایی نامه های یک اداره می توان نقش آموزش ، سازماندهی ، هدف گذاری و .... را بازیابی کرد. بی شک کسانی که در طول روز با سازمانها در ارتباط هستند ، نامه های متعددی را دیده اند ، بخش قابل توجهی از این مکاتبات اداری فاقد طرح مناسب و حتی در بسیاری مواقع پیچده و نامفهوم است .

برای نامه نگاری پیش از آنکه به نوشتن اقدام شود باید به چند نکته توجه داشت :
- ابتدا یکبار آنچه را که می خواهیم ، در ذهن مرور کنیم .
- دایره لغات مورد استفاده را گسترش دهیم
و ایجاز در سخن را فراموش نکنیم ( کم گوی و گزیده گوی چون در )

ساختار  نامه  :
نامه نگاری پیش از آنکه ساختار تعریف
شده ای داشته باشد ، حاصل ذوق و دانش پس زمینه نویسنده است . به جز نامه های معمولی که تکراری و حاوی موضوع مشخصی است ، نامه های اداری دیگر بنا به سنت یا تمایل مجموعه اداری از ساختار ویژه ای استفاده می کند . در این مقاله سعی شده تا به شیوه های رایج و پر کاربرد ساختار نامه نویسی اشاره شود .

الف) عنوان نامه
عنوان نامه یا مخاطب نامه می تواند شخصیت حقیقی یا حقیقی باشد ، برای طرح مخاطب نامه  باید به چند نکته توجه داشت :
1- در نگارش مخاطب نامه بهتر است ابتدا شخصیت حقیقی فرد، سپس شخصیت دقیق حقوقی وی ذکر شود به عنوان مثال :
جناب آقای دکتر ...
رئیس محترم ...
2- چنانچه به هر دلیل از ذکر شخصیت حقیقی افراد خودداری می کنیم به
شیوه های زیر از شخصیت های حقوقی نام
می بریم :
- رئیس محترم سازمان  ،  بهتر است بنویسیم   ریاست محترم سازمان
-  مدیر کل محترم  ،  بهتر است بنویسیم  مدیریت کل محترم
 - مدیر محترم   ،  بهتر است بنویسیم   مدیریت محترم

3- در نگارش مخاطب نامه بهتر است بین عنوان پست سازمانی مسئول و سازمان مربوطه تناسب برقرار شود . به عنوان مثال
برای سازمان  بهتر است بنویسیم   ریاست نه اینکه مدیر محترم سازمان
برای اداره کل  بهتر است بنویسیم   مدیر کل نه اینکه رئیس اداره کل
برای اداره   بهتر است بنویسیم  رئیس اداره نه اینکه رئیس محترم اداره

نکته : در برخی اداره ها ، به ویژه مراکز نظامی ، ابتدای نامه را به صورت زیر
می آورند :

از :
به :
موضوع :
این روش گرچه مزایایی مثل صرفه جویی در وقت را به همراه دارد ، اما از لحنی دستوری پیروی می کند به ویژه اینکه اگر موضوع در خواستی یا اطلاع رسانی شما با توضیحات همراه باشد باید بنویسید ((در زیر آمده است )). این روش همانگونه که گفته شد ،  در اماکن و اداره های خاصی کاربرد دارد .

حاشیه نامه
تمامی نامه های اداری یک سند محسوب می شود . لذا همانگونه که در بسیاری از اسناد قدیمی ملاحظه می شود لبه ها به دلیل تماس زیاد دست یا برخورد با کاغذ های دیگر دچار خوردگی می شود .  به همین دلیل معمولی ترین فاصله برای تمامی مکاتبه ، حتی پیش نویس ، رعایت
می گردد . بهتر است فاصله حاشیه نامه به به صورت زیر باشد  .
1- فاصله از بالا    4 سانتیمتر
2- فاصله از پایین 3  سانتیمتر
3- فاصله از راست 4  سانتیمتر
4- فاصله از چپ 2  سانتیمتر
نکته :
اولین خط نامه با کمی فاصله نوشته
می شود یعنی اگر فاصله خط از راست صفحه کاغذ 4 سانتیمتر باشد ، فاصله نخستین خط نامه 4/5سانتیمتر خواهد بود .

( ادامه دارد )

 

============

 

چگونه یک نامه اداری بنویسیم(۲)   ( مقالات )
اشاره:
نگارش نامه پیش از آنکه حاصل مهارتهای الگوبردار باشد، نتیجه ذوق و ممارست در نوشتن است، آنچه که پیش روی شماست بخش دوم مقاله ای است که توسط همکارمان آقای محمود رنجبر مدیر محترم فرهنگی و فوق برنامه و کارشناس ارشد زبان و ادبیات فارسی تهیه شده است. تقسیم بندی های این مقاله بر اساس تجارب نویسنده و برخی منابع نظیر «شیوه نامه نویسی» است. نویسنده در این مقاله سعی دارد پس از بررسی نامه نویسی، به شیوه های گزارش نویسی و بخشنامه نویسی بپردازد. در این راه نیز امیدوار است خوانندگان محترم با طرح نظرها و پیشنهادهای خود وی را یاری دهند.

قراردادهای عمومی:

 امروزه به همت وجود برنامه های نرم افزاری تایپ نامه از ساختار و انسجام بسیار خوبی برخوردار است. اما با همه توجهی که در برنامه نویسی رایانه ای به ویژه در نرم افزار Word لحاظ شده است برخی موارد به بسط ارتباط با مخاطب کمک خواهد کرد به ویژه آنکه ساختار نامه های اداری را نیز یکدست              می نماید. لذا پیشنهاد می شود موارد زیر در نامه نگاری رعایت شود:

1ـ کلیه نامه های اداری ـ‌ حتی آنها که به ظاهر مهم نیستند ـ یک رونوشت داشته باشد و بایگانی شود.

2ـ کلیه نامه های اداری بر روی سربرگ اداره مربوطه نوشته شود، نوشتن مطالب و درخواست های اداری در کاغذهای بدون سربرگ غیر عرف است.

3ـ در نامه هایی که ادامه دار باشد، صفحات دوم و سوم شماره گذاری می شود. در آخرین خط صفحه نخست نیز برای اطلاع مخاطب از ادامه نامه باید علامت % را به کار برد.

4ـ حروف چین (تایپیست) در پایان نامه علامت رمز (بهتر است یک شماره و حرف اول نام خانوادگی) خود را در پایان نامه ذکر کند. این کار دسترسی بعدی به فایل نامه و حرف چین را آسان می کند.

5ـ بهتر است در پایان نامه، نویسنده ابتدا نام حقیقی خود و پس از آن نام حقوقی را بیاورد و امضاء نماید. به عنوان مثال:   محمد رضا آرمان
    مدیر دبستان حقیقت

6ـ در حاشیه سمت راست می توان پیامهایی نظیر تبلیغ برنامه ای خاص یا حدیث از بزرگان دین متناسب با زمان نگارش نامه را نگاشت.
7ـ در حروف چینی توجه شود که چنانچه نامه ای نیاز به حاشیه نویسی (پاراف) داشت، جای مناسب برای آن وجود داشته باشد. بنابراین نویسنده باید توجه کند نامه هایی که تقریباً طولانی است در کاغذ A4 نگاشته شود.

8ـ در تمامی سربرگ ها علاوه بر آرم سازمان مربوط، نشانی دقیق پستی، پایگاه اینترنتی، شماره تلفن و ایمیل اداره مربوطه ذکر شود، چنانچه سربرگ فاقد نشانی پستی بود، حروف چین می تواند آن را در انتهای نامه به فاصله نیم سانت از پایین کاغذ با قلم متفاوت از متن نامه تایپ کند.

9ـ اگر نامه های اداری با مضامین محرمانه باشد باید در فایل رایانه ای با کد رمز محفوظ باشد، در گوشه سمت چپ با قلم زیر خط دار و خط ایتالیک درشت تر از خط متن نوشته شود «محرمانه»، چنانچه قصد دارد که نامه مذکور بدون هیچ واسطه ای به دست مخاطب برسد، نوشته شود          «محرمانه مستقیم». این عمل بر روی پاکت نامه نیز انجام گیرد.

10ـ رونوشت نامه ها به دو منظور ارسال می شود: 1ـ جهت اطلاع؛ 2ـ اقدام. بنابراین در نگارش           نامه ها، اگر برای درخواست باشد عمدتاً «جهت اطلاع (استحضار)» به افراد رونوشت می شود، اگر چنانچه جنبه امری داشته باشد «جهت اقدام» رونوشت می شود.

محتوا:
نامه های اداری عمدتاً به دو گونه درخواستی و امری تقسیم می شود:

الف) نامه های درخواستی:

1ـ سرآغاز نامه های درخواستی به شکل زیر پسندیده تر است:

ـ با سلام و احترام، به استحضار می رساند:
ـ سلام علیکم
 به استحضار عالی می رساند:
ـ با سلام و نهایت احترام، به عرض می رساند:

نامه های درخواستی عموماً برای مقام بالا دست نگاشته می شود، به ویژه آنکه شناسه فاعلی جمله ها از اول شخص به سوم شخص تغییر می یابد که قصد نویسنده نامه احترام و ارزشگذاری به مقام مخاطب می شود. به عنوان مثال:

ریاست محترم جمهوری اسلامی ایران
 با سلام و احترام، به استحضار عالی می رساند: مردم شریف و زحمتکش گیلان ............. لذا از آن مقام منیع تقاضا دارد نسبت به بخشودگی سود اقساط کشاورزی، دستور اقدام لازم را عنایت فرمایند.

2ـ در نامه های درخواستی از به کار بردن کلمات احساسی و در عین حال زیاده گویی اجتناب شود، کلمات و جملات کلیدی می تواند با کلمات ایتالیک یا با نشانگرها برجسته شود تا اصل مطلب به مخاطب انتقال یابد.

3ـ در بند (پاراگراف) درخواست، جملات زیر شایسته است:

ـ لذا تقاضا می شود
ـ متمنی است دستور فرمایند
ـ لذا مقتضی است عنایت فرمایند تا ...

ب) نامه های امری:

1ـ نامه های امری در خطاب به افراد همپایه یا همکاران تابع از شیوه های معمول در نامه های درخواستی پیروی نمی کند، بنابراین شناسه های فاعلی به همان شکل سوم شخص طرح می شود.

2ـ سرآغاز نامه های امری به شکل زیر پسندیده تر است:

ـ با سلام، به اطلاع می رساند:
ـ با سلام و احترام، همانگونه که مطلع هستید ...
ـ با سلام، بازگشت به جلسه مورخه ...

3ـ در بخش ارایه دستور برای انجام کار یا اطلاع رسانی به افراد همپایه یا همکاران تابع، از جملات زیر بهره می گیریم:

ـ خواهشمندم دستور فرمایید
ـ لطفاً ترتیبی اتخاذ فرمایید
ـ لطفاً دستور فرمایید
ـ استدعا دارم عنایت فرمایید

در خطاب به کارکنان مجموعه مدیریتی خود پس از ذکر امر یا دستور انجام کاری، موارد زیر رایج است:

ـ بنابراین شایسته است اقدام لازم را در این زمینه مبذول دارید.
ـ لذا مقتضی است نسبت به رعایت موارد مذکور عنایت بیشتری داشته باشید.
ـ شایسته است موارد مذکور در تمامی امور به اجرا درآید.
ـ بنابراین لازم است از این پس توجه بیشتری به رعایت موارد مذکور داشته باشید.


برچسب‌ها: نگارش, نگارش نامه, نگارش نامه اداری
نوشته شده توسط محسن جان  | لینک ثابت |

شیوه های نوشتن نامه درخواست شغل



دربیشتراطلاعیه های استخدامی کارفرمایان به دنبال آن هستند که با دریافت مشخصات و سوابق افراد گزینه مناسبی را برای یک فرصت شغلی پیدا کنند .متقاضیان کارنیز خود را ملزم می بینند تا درپاسخ به آگهی ها و اطلاعیه های استخدامی ، مشخصات و سوابق (رزومه ) خود را همراه بانامه ای که درخواست شغل درآن نوشته شده ارسال دارند . این نامه را نامه درخواست شغل ، نامه پوششی یا نامه ضمیمه گویند .
در چنین بازارکاری که رقابت بر آن حکم فرماست، نامه درخواست شغل و رزومه حرف اول را می‌زند. توجه داشته باشید که نامه درخواست شغل باید جامع و کامل باشد نه آنکه تکرار رزومه‌تان باشد و هدف تشریح و بیان اطلاعات و در واقع ایجاد شناختی از خودتان می‌باشد. نامه درخواست شغل به نوعی معرف شما به کارفرما است، در حالیکه رزومه درباره شما صحبت می‌کنند. همانند رزومه، نامه درخواست شغل نیز جزء ابزار بازاریابی مهم به شمار می‌آید.
کارفرمایان با دریافت درخواست ها ورزومه ها تمام سعی خود را برای کاهش و مرتب‌سازی نامه‌های درخواست شغل و مشخصات و سوابق ارسالی می‌نمایند تا با انتخاب تقاضاهایی که به ویژگی های شغلی مورد نیاز آنها نزدیک باشد تعداد متقاضیان واجد شرایط را به میزان معقولی برسانند و بررسی را آسان نمایند. آگاهی از نحوه انجام این کار در واقع دید کلی از نحوه نوشتن نامه درخواست شغل به متقاضی کار می‌دهد تا به نحوی آن را بنویسید که جزو نامه‌های گلچین و مورد نظر باشد، زیرا چنانچه نامه درخواست شغل نتواند نظراستخدام کننده را جلب نماید مرحله اولیه باموفقیت طی نمی شود و رزومه به هیچ وجه مورد بررسی قرار نمی‌گیرد و به بایگانی راکد سپرده خواهد شد.
بسیاری ازکارفرمایان داوطلبی را که در نگاه اول به نظرشان واجدشرایط و مناسب نیاید، حتی بررسی نمی‌کنند. در واقع همان نگاه و نظر اول به نامه درخواست شغل تاحدود زیادی تکلیف استخدام را مشخص می کند .
برای تهیه یک نامه درخواست شغل تأثیرگذار از یک سو چارچوب و قالب اصولی نامه‌های اداری معمولی باید رعایت شده و از سوی دیگر باید نامه دربردارنده سه مطلب و مفهوم اصلی به شرح ذیل باشد:
1- پاراگراف اول: علت نوشتن نامه؛
2- پاراگراف میانی: چیزهایی که متقاضی کارازخود ارائه می دهد؛
3- پاراگراف نهایی: چگونگی پیگیری های بعدی .

علت نوشتن نامه درخواست شغل
نامه درخواست شغل باید با دقت بسیار برای هر موقعیت و هدف ذکر شده در بالا طراحی شود، این طور نباشد که یک نامه درخواست شغل تهیه کرده و برای تمام موارد ارسال گردد. یک متقاضی کاربه علل مختلف ممکن است بایک کارفرما مکاتبه کرده و درخواست شغل نماید . برای هرکدام ازاین موارد باید نامه درخواست شغل به صورت خاصی نوشته شود.
در برخی موارد متقاضی کار از جانب یک دوست یا آشنا به یک کارفرما معرفی می‌شود. در چنین مواردی بایده حتماً نام شخصی که این ارتباط را برقرار کرده است ذکرشود، در واقع با این کار به نوعی کارفرما ترغیب به خواندن نامه می شود.
چنانچه نامه مورد نظر مربوط به شغلی است که از طریق آگهی‌های شغلی کارجو ازآن مطلع شده است ، ذکر منبع آگهی و عنوان شغل لازم است .. از همه مهم‌تر، اشتیاق و تمایل فرد برای به دست آوردن آن شغل نیزباید بیان شود وسعی گردد توانایی‌ها و قابلیت‌های فردی با شرایط مورد نیاز برای آن شغل تطبیق داده شود.
چنانچه نامه درخواست شغل مورد نظر جزء آن دسته از نامه‌هایی است که شرکت یا سازمان مورد نظر هیچ‌گونه آگهی شغلی یا استخدامی نداده است بلکه متقاضی کاربا نوشتن این نامه قصد دارد قابلیت های فردی خود را ارائه کرده و در خصوص موقعیت‌ها و فرصت‌های شغلی ممکن اطلاعاتی کسب نماید ، از آنجا که این دسته از نامه‌ها، ناخواسته می‌باشند( یعنی نویسنده متقاضی کاراست اما کارفرما درخواستی برای استخدام نداشته وهیچ گونه تمایلی نبوده است) قالبی که نوشته می شود بسیاراهمیت دارد وباید به نحوی باشد که کارفرمابرای خواندن آن تمایل پیداکند .
آن چیزی که از خود ارایه می‌دهید
در پاسخ به آگهی شغلی، خصوصاً آن دسته از آگهی‌ها که شرایط، خصوصیات و ضوابط خاصی را مطرح می‌نمایند، نحوه ارایه توانایی‌ها و تجربیات به نحوی که با موقعیت مورد نظر همخوانی داشته باشد، بسیار حایزاهمیت می‌باشد.
آگهی شغلی باید بررسی شده و تمامی شرایط و ضوابط مورد نظر کارفرما فهرست گردد. سپس فهرستی از تجربیات ، مهارت‌ها و توانایی‌های متقاضی باید تهیه شده وبا شرایطی که فهرست شده بود تطبیق یابد وبه صورت یک پاراگراف یاجدول ارائه شود..
در نامه درخواست شغل مورد نظر بهتر است به جای آنکه منتظر آن باشید که کارفرما مواردی را به شما پیشنهاد نماید، باید فرد بااشاره به قابلیت‌ها و توانایی‌هایی که دارد خودرا واجد نیازهای کارفرما نشان دهد و نظر او را برای مطالعه " مشخصات و سوابق " خود یا اصصلاحا رزومه ای که همراه نامه ارسال شده جلب نماید. این مورد را بدین صورت می‌توانید انجام داد که کارفرما یا شخص مخاطب قانع شود نویسنده درباره شرکت مورد نظر اطلاعات جامع و کاملی به دست آورده‌ و در واقع مطمئن است که مهارت‌های مورد نیاز شرکت را در خود سراغ دار د.
متقاضی کارباید بر دستاوردهای، یافته‌ها و مهارت‌های ارتباطی خود تأکید داشته باشد و نشان دهد که مهارت‌های تحصیلی خود را چگونه به مهارت‌های شغلی و برعکس منتقل می‌نمایید و متعاقباً هر دو مهارت تحصیلی و شغلی را به شغل درخواستی منتقل خواهد کرد ..
نحوه پیگیری
با تکرار و تأکید بر علاقه و تمایل به شغل مورد نظر، آدرس ، شماره تماس، آدرس ایمیل وسایرمواردی که می تواند برای تماس با متقاضی کارمفید باشد باید در اختیار کارفرما قرار گیرد . متقاضی کارمی تواند دردرخواست خود به صورت مستقیم وقتی برای ملاقات حضوری با فرد مسوول استخدام و مصاحبه شغلی درخواست نماید و شیوه پیگیری آن راهم ذکرنماید.
در برخی موارد کارفرماها به وضوح می‌خواهند که از هرگونه تماس تلفنی اجتناب کرده و منتظر پاسخ از طرف آن‌ها باشید، که این مانعی در برابر پیگیری به حساب می‌آید. در چنین مواردی بایستی تمام سعی خود را جمع کرده تا به نحوی به شرکت دسترسی یافت و یا حداقل باید اطمینان حاصل شود که نامه درخواست شغل به مخاطب رسیده و مورد بررسی قرارخواهد گرفت.


===========================
نمونه آگهی استخدامی
شرکت تولید لوازم خانگی الف برای تکمیل کادرفروش خود دریکی ازفروشگاه های خارج ازکشور ازافراد علاقمند و فعال درزمینه فروش که مسلط به یکی اززبان های فرانسه و یا انگلیسی بوده و دارای روابط عمومی و فن بیان عالی باشند دعوت به همکاری می کند . واجدین شرایط درخواست و سوابق خود را ازطریق نمابر.................یا پست الکترونیک ................. ارسال دارند .

نمونه نامه ارسالی

مدیریت محترم استخدام شرکت الف

باسلام واحترام ،
پیرو درج آگهی استخدام آن شرکت در نشریه ............... مورخ ............ جهت همکاری دربخش فروش آن شرکت ، به پیوست مشخصات و سوابق شغلی خود (رزومه ) خود را برای اعلام آمادگی جهت همکاری تقدیم می دارم .
امیدوارم ویژگی های اینجانب ازجمله ، تحصیل دررشته مدیریت بازرگانی و گذراندن دوره های بازاریابی ، تسلط کامل به زبان انگلیسی ، داشتن مهارت های ارتباطی قوی ، اعتماد به نفس بالا واشتیاق به یادگیری مداوم و به روز نمودن اطلاعات شغلی مورد توجه آن مدیریت محترم قرارگیرد و فرصتی را فراهم سازد تا بتوانم خواست ها و خدمات مورد نظر آن شرکت را برآورده سازم .
ضمن آرزوی توفیق وبهروزی برای جنابعالی ، ازوقتی که به بررسی رزومه اینجانب اختصاص می دهید تشکرنموده و آمادگی خود را جهت حضور درآن شرکت برای ارائه سایراطلاعاتی که لازم باشد و آشنایی بیشتر اعلام می دارم .

با تشکر - نام و نام خانوادگی
امضاء


===============

نامه قبل ازارسال نظراملایی و نگارشی باید مرورشود و بهتراست فردمورد اطمینان دیگری نیز آن را بخواند . به احتمال زیاد درخواست فوق که با تکیه برنیاز آگهی دهنده جامع و کامل نوشته شده مورد بررسی قرار خواهد گرفت.
نکات مهم دیگر:
• درصورتیکه فرد ثالثی شما را معرفی می کند یا اطلاعات جامع تری ازاین نظر که چه کسی بررسی درخواست استخدام را انجام خواهد داد دارید درعنوان نامه به طورمشخص نام و سمت مخاطب را بنویسید درغیراینصورت نظیرآگهی فوق ازعناوین کلی همچون " مدیریت محترم شرکت ....." استفاده نمایید.
• از قالب نامه‌های رسمی و اداری استفاده نمایید.
• بهتراست نامه را تایپ کنید دراین صورت از فونت و سایر یکسانی برای نامه درخواست شغل و رزومه خود استفاده نمایید و ازفونت ها یا کادرهای فانتزی و یا کاغذرنگی استفاده نکنید .
گزینه مناسب هستید یا نه؟
چه اتفاقی می‌افتد اگر که شما آن گزینه مناسب نباشید؟ در واقع ویژگی‌ها و مشخصات مورد نظر در شما نباشد؟ شخصی با 10 سال تجربه نگهداری از کودک و بدون هیچ‌گونه دانش کامپیوتر، چنانچه برای سمت برنامه‌نویسی یک سازمان یا موسسه دانشگاهی درخواست نماید، قطعاً مورد پذیرش و بررسی نخواهد بود!
نمی‌خواهم با دید بدبینی نگاه کنم اما چنانچه قابلیت‌ها و توانایی‌های شما با شرایط و ضوابط شغل مورد نظر تطبیق ندارد بهتر است هم وقت خودتان و هم وقت شرکت را تلف نکرده و درخواستی ندهید. در بیشتر موارد داوطلبان واجدشرایط بسیاری وجود دارند که نامه درخواست شغل و رزومه آن‌ها انتخاب می‌شود.
بهتر است بر روی درخواست برای مشاغلی که واجدشرایط آن‌ها می‌باشد تمرکز نموده و زمان بیشتری را صرف فراگیری مهارت‌ها یا تحصیلات جانبی نمایید که به شما در آمادگی برای موقعیت‌های گوناگون کمک نمایند. درهرحال فراموش نکنید که خدا روزی دهنده است به اوتوکل کنید و تلاش خود را بنمایید.
ترجمه : الناز طالب زاده


برچسب‌ها: شیوه و نحوه نگارش نامه درخواست همکاری و درخواست شغ, نحوه نگارش
نوشته شده توسط محسن جان  | لینک ثابت |

نمونه رزومه کاری سه شنبه 11 مهر1391 9:58 قبل از ظهر
رزومه کاری شما خلاصه ای از معرفی کامل شماست.

لطفا نسبت به تهیه رزومه بصورت مناسب و تایپ شده اقدام فرمایید و جهت شرکتهای متقاضی کارمند ارایه و یا پست فرمایید..

قسمت اول : مشخصات فردی

نام و نام خانوادگی *  نام پدر  *  تاریخ تولد – محل صدور – کد ملی – وضعیت نظام وظیفه – وضعیت تاهل – آدرس سکونت – تلفن منزل – تلفن همراه – تعداد فرزند

ایمیل :

نشانی محل کار فعلی -

قسمت دوم : سوابق تحصیلی

مقطع تحصیلی – نام دانشگاه – مقطع تحصیلی – رشته تحصیلی – معدل – تاریخ اخذ ( کارشناسی ارشد – کارشناسی )

موضوع پایان نامه دانشگاه و توضیح در حد یک خط

سوابق کاری

ردیف  - نام شرکت – تاریخ شروع – تاریخ پایان – نوع استخدام – سمت – وضعیت پرداخت بیمه

مقالات یا کتب نوشته شده :

سوابق آموزشی  :

1-      شرکت در کنفرانس فلان به مدت 10 ساعت در تاریخ فلان

2-      گذراندن دوره آموزشی فلان به روش فلان در موسسه فلان به مدت 3 روز در تاریخ فلان

میزان آشنایی با زبانهای خارجی ( خواندن نوشتن و مکالمه )

آشنایی کامل با زبان فلان  مدرک تافل با نمره 7

سایر مهارتها

1-      آشنایی با ویندوز و نرم افزارهای word – excel – outlook

2-      آشنایی با نرم افزارهای فلان

3-      تسلط بر مکاتبات اداری

4-      

 

هرچه مهارتهای بیشتری کسب نموده باشید از شانس بیشتری در بدست آوردن یک کار مناسب برخوردادر خواهید بود.

به امید موفقیت شما


برچسب‌ها: نمونه رزومه کاری, نگارش رزومه کاری, نگارش
نوشته شده توسط محسن جان  | لینک ثابت |

نمونه نامه در خصوص غیبت و عدم حضور سه شنبه 11 مهر1391 9:52 قبل از ظهر
جناب آقای پری مهربون

مدیر محترم شرکت جنگل اسرار آمیز

باسلام 

    با احترام، با توجه به گزارش انتظامات سازمان آقای پینوکیو  در  روز            مورخ                 بدون اخذ مرخصی در اداره حضور نیافته است. مراتب جهت استحضار صدور اوامر مقتضی  تقدیم می گردد.

با تشکر امور اداری
برچسب‌ها: نمونه نامه در خصوص غیبت و عدم حضور, نگارش نامه
نوشته شده توسط محسن جان  | لینک ثابت |

نمونه نامه گواهی پایان کار پرسنل ( سابقه کار ) سه شنبه 11 مهر1391 9:50 قبل از ظهر
موضوع : گواهی پایان کار پرسنل ( سابقه کار )


گواهی سابقه کاری

بدینوسیله گواهی می شود:  آقای گوریل انگوری فرزند بیگلی بیگلی  به شماره ملی 007 صادره از وارده و به شماره بیمه صفر از تاریخ قبل از میلاد لغایت قرون وسطی در این شرکت در واحد فلان و با سمت مسخره  واقع در محل این شرکت در برره بعنوان کارمند تابع قانون کار مشغول به خدمت بوده اند و در تاریخ 00 بعلت استعفا به دلایل شخصی به خدمات نامبرده خاتمه داده شده است.

آخرین حقوق ماهیانه ایشان معادل چند میلیون پاپاسی بوده و نحوه همکاری ایشان با این شرکت بصورت تمام وقت ( 44 ساعت در هفته ) و طبق قوانین وزارت کار بوده است.

وظایف و مسئولیتهای عمده ی ایشان در زمان اشتغال به شرح زیر بوده اند :

1-    روزنامه خواندن

2-   حل جدول کلمات متقاطع

3-  حل جدول سودوکو

4-   بازی کامپیوتری

5-   خواندن مطالب جالب در اینترنت و گاهی پرینت آنها

6-   صرف چای و صبحانه و نهار در دفتر کار

7-  صحبت تلفنی با اقوام و دوستان و ارسال ایمیل

8-  خالی کردن زیر پای همکاران

9-   بدگویی از رییس و اوضاع شرکت

10-  دریافت حقوق ماهیانه

11- حیف و میل بیت المال

12- سرکار گذاشتن همکاران

13-  تنبلی و زیر کار درروی

14-  سر چرخاندن ارباب رجوع با امروز و فردا کردن

15-  خوابیدن در شیفت شب بصورت دوره ای و هماهنگ شده

16-  نوشتن نامه های درخواست وام و مساعده

17-   گند زدن به کار

17 -   دانلود آهنگ های جدید از کامپیوتر اداره

18-  ....   یعنی بازم بگم ! مخلص کلوم اینکه : از هر انگشتش هزار گند می باره

این گواهی جهت اطلاع از وضعیت سوابق کاری ایشان می باشد و هیچگونه ارزش قانونی و حتی غیر قانونی! دیگری ندارد.

امضا

سمت


برچسب‌ها: نمونه نامه گواهی پایان کار پرسنل, سابقه کار, نامه گواهی پایان کار, نگارش نامه, نگارش
نوشته شده توسط محسن جان  | لینک ثابت |

تعهد نامه پرداخت اقساط وام سه شنبه 11 مهر1391 9:40 قبل از ظهر
تعهد نامه  پرداخت اقساط  وام

 اینجانب  کارمند 007 به شماره کارمندی 006 و تاریخ استخدام 0000 که در واحد فلان خدمت می نمایم ضمن تشکر از مساعت صورت گرفته درخصوص موافقت با پرداخت وام به اینجانب ، ضمن قبول تعهدات مندرج در این ورقه و با اطلاع از مقررات وام  به شرکت اختیار و وکالت بلاعزل می دهم تا بتواند در صورتی که بهر نحوی از انحاء در پرداخت اقساط ماهیانه این وام تاخیری حاصل گردد، باقیمانده وام را دفعتاً از حقوق و مزایای اینجانب کسر و عندالاقتضاء از سایر درآمدها و داراییهایم استیفا نماید.

نام و امضا

تاریخ


برچسب‌ها: تعهد نامه پرداخت اقساط وام, تعهد نامه, نگارش نامه
نوشته شده توسط محسن جان  | لینک ثابت |

تعهد نامه پذیرش خطر و مسئولیت کوهنوردی سه شنبه 11 مهر1391 9:39 قبل از ظهر

انجمن کوهنوردی تپه های طلایی

تعهد نامه پذیرش خطر و مسئولیت

 

مشارکت داوطلبانه: اینجانب اقرار می‌‌نمایم که شرکت من در انجمن کوهنوردی تپه های طلایی داوطلبانه بوده و هیچ کس مرا مجبور به این کار نکرده است.

پذیرش خطر و ریسک: من آگاه هستم که فعالیت‌های انجمن کوهنوردی تپه های طلایی با مخاطرات و خطراتی همراه است که می‌تواند منجر به صدمه، بیماری، مرگ و همچنین آسیب و یا از دست دادن اموال و دارایی من باشد. این خطرات شامل موارد ذیل بوده ولی منحصر به اینها نخواهد بود: خطرات مسافرت در محیط‌های حیوانات وحشی و گزنده و بدون امکان دسترسی به خدمات پزشکی و مراقبت‌های بهداشتی، خطرات نیروهای طبیعی مثل رعد و برق، ساعقه، سیل، بهمن و همچنین خطرات ذاتی موجود در فعالیت‌های ورزشی و یا اعمال مسامحه‌آمیز دیگر افراد. من می‌دانم که انجمن کوهنوردی تپه های  طلایی خدمات حرفه‌ای ارائه نمی‌نماید. من به منظور سهیم شدن در لذت و شرکت در برنامه‌های این انجمن می‌خواهم مخاطرات و پیشامد‌های پیش‌بینی‌نشده، که بخش جدایی‌ناپذیر از این فعالیت‌ها هستند، را بپذیرم. من به پذیرش این خطر اقرار نموده و تمام مسئولیت‌های عواقب ناشی از آن را شخصاً بر عهده گرفته و انجمن کوهنوردی تپه های  طلایی ، اعضاء شوراء آن و دیگر مسئولان آن هیچ مسئولیتی در این قبال نخواهند داشت.

من با امضاء در این محل جملات فوق را تأیید میکنم .                                                         

  نام و نام خانوادگی

 امضاء و اثر انگشت

آمادگی: من می‌دانم که این مسئولیت من است که به ارزیابی مشکلات هر فعالیتی که می‌خواهم در آن مشغول باشم پرداخته و تصمیم بگیرم که آیا من آمادگی لازم را از حیث تجربه، مهارت، دانش و بنیه جسمی و روحی، دارا هستم که بتوانم با ایمنی بیشتر در برنامه‌ها مشارکت داشته باشم یا خیر.

رفع مسئولیت و تعهد جهت عدم تعقیب قانونی: من موافقت می‌کنم که من، ورثه من و نمایندگان شخصی و قانونی من بموجب این سند هیچ‌گاه دعوی قانونی علیه این انجمن، اعضاء شوراء و مسئولان آن، از حیث صدمه، بیماری و مرگ من و همچنین آسیب و یا از دست دادن اموال و دارایی من بخاطر نتیجه شرکت در برنامه‌های انجمن ننمایند، حتی اگر اعمال مسامحه‌آمیز آنها سبب وارد آمدن این صدمات یا خسارت‌ها گردد.

 

بیمه: من تأیید می‌کنم که دارای بیمه کافی به منظور پوشش‌دادن خسارت‌های مالی و آسیب‌های بدنی وارد ‌شده به خاطر شرکت در برنامه‌های انجمن را دارا هستم و اگر چنین بیمه‌ای ندارم من تأیید می‌کنم که قادر به تأمین کلیه مخارج و دیون آن هستم.

امضاء من در زیر نشانه این است که من تمام این سند را به دقت مطالعه کرده‌ام، درک نموده‌ام و تأثیر آن را بر حقوق قانونی خود می‌دانم و موافقت‌ می‌نمایم که مهیا و آماده اجرای این موارد هستم. من 18 سال تمام دارم.

همچنین اینجانب خود را متعهد به موارد ذیل دانسته و در رعایت آن کوشا خواهم بود :

 - پیروی کامل از سرپرست برنامه در طول اجرای برنامه

 - رعایت حقوق سایر همنوردان و همراهان در طول اجرای برنامه

 - احترام به آداب و رسوم افراد بومی منطقه ای که برنامه در آن در حال اجراست و رعایت شئونات آنها

- عدم مصرف دخانیات و مشروبات الکلی  قبل و حین اجرای برنامه

- حفظ وسائل عمومی به امانت گرفته شده از گروه و استرداد آنها حداکثر تا ۴۸ ساعت بعد از اتمام برنامه و

- تقبل پرداخت هرگونه خسارت وارده به وسائل و اموال به امانت گرفته شده

 

 

 

 

 نام و نام خانوادگی و امضاء

 آدرس پستی        تلفن تماس

 اینجانب تصدیق می‌کنم که آقای/خانم .... در حضور من این سند را خوانده و آن را درک نموده است.

 نام و نام خانوادگی و امضاء

 آدرس پستی                                                     تلفن تماس

 اینجانب تصدیق می‌کنم که آقای/خانم .... در حضور من این سند را خوانده و آن را درک نموده است.

 نام و نام خانوادگی و امضاء

 آدرس پستی                                                     تلفن تماس
برچسب‌ها: تعهد نامه پذیرش خطر و مسئولیت کوهنوردی, نگارش, نگارش تعهد نامه, نگارش نامه
نوشته شده توسط محسن جان  | لینک ثابت |

پایان یک نامه اداری سه شنبه 11 مهر1391 9:22 قبل از ظهر
لذا خواهشمند است دستور فرمایید اقدام مقتضی در این خصوص مبذول نمایند. پیشاپیش از بذل توجه جنابعالی کمال تشکر را دارم .

==========

تسریع در ارسال پاسخ موجب کمال امتنان است

=================

پیشاپیش از بذل عنایت شما کمال تشکر و سپاس را دارم

================

قبلا از توجه و مساعدت شما کمال تشکر را دارم.

===============

خواهشمند است در صورت امکان با درخواست اینجانب موافقت گردد.

===============

خواهشمند است اقدام لازم در این خصوص را مبذول نمایند.

==============

پیشاپیش از بذل توجه و دستور مساعد و عاجل جناب‌عالی کمال تشکر و امتنان را دارم.

 

  با تشکر فراوان

 

 

 

 

 نام و نام خانوادگی

      سمت

     امضا’


 رونوشت:
- رییس محترم .... جناب آقای .......... ؛ جهت استحضار
 

 

 

مراتب جهت استحضار و هرگونه اقدام به حضور ایفاد می گردد.


دوستان عزیز می توانند متن های پیشنهادی خود جهت پایان نامه های اداری را در قسمت نظرات وارد نمایند

با تشکر


برچسب‌ها: پایان یک نامه اداری, نگارش, نگارش نامه اداری, نگارش نامه, نگارش نامه رسمی
نوشته شده توسط محسن جان  | لینک ثابت |

طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی سه شنبه 11 مهر1391 9:19 قبل از ظهر
نامه اداری
وقتی برای اداره و یا ارگان یا شخص مهمی نامه می نویسیم که رابطه کاری با او داریم از نامه اداری استفاده می کنیم در چنین مواردی نمی شود از نامه دوستانه استفاده کرد و این کار نوعی توهین به شخص گیرنده محسوب می شود .نوشتن نامه اداری چیزی نیست که بتوان به صورت گام به گام آن را آموزش داد بلکه می شود با ذکر نکاتی چند و نشان دادن مثال به نوشتن صحیح آن کمک کرد.همه ما در سال اول متوسطه با نوشتن نامه اداری آشنا شده ایم اما در اینجا با ذکر نکات بیشتری سعی در بهبود نگارش چنین نامه هایی خواهیم داشت.

نکاتی در باب نوشتن نامه اداری:
نامه اداری باید در یک طرف صفحه نوشته شوند ونباید در حاشیه آن ها چیزی نوشت.
-متن نامه باید با نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود.
-متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در نظر گرفته شود.
-در نامه های اداری باید شیوایی سخن و روانی مطلب نیز در نظر گرفته شود و از لغات قدیمی و نامانوس نباید استفاده شود.
-از حشو(به کار بردن واژه هایی که هم معنی هستند)خودداری شود.
-در نامه های اداری به هیچ وجه نباید از کلمات و جملات عامیانه استفاده کرد.
-از نشانه های قراردادی(ویرگول, نقطه و ...)باید درست و به جا استفاده کرد.
-در نامه های اداری باید از استفاده کردن جملات توهین آمیز, تهدید آمیز و مشکل آفرین خودداری کرد.
-نامه های اداری ترجیحا باید در کاغذ های بزرگ نوشته شود تا امکان ارجاع و حاشیه نویسی داشته باشد.
-نامه حدالامکان باید تایپ شود یا حد اقل با خط خوانا نوشته شود.
-سلسله مراتب باید رعایت شود, مثلا اگر می خواهیم برای اداره ای نامه بنویسیم اولین نفر باید مدیریت مکان مورد نظر باشد.عدم رعایت سلسله مراتب باعث توهین به پایینی ها می شود.
-اگر مخاطب نامه را نمی شناسیم نامه را باید با یک عنوان کلی بنویسیم. در هر اداره یک سیستم تفکیک نامه وجود دارد که باعث ارسال نامه به مکان مورد نظر می شود.
-اگر نامه به وسیله اینترنت مکاتبه شود: الف) از رنگ های ملایم(مثل آبی) استفاده شود. ب)تایپ همه نامه با فونت بزرگ یک نوع توهین محسوب می شود. ج) ارسال تعداد زیادی ایمیل برای یک مکان کار درستی نیست.



اسکلت کلی یک نامه اداری:
-نامه را با نام خدا آغاز می کنیم.
-تاریخ را درج می کنیم.
-موضوع نامه را می نویسیم.
-نام شخص گیرنده را با احترام همراه سمت وی می نویسیم.مثال: جناب آقای جمال زارعی مدیریت محترم سازمان........... یا مدیریت محترم سازمان ............ جناب آقای جمال زارعی
-نامه را با حدود یک سانتی متر از محل طبیعی شروع سطر آغاز می کنیم و بدون طول و
تفسیر های اضافی شروع به طرح مشکل می کنیم.
-انتظاری را که از گیرنده نامه داریم محترمانه ذکر می کنیم و اگر توانستیم راه حل یا پیشنهادی ارائه می دهیم.
-دستور نمی دهیم , نامه باید بیشتر جنبه خواهشی داشته باشد.
-نام و مشخصات خود را در پایین نامه سمت چپ می نویسیم و امضا می کنیم.



این نوع از نامه اداری نامه شخص به اداره بود که در زیر نمونه ای برای آن می آورم.

نمونه:

به نام خدا

موضوع: ثبت نام در مدرسه تاریخ ...


ریاست محترم ادره اموزش و پرورش شهرستان ... جناب آقای/سرکار خانم......
با احترام، ضمن ارسال فتوکپی حکم انتقال شماره.......روز.....اداره.....،من به این شهرستان منتقل
شده ام. خواهشمند است دستور فرمایید فرزندم ......را در کلاس.....دبیرستان.....که به محل سکونت ما نزدیک است ثبت نام کنند. برای سهولت کار، پرونده و تمام سوابق تحصیلی نامبرده برای اطلاع و هرگونه اقدام توسط فرزندم تقدیم می شود. امیدوارم با دستوری که صادر می کنید ، موجبات دلگرمی و ادامه تحصیل فرزندم را فراهم فرمایید.

نام و نام خانوادگی

امضاء

نامه های اداری که از اداره یا ارگانی به اداره یا ارگانی دیگر فرستاده می شود, فقط در قسمت اولیه با بقیه نامه های اداری تفاوت دارند بدین صورت که اول نامه به جای نوشتن نام فرد دریافت کننده و فرستنده نامه از کلمات(از:فلان اداره _ به:فلان اداره) استفاده می شود .



مثال:

به نام خدا
تاریخ : 7/8/1381
شماره : پ/75034
پیوست : دارد
به : سازمان فنی حرفه ای استان اصفهان
از : شرکت پیشگام وابسته به انرژی اتمی اصفهان
موضوع : آموزش اینترنت

عطف به نامه شماره 441 مورخ 5/6/1381 از آن سازمان محترم درخواست میشود یک نفرمدرس را جهت آموزش اینترنت به این مرکز معرفی نمائید . ضمناً خواهشمند است دستور فرمائید چند نسخه از جزوه آموزشی اینترنت به این شرکت ارسال نمایند.

قبلاً از همکاری شما سپاسگزاری میگردد.

نام و نام خانوادگی

مسئول امور اداری


منبع : http://irmeta.com/meta/index.php?topic=2211.0


برچسب‌ها: طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی, نامه اداری, نگارش نامه
نوشته شده توسط محسن جان  | لینک ثابت |

نامه نگاری اداری سه شنبه 11 مهر1391 9:18 قبل از ظهر
مقدمه
سازمانهای اداری باقتضای هدفی که دارند و وظایفی که ملزم بانجام آن هستند بذل مجاهدت و ابراز فعالیت می نمایند. حاصل کوشش و فعالیت آنها بصورت اوراق و اسنادی در می آید که مجموعه آن پرونده و سابقه موضوع مربوط را تشکیل می دهد، این مکاتبات و اسناد که بطور مستمر و متوالی بوجود می آیند چگونگی اقدامات و نحوه انجام عمل هر مورد و موضوع را شامل بوده و در اینصورت اسناد ذی قیمت و ارزنده ای هستند که با صرف وقت و پرداخت هزینه های مادی و کوشش های انسانی به دست آمده اند و ضرورت دارد که با علاقمندی و برمبنای علمی آنها را طبقه بندی و تنظیم و بالاخره حفظ و نگهداری نمود. واحدهای سازمانی هریک قسمتی از وظایف و خط مشی کلی سازمان را به عهده دارند و در رشته مربوط به خود دارای اختیارات لازم بوده و با انجام وظائف خود بصیر و مطلع می باشند، بنابراین منشاء ایجاد تولید نامه های صادره فعالیت و عملیات کارکنان سازمان است که منفرداً و مجتمعاً تبدیل باسناد و اوراق و نامه هایی می گردد و نامه های صادره را بوجود می آورد. نامه های صادره منعکس کننده فعالیتهای صورت گرفته است که اگر بدرستی تنظیم و ارسال نگردد روند اجرایی امور را دچار اخلال می کند. بدین لحاظ و بمنظور یکسان سازی چارچوب نامه های صادره از سوی دانشگاه این مجموعه گردآوری و تقدیم می گردد.

هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گیرد.

ویژگیها و مشخصاتی که نامه های اداری را از سایر نامه ها متمایز می سازد عبارتند از : شماره – تاریخ- عنوان واحد گیرنده- عنوان واحد فرستنده- موضوع- نام و عنوان امضاء کننده نامه- امضای نامه بوسیله شخص صلاحیتدار- تهیه و نگارش نامه روی کاغذهای اداری – رعایت ضوابط نامه نگاری.

برای سرعت بخشیدن به جریان برخی از کارها از یادداشت اداری استفاده می شود. یادداشت اداری از تمامی ویژگیهای نامه اداری برخوردار نمی باشد. اما چون در برخی از موارد به عنوان سند و مدرک می تواند ملاک عمل قرار گیرد، باید به وسیله مقام صلاحیتدار امضاء شود و برای انجام یافتن امور اداری یا مالی در دفتر اندیکاتور ثبت گردد.

هر نامه اداری از پنج جزء مذکور در ذیل تشکیل میشود:
الف- سرلوحه. ب – عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع. ج- متن نامه. د- مشخصات امضاء کننده. هـ - گیرندگان رونوشت.

نامه های اداری به آن قسمت از نامه اطلاق می گردد که معمولاً در بالای کاغذهای اداری چاپ شده است. در وزارتخانه ها و موسسات دولتی آرم جمهوری اسلامی ایران، نام وزارتخانه، نام موسسه یا سازمان، شماره، تاریخ، و پیوست می باشد، برخی از سازمانهای وابسته به دولت، آرم اختصاصی خود را در بالای نامه چاپ می کند.

عنوان گیرنده نامه : منظور از گیرنده یا مخاطب نامه عبارت از شخص، مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه به آن خطاب می شود.
عنوان گیرنده نامه با کلمه «به» مشخص می شود.
عنوان فرستنده نامه: منظور از فرستنده نامه عبارت از شخص یا مقام سازمانی، سازمان یا واحد سازمانی که نامه از طرف او نوشته می شود. بیان کننده عنوان فرستنده نامه کلمه «از» می باشد.
موضوع نامه : منظور از موضوع نامه عبارت کوتاه و گویایی است که مبین محتوای نامه باشد موضوع نامه با کلمه «موضوع» مشخص می گردد.

_تلخیص موضوع نامه و ذکر آن در بالای نامه صادره ضروری است و انجام این امر باید از طرف تهیه کننده پیش نویس صورت پذیرد. زیرا نامبرده بهتر از سایر مقامات اداری که در جریان مطالعه نامه قرار می گیرند صلاحیت خلاصه نمودن موضوع را دارد.
تعیین خلاصه مطالب مندرج در نامه و ذکر آن در بالای نامه موجبات سهولت و سرعت گردش و مکاتبات را فراهم
می سازد و برای متصدیان ثبت و کنترل و سایر پرسنلی که نامه را از نظر کلی ملاحظه نموده و یا مورد بررسی و اقدام قرار می دهند مفید و ضروری است.

متن نامه مطالب و شرحی است که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می شود و در حقیقت هدف نامه است و چیزی است که انگیزه تهیه نامه می باشد و ممکن است کوتاه و در یک یا چند سطر باشد و یا در یک یا چند صفحه تهیه و تنظیم گردد.

مسئولیت نهایی هر نامه با یک فرد یا مقام سازمانی است که نامه بوسیله وی امضاء می شود. در این جا منظور از مشخصات امضاء کننده، مشخصات اداری و فردی شخصی است که نامه را امضاء می کند.

منظور از گیرندگان رونوشت، واحدهای سازمانی یا اشخاصی هستند که می باید رونوشت نامه به عنوان آنان صادر گردد و غیر از گیرنده اصلی است. گیرندگان رونوشت معمولاً با عبارت «رونوشت به» مشخص می گردد.
شماره:
تاریخ:
پیوست:
وزارت:
سرلوحه جناب آقای/سرکار خانم ....................
«مشخصات فردی و اداری گیرنده»
(عناوین )
رئیس/مدیر/سرپرست/محترم .............
موضوع:
متن:
مشخصات فردی و اداری فرستنده
امضاء
رونوشت به:
گیرندگان رونوشت
نامه های اداری از دیدگاه ماهیت کار: نامه های خبری- نامه های بازدارنده- نامه های دستور و درخواستی – نامه های هماهنگی.

به وسیله این گونه نامه ها، نتیجه کار به سازمان یا شخص ذیربط اطلاع داده می شود. یا ممکن است آغاز یا پایان یک کار را به اطلاع گیرنده نامه و یا ارباب رجوع برساند.

به نامه هایی اطلاق میشود که از انجام یا متن کار و یا بروز حادثه ای جلوگیری بعمل آورد. اینگونه نامه ها اقداماتی را که توسط سازمان یا افراد شروع شده و یا در حال شکل گرفتن است، بطور موقت و یا دائم متوقف می کند.

این نامه ها که بیش تر نامه های اداری را تشکیل می دهند دستور یا درخواست انجام گرفتن کاری است که ممکن است از سازمان یا فردی خواسته شود یا نتیجه کار از آنها سئوال گردد.

این گونه نامه ها برای هم آهنگی بین واحدهای مختلف سازمان تهیه میشود و یا ممکن است در موردی بین دو یا چند موسسه یا وزارتخانه ایجاد هم آهنگی کند مانند بخشنامه ها .

مراحلی که برای تهیه و تنظیم یک نامه اداری معمولا لازم است از این قرار است:

پیش از آنکه نامه ای نوشته شود و یا دستور نوشتن آن صادر گردد، لازم است با طرح چند سوال ضرورت نوشتن نامه محرز شود. بررسی قبل از نوشتن باعث خواهد شد که از مکاتبات اضافی و بیهوده جلوگیری شود و نامه بدون دلیل تهیه نگردد، بدین ترتیب در هزینه ها و وقت صرفه جویی بعمل خواهد آمد.

تهیه پیش نویس پایه و اساس نامه و در حقیقت طی کامل مراحل نگارش آن از ابتدا تا پایان کار می باشد. تهیه پیش نویس نیاز به فراهم آوردن مقدماتی دارد که برای سهولت مطالعه، آنرا در دو قسمت آماده سازی مقدمات و تدوین مورد بررسی قرار میدهیم.

مقدماتی که برای تهیه نامه اداری و یا اصولاً هر نوع نوشته علمی دیگر باید فراهم شوند عبارتند از تعیین و تحصیل منابع مورد نیاز و سپس تعیین چارچوب و تنظیم فهرست مطالبی که باید در نامه قید شود.

برای تهیه یک نامه خوب و موثر که مطالب و محتوای آن، مستند و مستدل ومتکی بر قواعد باشد گرچه نویسنده نامه بیش از هر چیز در هنگام نوشتن از حافظه و اطلاعات خود یاری می جوید، ولی در اغلب موارد از مراجعه به منابع مختلف به ویژه پرونده جهت مطالعه بیشتر بی نیاز نمی باشد.

این مرحله به تهیه و تنظیم فهرست مطالب اختصاص دارد که در حقیقت طرح و چارچوب ذهنی کار در این مرحله آماد ه می شود. در این مرحله نویسنده باید هنگام نوشتن نامه، مطالب و مسائل را که پیرامون نامه به ذهن او می رسد یادداشت کند. مطالب یادداشت شده را دوباره مورد تجزیه و تحلیل قرار دهد و براساس اهمیت تنظیم کند. ممکن است مطالبی از آن حذف و یا مواردی به آن اضافه شود. فهرست نهایی تقریباً چارچوب اصلی ما در ساختمان نامه است.

که شامل نحوه تنظیم عناوین و نیز تنظیم متن نامه است



نامه های اداری معمولاً مقدمه ای دارند، این مقدمه ممکن است کوتاه و در چند کلمه خلاصه شود یا چندین سطر را به خود اختصاص دهد. هر مقدمه ای با توجه به موضوع آن صورت مختلفی خواهد داشت. چنانچه نامه تهیه شده در پاسخ یا پیرو نامه ای باشد، در این حالت ذکر شماره و تاریخ و عنوان مختصر موضوع نامه قبلی مقدمه نامه جدید محسوب میشود، ولی اگر نامه بدون سابقه و جدید باشد لازمست که برای روشن شدن ذهن مخاطب و هم چنین برای آماده کردن مسیر فکر او برای پذیرش و دریافت پیام توضیح قبل از پرداختن به اصل موضوع داده شود که همین یک یا دو سطر بعنوان مقدمه تلقی میگردد.
اصل موضوع- از آنجا که نامه یکی از مهم ترین وسایل ایجاد ارتباط در سازمانها و ادارات شناخته شده است. شایسته است که به بهترین وجهی به رشته تحریر درآید. در این مورد ساده نویسی توصیه میشود. زیرا ساده و بی تکلف نوشتن تفهیم و امکان پذیر ساخته و نیاز به توضیح اضافه را کم میکند. نامه های اداری باید آن چنان تهیه شوند که براحتی منظور و هدف پیام دهنده را بازگو کند و خواننده پس از مطالعه، آن چه را که مراد نویسنده بوده است بطور کامل دریابد.
اختتام و نتیجه گیری- نامه های اداری ممکن است به گونه های مختلف پایان پذیرند. ولی آنچه در پایان نامه بیشتر به چشم می خورد، نشان دهنده اهمیت آن و ترغیب اقدام کننده در سرعت بخشیدن به انجام گرفتن درخواست و ارسال پاسخ است. از طرفی بهتر است در نامه های جوابیه، نتیجه مثبت و یا منفی کاملاً مشخص شود.

پس از آنکه پیش نویس تهیه گردید، لازمست قبل از ماشین شدن مورد بررسی قرار گیرد. این بررسی برای حصول اطمینان از کفایت و کارآیی و تاثیر مطالب طرح شده است. در مورد پاسخ نامه ها می توان نامه واصله را با پیش نویس نامه جوابیه تهیه شده مقایسه کرد تا اطمینان حاصل شود که پیش نویس تهیه شده کامل و بدون نقض بوده و به تمام سئوالات یا درخواستهای فرستنده نامه پاسخ گفته شده است. در سایر موارد برای بازبینی پیش نویس می توان از فهرست بررسی (چک لیست) استفاده کرد و براساس آن نسبت به بررسی مجدد پیش نویس اقدام نمود. در فهرست بررسی پیش نویس، سئوالاتی مطرح می گردد که بررسی پاسخ آنها نمایشگر کفایت یا کافی نبودن پیش نویس است.
سایر اقدامات – پس از آنکه پیش نویس تهیه شده از هر جهت مورد تایید تهیه کننده آن قرار گرفت ذیل آنرا امضاء و برای مقامی که باید امضاء نهایی نماید می فرستد. مقام مزبور پس از مطالعه، چک و اصلاح لازم را بعمل میآورد و عنداللزوم با افزودن و یا کم کردن مطالبی به آن، پیش نویس را بطور مقدماتی امضاء می کند و برای ماشین نمودن به واحد مربوطه می فرستد.
- رعایت شان سلسله مراتب مقامات اداری در مکاتباتمعمولاً مخاطب و دریافت کننده نامه نسبت به نویسنده و فرستنده با توجه به سلسله مراتب اداری یکی از حالات زیر را دارد:
الف- مقام مافوق و ارشد است.
ب- همردیف میباشد.
ج- مادون و زیر دست فرستنده نامه است.
در هریک از حالات فوق نزاکت و ادب اداری متناسب به مقام گیرنده نامه باید در نظر گرفته شود بدین کیفیت که خارج از اصل مطلب و موضوع مورد مکاتبه که باید با کمال سادگی و وضوح نگاشته شود توجه باین نکات هم ضروری است.
الف- ممکن است نامه ابتداء بساکن یعنی اولین نامه ای باشد که در موضوع مورد مکاتبه نوشته می شود بنابراین بعد از ذکر عنوان گیرنده و درج موضوع کلی بلافاصله باصل مطلب پرداخته میشود و ضمن نامه اصطلاحات اداری بشرح زیر عنوان میگردد:
بمقام مافوق:
« خاطر عالی مستحضر است که... » «باستحضار میرساند»...
«توجه آن مقام را باین موضوع معطوف می دارد که ...»
و جملات و عبارات مشابه. بمقام همردیف:
«باطلاع میرساند...»
«اشعار می دارد...» «بطوری که اطلاع دارید..» و جملات مشابه.

بمقام مادون و زیردست:
«تذکر می دهد»
«لازم است یادآوری نماید که»
محتاج تذکر است» و جملات مشابه .
هرگاه ضمن نامه تقاضای انجام کاری شده باشد بهتر است از این کلمات و اصطلاحات اداری استفاده شود:
مقامات مافوق: «متمنی است دستور فرمائید» یا «تمنا دارد مقرر فرمائید»مقامات همردیف: «خواهشمند است دستور فرمائید» یا «تقاضا دارد که دستور فرمائید».مقامات مادون: «مقتضی است..» یا «لازم است دستور دهید...» و موارد مشابه.
- ایجاد ارتباط در مکاتبات
نامه ای که از سازمان صادر می گردد ممکن است که در سازمان گیرنده سابقه داشته باشد و یا در پاسخ نامه طرف مکاتبه فرستاده شود در اینصورت از نظر امکان کنترل گردش نامه و بدست آوردن سوابق آن ضرورت دارد بشماره های مکاتبات و نامه های طرف گیرنده اشاره شود در این صورت:
الف- اگر نامه در پاسخ نامه طرف مکاتبه صادر گردد بعد از ذکر عنوان شماره و تاریخ نامه گیرنده باین شرح قید
می گردد:
«در پاسخ نامه شماره ......... مورخ»
«عطف به نامه شماره ..........مورخ»
ب- هرگاه نامه در دنباله مکاتبات گذشته فرستنده نامه باشد و بعد از آخرین مکاتبه نامه ای از گیرنده دریافت نشده است بعد از عنوان باین شرح انشاء می گردد:
«در تعقیب نامه شماره ....... مورخ .......... »
«پیرو نامه شماره ...... مورخ............»
ذکر شماره نامه بمتصدیان کنترل گردش نامه و بایگانیها امکان می دهد که بسرعت و به سهولت به پرونده و سوابق مربوطه دسترسی پیدا کنند.
گردآوری وتنظیم:
دبیرخانه کل دانشگاه شهید چمران اهواز 1 تعریف نامه اداری 2 مشخصات نامه اداری 3 یادداشت اداری 4 اجزای نامه های اداری 4.1 سرلوحه 4.2 عنوان های گیرنده، فرستنده و موضوع نامه 4.3 متن نامه 4.4 مشخصات امضاء کننده 4.5 گیرندگان رونوشت 5 نامه های خبری 6 نامه های بازدارنده 3- نامه های دستوری یا درخواستی: 7 نامه های هماهنگی 8 مراحل تهیه نامه های اداری 8.1 مرحله اول - بررسی قبل از نگارش 8.2 مرحله دوم- تهیه پیش نویس 8.2.1 آماده سازی مقدمات 1- تعیین و تحصیل منابع مورد نیاز 2- تعیین چارچوب کار و تنظیم فهرست مطالب 8.2.2 تدوین نامه1 -نحوه تنظیم عناوین نامه- تنظیم عناین نامه در مکاتبات اداری بستگی به مخاطب، فرستنده و موضوع نامه دارد. انتخاب عنوان صحیح، آغازگری منطقی و اثری مطلوب درگیرنده نامه خواهد داشت. عنوان مناسب مخاطب را وادار می کند نامه را به دقت مورد مطالعه قرار داده و جوابی منطقی و مناسب به آن بدهد. 2- تنظیم متن نامه – بطور کلی متن هر نامه ای از سه بخش تشکیل می شود . مقدمه – اصل موضوع و نتیجه گیری و اختتام مطلب. 8.3 مقدمه 8.4 مرحله سوم- بررسی پیش نویس

 

منبع :

http://forum.p30world.com/showthread.php?t=243497


برچسب‌ها: نامه نگاری اداری, نامه, نگارش نامه, نامه اداری
نوشته شده توسط محسن جان  | لینک ثابت |